Деловые коммуникации

Что такое деловая коммуникация?

Это любое взаимодействие между людьми касательно определения возможности сотрудничества, согласования условий и нюансов такового, координации действий в процессе, решения возникших разногласий и даже прекращения такового.

Деловые коммуникации могут быть различными. Условно разделим их на такие типы:
👉 беседы – это телефонные звонки, видео звонки и т.п.;
👉 переписка – это обмен письмами, сообщениями в чате и т.п.;
👉 переговоры – это личная встречи в любом формате.

Конечно, есть ещё один вариант коммуникаций – публичные выступления. Но к ним применяются немного иные правила, потому сейчас мы их упустим из рассмотрения.

Определенные правила общения, принятые в деловых кругах, сложились на основе практической деятельности человека в сфере бизнеса. Люди давно заметили, что эффект получается большим, если придерживаться следующих принципов:

➡️ взаимоуважение, то есть коммуникации строятся с учётом придания значимости и признания достоинств каждого участника. Стороны понимают взаимозависимость, учитывают интересы друг друга, нацелены на максимальное удовлетворение потребностей каждой из сторон;

➡️ паритетность, то есть коммуникации строятся на равенстве каждого участника. Этот принцип выражается в равнозначном объёме прав и обязанностей в процессе сотрудничества, предоставлении взаимных гарантий, предусматривается адекватная ответственность;

➡️ конструктивность, то есть коммуникации направлены на реализацию определённых целей и достижении планируемого результата. Действия сторон усиливают друг друга, а не противодействуют. В любой ситуации участники ищут способы преодоления препятствий, а не причины отказа от взаимодействия;

➡️ открытость, то есть коммуникации помогают понимать объективное состояние дел, реальные интересы, цели и возможности сторон, последствия совершения или не совершения действий. В результате каждый участник может правильно оценивать ситуацию, оперативно принимать необходимые решения.

Соблюдение таких принципов сформировало правила делового этикета.

При чём здесь ‘кредит доверия’?

Вступая в деловые отношения, мы изначально предоставляем своему контрагенту небольшой кредит доверия. В начале отношений мы на 100 % не уверены в его надёжности и честности. Однако вследствие полученных рекомендаций, существующей репутации или даже просто своей веры в добропорядочность, мы готовы довериться ему.

И, конечно же, самое первое с чего мы начинаем – с деловых коммуникаций. От того, как они будут проходить зависит получим ли мы подтверждение правильности своего решения о выделении такого кредита доверия или наоборот – допущенной ошибке и потери такого доверия.

Если обе стороны начинают коммуникации с учётом выше изложенных принципов, то они убедятся в правильности принятого решения. Кредит доверия друг к другу увеличивается, а значит взаимодействие становиться эффективнее.

Такой тип отношений относится к категории «выигрыш – выигрыш», когда каждая из сторон получает желаемое и добавляет своего партнёра в категорию надёжных лиц. Обычно такие отношения являются длительными. По крайней мере пока одна из сторон не растеряет свой кредит доверия.

Зачем соблюдать деловой этикет?

Важным фактором успеха также соблюдение делового этикета. Помните, речь шла о том, что деловой этикет базируется в первую очередь на проявлении уважения к партнеру, проявляемое и в поведении, и в культуре речи, и в стиле внешнего вида.

Как театр начинается с «вешалки», так этикет – с пунктуальности. Если вы позволили себе без предварительного уведомления опоздать, без уважительной причины не сделать обещанное, то это в лучшем случае не добавит позитива к вашему облику (иными словами уменьшит кредит доверия, надёжность в глазах партнёра), в худшем – с вами вообще не захотят вести дело дальше (так как кредит доверия будет утерян).

Ваши первые коммуникации, как правило, будут в форме бесед или переписки. Потому немаловажным является соблюдение культуры речи. Обращаю внимание, что культура речи может существенно отличаться от сферы деятельности. Иногда формируются определённые субкультуры и, если вы будете пытаться вести коммуникации, придерживаясь общепринятых норм культуры речи, то можете остаться не у дел, т.к. субкультура имеет свои отличия.

Дальнейшие коммуникации будут включать и встречи. Помните о внешнем виде. Общаясь с деловыми партнерами, вы создаете впечатление о корпоративном стиле своей фирмы, поэтому стоит серьезно поработать над деловым образом также с учётом влияния субкультуры.

Как вести деловые беседы?

Существуют некоторые тонкости проведения различных видов коммуникаций. Наиболее распространенным является, безусловно, – беседа.

Особые требования опыт предъявляет к деловым телефонным звонкам. Требуется умение вести разговор не только кратко и четко, но и мобильно реагируя на неожиданные изменения или информацию. Правила ведения телефонного разговора – отдельная тематика, но главное следует помнить о том, что необходимо сначала представиться и выяснить, имеет ли собеседник возможность с Вами разговаривать в данный момент. Разговор вести четко, сдержанно, выполняя нужные записи. Перед особо ответственными телефонными разговорами заранее следует подготовить все необходимые документы.

Начало беседы – это своеобразное установление «моста» между деловыми партнерами, необходимо создание доброжелательной атмосферы, поддержание контакта, четкое формирование фраз. Говорят, что беседа – это танец. Важно вовремя отступить и дать возможность партнеру реализовать свою позицию. Нежелательно перебивать собеседника, а тем более, выражать свое негативное отношение к его видению вопроса. Очень важно вовремя отреагировать на возбужденное состояние собеседника, увести ситуацию от конфликта.

Результативность беседы будет зависеть не только от компетентности, но и от способности формулировать суждение, умения слушать, манеры общаться и грамотно «вести свою линию».

Как влияют культурные различия?

Активное развитие международных деловых отношений делает необходимым изучение особенностей международного делового этикета, знание которого и ваши манеры будут, без сомнения, оценены партнерами по международному бизнесу. Даже если вы совершенно не знаете языка, выучите несколько общих фраз вежливости, выясните, как принято обращаться к человеку в данной стране. Наличие переводчика – профессионала поможет в правильном ведении переговоров. В любом случае необходимо говорить медленно, четко проговаривая слова.

В каждой стране деловые переговоры ведутся согласно национальным особенностям и традициям. Если в Германии переговоры обычно назначаются заблаговременно, проходят сдержано и официально, то во Франции принято обсуждение дел за обедом или ужином. Да и пунктуальность здесь не всегда соблюдается. Однако все это не мешает французам быть очень осторожными в переговорах.

Корректность ведения дел и немногословность отличает англичан. Они больше всего ценят честность партнера, при этом с уважением относятся к мнению своего собеседника. Требовательны к соблюдению традиций, установленных законов, правил, англичане начинают разговор с посторонних дел: говорят о спорте, погоде, избегают личных тем. Свои решения принимают нескоро.

Свои неповторимые особенности имеют отношения в деловом мире стран Востока. Главным в межнациональном общении в случае языкового барьера становится естественный язык мимики, жестов, поз. Но следует помнить, что у разных народов этот язык тоже может отличаться. Поэтому невербальные формы общения также необходимо изучать, планируя международное сотрудничество.

Табу – вторжение в личную зону партнера, границы которой также разнятся у многих наций. Кстати, в деловом мире допустимы лишь рукопожатия при встрече и прощании.