Делегування повноважень

Навіщо делегувати повноваження?

Давно відома нам фраза: “Хочеш зробити добре, зроби сам”, – тут не найкращий порадник. Ознакою високоефективного управлінця якраз є здатність знайти людину, яка може зробити все, якщо не відмінно, то принаймні добре. Грамотне делегування повноважень є одним із найважливіших завдань будь-якого керівника. Саме від уміння правильно розподілити як обов’язки, так повноваження залежить успіх всього підприємства.

Іноді при спостереженні за стилем роботи успішного керівника складається враження, що він сам нічого не робить, і все працює без його участі. Насправді, саме такий варіант говорить про ефективну роботу у питанні делегування повноважень.

У багатьох керівників, які звикли «тягнути ковдру не себе», виникає маса відмовок, починаючи з нестачі часу пояснення питання і закінчуючи наріканням на некомпетентність персоналу. Насправді це перші ознаки відсутності здатності керувати (назвемо речі своїми іменами), звідси і недовіра до команди, і страх ризику прийняття рішень.

Саме тому питання розподілу обов’язку та відповідальності є ключовим у всіх управлінських навчальних тренінгах. Практика делегування – один із головних інструментів, необхідних менеджеру для керівництва компанією.

Що варто делегувати?

Безумовно, правильне делегування повноважень залежить від знання управлінцем своїх кадрів та їхнього потенціалу. Людський чинник тут вирішальний. Досвідчені управлінці підкреслюють, що важливим є обсяг делегування, чітка постановка завдання для працівника, а також міра відповідальності за виконану справу.

Ви запитаєте: “А які повноваження слід делегувати?” – У формулюванні цього питання і полягає заковика. Молоді керівники бояться здатися непотрібними та відстороненими від процесу роботи, а тому тонуть у так званій «тікучці». У них постійно не вистачає часу для вирішення тих питань, які приносять суттєві плоди для підприємства. Виходить, що вони такими діями самі прирікають себе на неуспішність та подальше звільнення через невідповідність посаді. Тому правильніше формулювати питання: «А які повноваження не варто делегувати?»

Старе козацьке прислів’я: «Коня, рушницю та дружину не віддам нікому!» – чітко формулює ті аспекти, що характеризують обов’язки саме керівника. Кінь та рушниця – стратегія та тактика. Дружина – тили, робота з колективом.

Що не можна делегувати?

Отже, які ж обов’язки фахівці радять залишити керівнику лише собі?

➡️ Перспективне планування роботи компанії
Саме керівник повинен чітко визначати основні цілі, завдання та принципи управління компанією, бачити перспективу, майбутнє проекту та методи його досягнення. А це означає і аналіз ринку, і клієнтську політику, встановлення ділових зв’язків, партнерських угод та інші ключові моменти.
Безумовно, розробляти ці напрямки можна, і навіть потрібно, у команді фахівців, але останнє слово у визначенні пріоритетів керівник має залишати за собою.
Перспектива розвитку на короткочасний термін – 2-3 роки, довгострокові цілі та завдання компанії можуть бути розроблені лише начальником, який бачить цілісну картину роботи компанії.
Сюди входить як оборот капіталу, вкладення у розвиток компанії, і облік можливих ризиків у боротьбі за ринок. Зважаючи на те, що відповідальність за успіх підприємства завжди лежить насамперед на керівнику, краще коригувати свої похибки, ніж виправляти чужі помилки.

➡️ Питання формування ключових орієнтирів
Організація та контроль, налагодження виробництва та його розширення, встановлення постійних контактів зі стратегічними партнерами – все це питання, які також має вирішувати керівник.
Тільки сформувавши основні політики, він готує ґрунт для делегування повноважень з урахуванням професійних якостей та психологічних особливостей співробітників.
Зазначимо, що підписання контрактів, ведення переговорів з основними партнерами та клієнтами директор компанії має здійснювати самостійно, що не виключає участі співробітників як консультантів. У бізнесі прийнято вести основні переговори з першими особами, навіть серйозний договір може бути просто не підписаний, якщо фірму представляє делегована особа.

➡️ Мотивація та стимулювання працівників
Це питання також має бути пріоритетом самого керівника, який одноосібно вирішує питання заробітної плати, преміювання, заохочення на основі результативності діяльності службовця.
Службові стягнення за неякісну роботу чи порушення також накладає виключно директор. За такої організації управління виключені моменти необ’єктивності серед підлеглих, кулуарних підтасовок та іншого.
Розробка перспективних напрямів мотивації, пов’язаних із навчанням, підвищенням кваліфікації, обміном досвідом також є прерогативою керівника. Вирішуючи ці питання, він планує кадрові перестановки, скорочення чи розширення кадрового складу, враховуючи інтереси виробничого процесу.

➡️ Делегування реалізації товару на періоді стартапу
Найчастіше саме у цей час не варто питання продажу доручати найманим співробітникам. Розкрутити свою компанію, вивести її на ринок, знайти усі можливі клієнтські канали має сам керівник. А ось при створенні вже напрацьованих ліній продажів можна користуватися послугами найманого менеджера, при цьому конкретно формулювати як обов’язки, так і рівень відповідальності за виконану роботу.

➡️ Вирішення особистих питань
Однією з найпоширеніших помилок управлінців є залучення підлеглих до вирішення своїх особистих проблем. Здавалося б, невелика послуга, надана директору компанії, може бути розцінена підлеглим як аванс до зближення. Досвід свідчить, що краще тримати дистанцію. Підлеглий, введений у курс індивідуальний справ директора, може бути джерелом негативної інформації у колективі чи навіть об’єктом хворої заздрості. Нехай служба буде службою, а дружбу бажано залишити поза службовими обов’язками.

Як делегувати повноваження?

Взагалі рівень відповідальності працівників за результативність реалізації делегованих повноважень має бути чітко вказаний. Людина, яка відповідає за результат, за відсутності належного контролю рано чи пізно втрачає мотивацію до якісного виконання обов’язків. Це підтверджується як досвідом ведення бізнесу, і численними психологічними експериментами. Хоча за все у компанії відповідає, насамперед, керівник, але делегуючи будь-які повноваження, він має наголошувати на рівні відповідальності за їх реалізацію.

Управління персоналом вимагає від керівника знання як професійних, але особистісних якостей працівників. Зазначимо ті основні проблемні ситуації, які можуть негативно вплинути на бізнес у разі самоусунення директора:

➡️ порушення принципу єдиноначальності. Наприклад, у компанії функціонує кілька відділів, начальники яких підпорядковуються безпосередньо керівнику. Якщо з якихось причин одному з управлінців доручається безпосередньо контролювати іншого, або хтось з підлеглих допускається до відповідальних питань управління фірмою (оплата праці, кадрові перестановки та інше), то напевно у колективі виникне конфліктна ситуація. Вона може не відразу підірвати лояльність співробітників, але «вода камінь точить», однак конкуренція у даному випадку не буде відігравати позитивну роль, створюючи негативний настрій у колективі;

➡️ боротьба за лідерство призводить до внутрішнього конфлікту та підігрівається делегуванням повноважень одному з учасників, що часто має масу негативних наслідків. Замість роботи у команді, амбітні люди починають переслідувати особисті цілі. Більше того, можливо спеціально зриваючи той чи інший проект, щоб показати неспроможність конкурента.
У таких умовах керівник або взагалі повинен відмовитися від делегування повноважень, або обмежити їх вузькими спеціалізованими завданнями і розподілити рівномірно;

➡️ порушення ієрархії безпосередньо пов’язане з попередніми ситуаціями. Крім того, є серйозною помилкою доручати підлеглому переговори з керуючим компанії-партнера. Заступник директора не повинен здійснювати ділові переговори, продажі, підписання основних документів з генеральним директором іншої фірми, яка є великим потенційним клієнтом. Це може бути розцінено як неповагу. Делегувати можна лише повноваження, які у рамках здорового глузду;

➡️ вирішення неприємних ситуацій, які нерідко виникають у бізнесі. Деяка категорія управлінців вважає за краще ухилятися безпосередньо від їх вирішення, делегуючи лоскітні питання вирішувати підлеглим.
Мало того, що у цьому випадку бос показує свою неспроможність у непередбачених ситуаціях, він втрачає авторитет у колективі. Адже його співробітники змушені шукати вихід із ситуації без необхідних повноважень та важелів впливу, це природно призводить до конфлікту.
Грамотний керівник не стане самоусуватися від подібних справ, як й інших серйозних моментів;

➡️ найактуальніші питання, особливо важливі для компанії, повинні вирішуватися безпосередньо керівником. До них відносяться зміни у структурі та діяльності підприємства, реорганізаційні питання, форс-мажорні обставини (наприклад, при різкому обвалі цін на ринку та інше). Головною ознакою, що оцінює важливість питання, є можливість кардинальних змін у діяльності компанії та самого керівника;

➡️ ексклюзив, нестандартні ситуації – ці справи бувають далеко не щодня, іноді взагалі один раз у житті. Зазвичай вони вимагають нестандартного підходу до вирішення, надають можливість для професійного зростання та отримання нового досвіду та знань. Ухилитися від виконання такої справи означає для керівника нездатність до інновацій, внутрішній застій, невпевненість. Головне, що дає участь у вирішенні таких проблем – це самоактуалізація керівника, підвищення самооцінки;

➡️ термінові справи, пов’язані з ризиком, також потребують безпосередньої участі боса. Зазвичай вони вимагають швидкого прийняття рішень за недостатнього аналізу чинників. Делегувати вирішення подібних питань, коли неможливо спрогнозувати кінцевий результат, безперечно, неправильно. Відповідальність у разі повинен він брати сам керівник.