Тайм-менеджмент

Какие признаки отсутствия тайм-менеджмента?

Как часто вы оказываетесь в похожая ситуации? «Какой ужас!», – думаете вы – «Конец рабочего дня, а я ничего не успеваю». Вам предстоит закончить ещё целую кучу задач, а тут поступило дополнительно несколько вопросов. При этом, вчера было то же самое. Какой-то порочный круг.

Знакомо, не правда ли? Темп жизни ускоряется, и мы теряемся в обилии дел и задач, которые ставит перед нами работа. Хотя, как известно, волка ноги кормят. И если мы реально хотим чего-то достичь, следует научиться управлять собственным временем. Ведь время – это то самое четвертое измерение, в котором мы умеем двигаться только в одну сторону – будущее. Это тот товар, который не купить, не обменять, не отложить на завтра. Остается одно, научиться использовать его рационально.

Элементарные наблюдения за работой большинства сотрудников компаний покажет, что, к сожалению, то самое рабочее время может использоваться только на 50-75% – в лучшем случае. И не всегда по нерадивости сотрудников, чаще – это элементарное неумение сконцентрироваться на задаче, выбрать оптимальный расклад действий, организовать самого себя.

Анализ этих проблем и привел к актуальности, так называемого, тайм-менеджмента. Многие понимают тайм-менеджмент, как управление временем. Это не совсем верно, т.к. управлять временем человечество пока не научилось, а вот научиться эффективного его использовать можно.

Какая методика тайм-менеджмента?

Существует достаточно методик этой тематики, очень популярны всевозможные психологические тренинги, помогающие человеку руководить самим собой в этом сложном временном потоке. Хотя на самом деле, каждый может выработать свои собственные правила.

Сформулируем некоторые фундаментальные секреты тайм менеджмента, которые возможно помогут выстроить собственную систему:

➡️ приоритеты
Научитесь четко определять, что именно для вас особо важно и актуально в данный момент: какое дело требует немедленных действий, а какое может подождать, какое дело принесёт значительный результат, а какое должно быть сделано для галочки. В то же время, не забывайте старинную мудрость: «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня».

➡️ планирование
Причем желательно в черновом варианте день спланировать с вечера. Не стоит откладывать самое сложное на потом, начинать нужно именно с самого неприятного и тяжелого задания, чтобы оно, словно «Домоклов меч», не висело над вами целый день. Байан Трейси называет такое дело «лягушкой», держа его «за пазухой», вы рискуете создать психологическое давление на себя и получить массу негативных эмоций, усталость. В результате эта задача будет периодически напоминать о себе, в итоге вы так ничего и не сможете сделать. Избавившись от этой неприятной задачи заранее, вы будете свободны для дальнейших действий. Отметим и то, что, планируя день, не следует расписывать его до минуты. Что-то может пойти не так, поэтому оставляйте 10-15 минут на возможные изменения. Опыт показывает, что, затратив 10 % времени на правильное планирование выполнения задания, 90 % вы сможете сэкономить в процессе.

➡️ определение dead-line
Крайний срок – именно так переводится с английского еще одно популярное ныне у нас понятие. Начиная какое-либо дело, всегда определите эту границу: конкретную дату и время выполнения задачи. Если задача сложная или долгосрочная, целесообразно разделить ей на определенные временные этапы, позволяющие контролировать ситуацию в целом.

➡️ не отвлекайтесь
Многие компании пытаются бороться с такими отвлекающими факторами сотрудников, как посещение социальных сетей, проверку личной почты, общение в чатах и т.п. Такие действия обусловлены простой причиной: служащие, имея доступ к этим ресурсам, часто незаметно для себя тратят львиную долю рабочего времени на просмотр постов, новостей, общение и прочее. Отвлекать может не только компьютер (интернет, игры), но и общение с людьми. Попробуйте сами себя «заблокировать» от внешних раздражителей. Научитесь бережно относиться к рабочему времени, тогда появится и свободное.

➡️ концентрация
Выполняя какую-либо задачу, определенную вами как приоритетную в данный момент, сконцентрируйтесь именно на ней. Не разбрасывайтесь. Мозг человека так уж устроен, что он не может одновременно сосредотачиваться на нескольких вопросах, максимум – две задачи, третья уже останется игнорируемым аутсайдером. Более того, непроизвольно эта задача будет отодвигаться постоянно на задний план. А потому при возникновении подобной ситуации попытайтесь делегировать эту задачу, возможно, кто-то с ней справиться даже лучше.

➡️ отдых
Даже для мостов существует такое понятие, как усталость. Человек должен иметь полноценный отдых для восстановления сил. Напомним, что лучшим отдыхом является перемена деятельности. К примеру, поработали с документами, после совершите звонок. Совершили звонок, сделайте необходимый выезд.  И так далее. Помните о равновесии, результативность вашей работы напрямую зависит от качества отдыха.

Знаете о способе «Помидор»?

Кстати, одна из популярных техник организации рабочего времени, именуемая «Помидор», основана именно на разбиении рабочего дня на 25-минутные периоды активной работы, после каждого предполагается перерыв на 2,3 минуты. Прототипом ее стал кухонный таймер, создатель придал ему форму помидора и с его помощью измерял отрезки времени в 25 минут. Именно такие интервалы и психологи называют наиболее эффективными для деятельности.

О разделении одной серьезной задачи на более мелкие говорил Бенджамин Франклин, представляя этот процесс в виде пирамиды. Мелкие подзадачи разделяются на различные связанные между собой уровни, в результате получается некая иерархия, похожая на пирамиду. И мы начинаем строить свое дело с умом. Такими вопросами занимается системный анализ, но его основами желательно овладеть деловому человеку, планирующему развитие бизнеса и карьерный рост.

Стоит ли анализировать результат?

Говоря о системном планировании, не будем отвергать и спонтанный подход к этому вопросу. Ведь умение перестроится под ситуацию, найти оптимальное решение в изменившихся условиях является одним из ключевых факторов правильной организации труда. Если вам не по вкусу «раскладывание по полочкам», попробуйте просто видеть цель и идти к ней, решая наиболее актуальную на данный момент задачу.

Главное двигаться, а не «зависать» в процессе. А для того, чтобы вовремя это самое «зависание» заметить, очень полезно проанализировать прошедший день, иногда с карандашом и бумагой. Проверьте, сколько времени было затрачено действительно с пользой. Если это треть от 24 часов, поздравляем! Вы – великий тайм-менеджер.

Учитесь управлять собственным временем и успех незамедлительно придёт к вам.