Ведення бухгалтерії

Чи обов’язково вести облік?

Не секрет, що одним із джерел наповнення державного бюджету є оподаткування бізнесу. З цією метою в Україні прийнято законодавство, яке зобов’язує здійснювати належну реєстрацію суб’єктів господарювання та передбачає постановку їх на облік у податкових органах. На цьому вимоги не закінчилися. Кожен бізнесмен зобов’язаний  організувати та у відповідності до встановлених стандартів здійснювати постійне ведення бухгалтерського та податкового обліків, вчасно звітувати про результати роботи та сплачувати відповідні податки і збори.

Такі вимоги є безальтернативними. Ухилення від їх виконання має наслідком притягнення порушника до відповідальності із застосування санкцій як адміністративного, так і кримінального характеру. До речі, недостатньо формально організувати ведення обліку, тому що воно може призвести до неповного чи неправильного відображення обліку, несвоєчасного виконання зобов’язань щодо подачі звітів чи сплати податків. А це також моніториться та карається.

Тому кожен бізнесмен, враховуючи такі зобов’язання та санкції за їх порушення, просто вимушений організувати ведення бухгалтерії. Інакше прибуток прийдеться витратити на оплату санкцій.

Що включає процес обліку?

Перш, ніж розглянути способи ведення бухгалтерії та визначити найефективніший з них, давайте подивимося як формується перелік та зміст критеріїв, що ставлять перед собою бізнесмени при організації цього процесу.

І так. При першому погляді все здається просто. Основне завдання – це налагодження постійного достовірного обліку, своєчасне звітування та сплата податків. Таким чином необхідно:
👉 накопичувати первинні документи, які фіксують господарські операції: виписувати й оформлювати видаткові документи, збирати та зберігати документи від постачальників;
👉 вносити документи у базу. До речі, важливо також перед внесення перевіряти правильність їх складання, а то при перевірці гріха не оберешся;
👉 готувати та здавати звіти;
👉 робити оплати через клієнт-банк.

Яким чином це робити? Не вручну ж? – Процес потрібно спростити та автоматизувати. Значить необхідно визначитися та придбати відповідне програмне забезпечення, заодно у ньому можна робити первинні документи та звіти.

Як організувати ведення обліку?

Починаємо організовувати процес. І тут виникають перші складності:
👉 придбаним ПЗ необхідно навчитися користуватися;
👉 звіти здаються через кабінет платника податків, а тому потрібно навчитися користуватися ним та переносити звіти з одного ПЗ у інше без збоїв даних;
👉 ще й виписка, збір та перевірка документів забирає багато часу;
👉 також напружує необхідність контролювати строки звітності та сплати податків.

Виходить, що ти або займаєшся бізнесом, або ведеш облік. Часу постійно не вистачає, нерви здають, перспектива прибуткового бізнесу стає примарною.

Коротше, вести облік своїми силами у біль-менш бізнесі, що діє, – не варіант. Отже потрібно залучати спеціаліста. Вирішено! Наймаємо бухгалтера.

І знову ж таки, як у тому прислів’ї: «Легко було на папері та забули ми про двері».

Завдання перше – відповісти на питання: де взяти цього чудо-майстра та як перевірити рівень його майстерності?

Шукаємо звичайно по знайомим та оголошенням. Головне знайти хоч когось, бо чим ближче до звітності, тим більше шансів взяти кого завгодно аби був. З рекомендацій знайомих добре, якщо буде щось на кшталт: «Нормальний бухгалтер. Працює у серйозній фірмі.» І все. Як він там працює?.. Чи нормальний він?.. Чи буде у нього час для вас?.. – Хто зна.

Оскільки бізнесмен скажімо так «не в темі» (інакше б він сам вів облік і далі), то й перевірити рівень бухгалтера не в стані. По суті на співбесіді не оцінюється професіоналізм, а знаходяться аргументи, щоб взяти все на віру. Нормально виглядає, говорить розумні речі, приємна людина… чом би ні? Треба брати!

Тобто купили «кота у мішку».

Наступний крок – перекинути все на плечі бухгалтера.

Чи вирішить питання штатний бухгалтер?

І тут вилазить наступне питання: «Якщо він час від часу прийдешній та загалом працює у себе вдома, то як убезпечитися від втрати бази чи розголошення інформації?.. А якщо він буде приходити до мене, то що потрібно придбати, щоб організувати робоче місце, підлаштуватися до явки Христа народу?» . При цьому ще треба вгодити, бо так йому не зручно, з цим він не працював, так він не робить.

Фух, справилися. Організували, передали, тепер запрацюємо ефективно та активно!

Ага, як не так. Починаємо тепер прилаштуватися до:
👉 зараз зайнятий, надам дані або зроблю документи через годину. Але ж вони потрібні вам зараз!
👉 затримався на роботі почекайте в офісі, їду. Але ж у вас є ще особисте життя!
👉 захворів, сьогодні не зможу, або ви що не пам’ятаєте, я ж у відпустці? Але ж вам ніким замінити!

Знайомо для більшості?

Намагаємося донести інформацію про свій дискомфорт. І тут дізнаємося, що або потрібен помічник, або частину роботи потрібно робити вам самостійно, або за такий обсяг потрібно платити більше.

А якщо приходить перевірка? Або з’явилися штрафи? – Хто розбирається у питанні та несе витрати? Бухгалтер, як правило, «вмиває руки». Бо це не його бізнес, а значить і не його проблеми. А якщо ви утримаєте штраф з нього, то ні ведення, ні свою базу не побачите до оплати.

Короче, замість однієї проблеми знайшли купу інших.

Які функції має виконувати спеціаліст?

Насправді, саме таким чином формуються вимоги до процесу. Після усіх цих негараздів вони зводяться до:

➡️ бухгалтер повинен забезпечити максимально процес своїми силами – підготовка документів, їх збір, перевірка, обробка, підготовка та здача звітності, узгодження обсягів податків та їх оплата;

➡️ оперативно реагувати на запити – відповідати по телефону або чату, надавати поради та роз’яснення, рекомендувати та убезпечувати;

➡️ не навантажувати своїми проблемами – неможливістю тимчасово виконувати функції, не знанням, обсягом роботи, відсутністю робочих рук або достатнього часу тощо;

➡️ зберігати повну конфіденційність – доступ до єдиної бази повинен бути лише у нього і, дуже бажано, щоб він був й у вас, забезпечити відсутність доступу до бази третіх осіб, у т.ч. податківців, правоохоронців;

➡️ нести відповідальність за якість своєї роботи – штрафи тепер не ваша проблема;

➡️ вирішувати питання з податковою – супроводжувати перевірки, реагувати на запити, контролювати стан справ у кабінеті платника податків;

➡️ адекватно коштувати – ціна послуг повинна бути прийнятною, пропорційною навантаженню, без додаткових прихованих витрат;

➡️ надати додаткові послуги – за потреби забезпечити управлінський облік, ведення кадрів, допомогти вирішити юридичні питання.

Та як же організувати ведення обліку?

Виходить, що такий обсяг послуг може забезпечити або повноцінний власний підрозділ, або спеціалізована компанія, яка здійснює аутсорсинг бухгалтерії.

Формування власного відділу точно не вирішить питання не навантаження проблемами працівників, їх фінансової відповідальності за якість та тим паче адекватної вартості.

Як показує європейська практика, найбільш ефективним способом є передача бухгалтерії на аутсорсинг. На Заході таким способом забезпечується ведення обліку понад 93 % підприємств. Тепер розумієте чому?

Висновок. Підійдіть до організації ведення бухобліку розумно, не повторюйте помилок багатьох інших бізнесменів. Врахуйте озвучені вимоги. Правильно підберіть виконавця, оцініть повноту сервісу, можливість розширення комплексу послуг. Отримайте максимальний сервіс за оптимальні кошти. Лише так у вас буде час на зайняття та розвиток свого бізнесу, а не лише виконання рутини бухгалтерії.

У випадку виникнення складнощів, звертайтеся. Ми допоможемо або порадою, або повністю забезпечимо аутсорсингове ведення бухгалтерського обліку.