ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ | Днепр, Киев, Материалы, Одесса, Харьков | FIRM.UA
 

мы с Вами с 1999 года

Должностная инструкция

Управляя даже небольшой компанией, владелец сталкивается с серьезным вопросом грамотного распределения обязанностей. Поскольку «кадры решают все», то владельцу приходится не только найти эти кадры, а еще четко сформулировать им задачи, увязать между собой и объяснить им функции, научить работать правильно. К сожалению, достаточно известна печальная практика, когда все активно работают, а в результате – бег на месте. Да еще в самый ответственный момент оказывается, что в деятельности появилась огромная брешь. Ведь, как известно, «где тонко, там и рвется»… Что-то забыли, не предусмотрели, не учли и… неувязка, провал.

При всей нашей общей ненависти к бумагам, приходим к выводу, что основные функции, которые выполняет каждый работающий, должны быть прописаны. В государственных учреждениях наличие должностных инструкций является необходимым условием подписания трудового договора. Нужны ли они в частном бизнесе?

Согласно Современному экономическому словарю: «Должностная инструкция – инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме». Получая должностную инструкцию от работодателя, человек практически защищен от ситуации «пойди туда, не знаю куда». Он четко выполняет свои обязанности, при этом обеспечивая не только эффективную деятельность фирмы на своем месте, но и имея гарантированную правовую защиту в плане ответственности за свои действия.

С другой стороны, руководитель, выдающий эту инструкцию сотруднику, вправе требовать от него четкого исполнения должностных обязанностей. И если у бухгалтера Василия Ивановича возникли проблемы с подведением баланса доходов и расходов, то решение этой проблемы не будет требоваться от курьера Пети. Хотя, возможно, именно от этого курьера и зависело, вовремя ли Василий Иванович получил необходимый для отчета пакет документов.

Составление должностной инструкции – процесс серьезный, требующий четкого понимания модели деятельности вашего предприятия, анализа задач, основных функций и обязанностей, иерархии подчинения и взаимоотношений с сотрудниками. Одним из главных моментов инструкции являются прописанные права и ответственность. Именно в этом состоят положительные моменты утверждения таких документов для сотрудников компании.

Следует понимать, что должностная инструкция – не просто регламентация деятельности сотрудника компании, это серьезный документ трудового права, имеющий адресата, фиксирующий время действия и цель издания.

К сожалению, следует отметить и негативные факторы, которые могут возникнуть при неукоснительном выполнении инструкций. Жизнь очень часто вносит свои коррективы и принятие альтернативных решений или какой-либо творческий процесс не может быть предусмотрен никакими инструкциями. Поэтому иногда при составлении этого документа стараются излишне детализировать функции работающего, что только усугубляет ситуацию, размывая цели и задачи.

Вот, например, простая житейская ситуация. Наш знакомый бухгалтер Василий Иванович, выполняя квартальный отчет, вдруг обнаруживает проблемы в работе компьютера и обращается за помощью все к тому же курьеру Пете, который прекрасно разбирается в «железе».В должностных инструкциях ни одного, ни другого не прописаны обязанности ремонта компьютерной техники, но время поджимает, ситуация заставляет искать альтернативные решения. И они обязательно найдутся при одном условии, если и Петя, и Василий Иванович будут заинтересованы в положительном результате. И здесь уже затрагиваются вопросы не только ответственности, но и микроклимата, корпоративной солидарности и прочие моменты грамотного управления персоналом.

Можно прийти к выводу, что должностная инструкция призвана систематизировать и четко регламентировать работу компании, являясь вместе с трудовым договором основным документом, регулирующим отношения сотрудника и работодателя. При этом недопустимо формальное отношение к этому документу, необоснованное детализирование и увеличение функций.Негативное отношение к инструкциям, к сожалению, свидетельствует о некомпетентном подходе к ведению бизнеса. И четко сформулировав результаты введения этих документов, каждый деловой человек поймет их позитивную роль.

Должностные инструкции:
обеспечивают рациональное распределение функциональных обязанностей между сотрудниками, оптимизируя работу компании;
фиксируют количественные показатели, периодичность деятельности, продолжительность рабочего дня, календарные сроки выполнения задач, то есть обеспечивают своевременность и надежность исполнения;
регулируют трудовые отношения внутри коллектива, между руководителями и подчиненными, способствуют созданию позитивного социально-психологического климата;
конкретизируют все функциональные взаимосвязи работников;
фиксируют права работника.

Составление должностных инструкций обычно разделяется на два этапа: подготовка и утверждение.

Первый этап – подготовительный. Его начинают с анализа основных нормативных документов: Кодекса законов о труде, Государственного классификатора управленской документации, Справочника типовых профессионально-квалификационных характеристик профессий, Классификатора профессий. Разработанные инструкции должны соответствовать этим правовым актам. Следует учитывать, что нестандартные рабочие ситуации в этих документах не предусматриваются, и все организационно правовые вопросы при разработке инструкции необходимо адаптировать под свой бизнес.

На подготовительном этапе очень важно правильно проанализировать и смоделировать:
основные этапы деятельности вашего предприятия;
уровни связей и подчинения;
систему контроля и отчетности;
коммуникативные связи и обмен информацией;
вопросы делегирования обязанностей в случае взаимозаменяемости.

Соответственно эти параметры будут отображаться и в должностной инструкции. Необходимо четко определить сферу компетентности и ответственности. Эффективным бывает детальное «пошаговое» описание каждого участка работы, что дает возможность сотруднику быстрее адаптироваться к своим обязанностям на новом месте работы, а работодателю контролировать качество их выполнения.

Разработанный документ требует согласования с юридическим и финансовым подразделением компании с целью анализа вопросов охраны труда и уровня затрат. Далее необходимо согласование со структурными подразделениями с целью исключения дублирования обязанностей.

Второй этап – утверждение разработанной инструкции. Как правило, издается приказ руководителя об утверждении данной инструкции (текст инструкции обязательно прилагается к приказу). На самой инструкции указываются реквизиты приказа, проставляется гриф «Утверждено». Уже согласованный и утвержденный документ шнуруют (страницы должны быть пронумерованы), заверяют печатью предприятия или компании. Оригиналы инструкций рекомендуется хранить либо у руководителя, либо в подразделении, которое ведет работу с кадрами.

Копия утвержденной должностной инструкции выдается на руки сотруднику, который получает эту должность. При принятии на работу ознакомление с содержанием инструкции проводится в процессе заключения трудового договора. Факт ознакомления и получения копии инструкции сотрудником должен быть зафиксирован подписью с проставлением даты.

На что необходимо обратить внимание при составлении должностных инструкций?

Все положения инструкции должны быть сформулированы конкретно. Выражения типа: «Сотрудник должен прилагать максимальные усилия…», – не должны иметь места, по той простой причине, что измерить (а значит – проконтролировать) эти самые «максимальные усилия» невозможно.

Пункты должны быть по возможности подробными. Например, в должностной инструкции маркетолога следует не просто написать фразу: «Разрабатывает стратегию маркетинга компании». Необходимо конкретизировать, что он с этой целью делает: исследует рынок с целью изучения спроса и предложения, ездит в командировки, ведет переговоры с партнерами, проводит мониторинг деятельности конкурирующих компаний и прочее.

Все изложенные требования должны реально работать.

Инструкция не перспективное планирование, а реальная технологическая карта для выполнения сотрудником.

И одно из важнейших правил – в пунктах инструкций не должно быть противоречий. То есть пункты могут дополнять друг друга, гарантировать выполнение, но ни в коем случае противоречить друг другу.

Как правило, рекомендуется следующая структура.

Общие положения. В этом разделе указывается наименование должности, структура подчинения, основная цель деятельности. Фиксируется порядок назначения на должность и прекращения должностных обязанностей.

Первый раздел содержит перечень всех нормативных документов, на основании которых составлена инструкция, а также документов и материалов, что будут использоваться сотрудником в работе. Здесь же констатируются квалификационные требования (уровень образования, знания, умения, навыки). Обязательно прописывается требование знаний вопросов охраны труда и соблюдения правил безопасности жизнедеятельности ( техника безопасности, пожарная безопасность, гигиена труда и прочее).

Должностные функции и обязанности. Иногда этот пункт разделяют на два. Функции (определение основных направлений деятельности) и обязанности (что делает сотрудник конкретно с целью выполнения своих должностных функций).Перечень видов работ, выполняемых сотрудником должен быть максимально детализированным и конкретным. В этом разделе прописывается и необходимость правил внутреннего распорядка компании, выполнение специальных поручений руководства, требования к выполнению временных обязанностей в случае отсутствия другого сотрудника.

Если первый раздел регламентирует, кто может быть назначен на данную должность, то второй – конкретная технологическая карта действий. Что человек должен делать и зачем.

Права. Указываются способы, с помощью которых работник имеет право реализовать свои обязанности. Какие действия он может проводить в границах своей компетентности, какие решения может принимать самостоятельно, какую необходимую информацию может получать от сотрудников, работодателя и прочее. Здесь же оговариваются ресурсы компании, которые могут быть задействованы должностным лицом. Отметим, что вопросы социальной защиты, выплаты заработной платы и прочие прописываются в трудовом договоре и в инструкции их дублировать не обязательно.

Ответственность. В разделе фиксируется зона ответственности специалиста за свои действия, уровень персональной ответственности за результативность работы. Определяются критерии оценки работы, которые должны быть выражены объективными показателями, четко формулируются параметры, за выполнение которых должен отвечать сотрудник. Например, недопустимы случаи несвоевременного или некачественного выполнения должностных обязанностей, нарушения законодательных актов. Обычно здесь прописывается и ответственность за соблюдение этических норм, правил безопасности и охраны труда. Иногда список получается достаточно внушительный, однако он помогает регулировать отношения подчиненного с руководством.

Взаимодействие (должностные связи). Во-первых, фиксируется продолжительность рабочего дня, если он ненормируемый, то факт должен быть прописан. Во-вторых, определяется круг взаимодействия с сотрудниками (с кем готовится презентация, отчет, кому даются документы на подпись и прочее). Также в этом пункте может быть очерчена область принятия самостоятельных решений, иерархия взаимодействий (кому подчиняется, кем руководит, с кем обменивается информацией и сотрудничает на равных правах).

Обязательные реквизиты должностной инструкции, о которых должны знать как руководители, так и должностные лица:
указано полное наименование организации, заголовок к тексту (Должностная инструкция менеджера по продажам, например);
визы согласования с датами,
гриф утверждения с печатью организации, подписью руководителя, датой утверждения;
подпись должностного лица, выдающего инструкцию;
дата получения инструкции;
подпись должностного лица, получающего инструкцию;
период действия инструкции.

Следует отметить, что должностные инструкции должны быть изменены и заново утверждены в случае изменения названия компании или структурного подразделения, при изменении названия должности, необходимости внесения новых обязанностей, при изменении руководителя, увольнении бывшего работника и принятии на работу нового сотрудника.

Безусловно, составление таких документов – это хороший кусок работы, однако их наличие и работа помогают перейти бизнесу на более высокую организационную ступень.


© ГК "ФинИнКом" 1999-2019 FIRM.UA - решения для бизнеса