РЕЦЕПШИН - ЛИЦО КОМПАНИИ | Днепр, Киев, Материалы, Одесса, Харьков | FIRM.UA
 

мы с Вами с 1999 года

Рецепшин – лицо компании

Создавая свой бизнес, владелец компании рано или поздно приходит к задаче организации работы офисного помещения. Как ни популярны виртуальные офисы, но настоящее доверие к фирме возникает после посещения конкретного помещения, находящегося по реальному адресу. Как говорится: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать».

Что же ваши партнеры и клиенты увидят, заходя в офис?На самом деле, именно от этого первого взгляда и впечатления зачастую зависит дальнейшее деловое сотрудничество.

Великий Станиславский говорил, что театр «начинается с вешалки». А офис компании – с, так называемой, зоны рецепшин. В переводе с английского это слово принимает несколько значений. Reception – прием, встреча, приемная, принятие, гостиная, стойка администратора.Как ни странно, говоря о зоне ресепшин в офисе, мы так или иначе опираемся на все эти понятия. Именно здесь происходит первое знакомство будущего клиента или партнера с вашим бизнесом. И правильно выполнить оборудование этой зоны, обучить работающий здесь персонал является на самом деле очень непростым заданием.

Начнем сначала. А именно с дизайна помещения, где происходит знакомство вашего гостя с компанией. Уже здесь реализуется понятие о фирменном стиле компании. Первое, что попадается на глаза, безусловно, стойка администратора. Сейчас мебельные компании производят их в самом различном исполнении. Выбирая модель, следует помнить, что стойка рецепшина должна быть выразительной, стильной и многофункциональной. Конструкция такой стойки предусматривает обычно два рабочих уровня. На первом – установлены необходимые коммуникационные средства (телефон, компьютер), оперативные документы, которые могут понадобиться при первом же контакте с посетителем (прайс-листы, рекламные буклеты, визитки, формы договоров и прочее). Второй уровень обычно располагается на уровне глаз сидящего человека и скрывает рабочую зону администратора. Современные дизайнеры при выполнении стоек рецепшина широко используют изогнутые линии, столешницы из прозрачных материалов, элементы стиля хай-тек. Но более солидно выглядят, безусловно, классические деревянные модели.

Обратим внимание на цветовую гамму. К престижным тонам относятся темно-серый, бордовый, черный, золото, серебро, лучше всего выполняющие задачу создания впечатления солидности, стабильности, уверенности. Именно эти тона наиболее распространены для изготовления стоек. Однако выбирая цвет, следует также учитывать и имиджевую цветовую гамму фирменного стиля компании.

Стоит заметить, что такая товарная цветовая гамма, созданная еще в 1994 году, подразделяет производимые товары на следующие четыре группы.

Товары, которые удовлетворяют основные функциональные потребности, относятся к белой группе. Они требуют больших финансовых расходов (автомобили, компьютеры, холодильники и прочее).

Красную группу составляют товары «для души» – ювелирные изделия, модная одежда и аксессуары, спортивные автомобили и так далее…

Товары, которые удовлетворяют основные функциональные потребности, но не требуют больших капиталовложений – это голубая группа. Сюда относятся средства бытовой химии, постельное белье, ручные инструменты, посуда и прочие необходимые нам вещи.

И, наконец, желтую группу составляют «маленькие удовольствия». К ним относятся десерты, алкоголь, напитки, табак и прочее. Эти товары не так дороги, но, тем не менее, приносят потребителям приятные минуты.

Особенность товара, предоставляемого фирмой, диктует и цветовую гамму логотипа, который обязательно должен отображаться в зоне рецепшин. Это могут быть как рабочие варианты (ручки, блокноты, визитки), так и изображение на стене или стойке. Безусловно, странно будет видеть за темно-серой стойкой, декорированной металлом, администратора в красной футболке и бейсболке (фирменная одежда работников торговых залов McDonalds). Так же неприемлемо и усыпанное стразами платье, или потертые джинсы на администраторе. Тут вступает в силу жесткий закон дресс-кода. «Главное, чтобы костюмчик сидел», – и не просто костюмчик, а фирменный. Деловой стиль потому и так и назван, что он располагает к делу – к бизнесу.

Заходя в сегодняшние банки, невольно вспоминаешь красно-галстучную пионерию. А ведь, алые галстуки на белом фоне действительно выглядели мобилизующе. Сейчас наши работники в офисах прекрасно продолжают традиции, сочетая белые рубашки или блузки с галстуками, шарфиками и прочими аксессуарами различного оттенка, утвержденными как фирменный стиль. Их цвет обязательно сочетается с основным цветом логотипа. Почему основа – белый? Да все просто. Он не мешает проявлять себя другим цветам.

Итак, первое впечатление создано. Клиент ошеломлен, заинтересован, но… вы не можете уделить ему внимание прямо сейчас, потому что обслуживаете другого. Именно для таких вариантов устраивается зона ожидания, несколько удобных кресел или диван, журнальный столик, куллер с питьевой водой. Причем расположение этой зоны должно быть таково, что ожидающие посетители не должны слышать, о чем вы говорите с клиентом. Конфиденциальность – один из главных законов бизнеса. И чем меньше ваш посетитель посидит на этих комфортабельных креслах, тем лучше для дела. А потому за стойкой администратора должен работать настоящий профессионал.

Каковы же основные обязанности, лежащие на человеке, который с первой встречи должен представить компанию таким образом, чтобы заинтересовать и удержать клиента? – Эффективное и культурное обслуживание посетителей, создание для них комфортных условий, консультации посетителей по вопросам, касающимся услуг компании, принятие мер по предотвращению конфликтных ситуаций, ликвидации возникших, установление необходимых связей клиентов с нужным отделом фирмы, рассмотрение претензий, связанных с проблемами в обслуживании, оказании услуг, принятие оптимальных решений для организационных мероприятий, своевременное сообщение руководству о возникших проблемах в обслуживании клиентов и мерах по их ликвидации.

Все это проводится быстро, со знанием дела, приветливой улыбкой и «вселенским» терпением. А это означает, что за стойкой рецепшина, ваших клиентов должен встречать не просто обаятельный, корректный, безукоризненно одетый администратор.

Он должен знать:
а) все нормативные документы вашей компании и руководящих органов, которые касаются деятельности вашей компании, законодательство о труде;
б) права и обязанности сотрудников, структуру управления, режим работы каждого подразделения, правила внутреннего распорядка;
в) все виды оказываемых услуг, цены, скидки, акции и прочее.

Кроме этого, настоящий профессионал должен, безусловно, владеть основами экономических знаний, маркетинга и рекламы, основами социальной психологии и эстетики.

К тому же именно на администратора возлагается ответственность за сохранность имущества, чистоту и комфорт в зоне рецепшин. Вот так. Нелегкая это ноша.

Здесь непростительна забывчивость или игнорирование информацией.

Обаяние юной девушки, скорость принятия решений отважного юноши, мудрость старца и всепонимание старушки – оченьсложный, но необходимый набор качеств администратора рецепшина. Лицо компании, начинающееся в зоне рецепшин, должно быть не только привлекательным, но вызывать уверенность в компетентности.


© ГК "ФинИнКом" 1999-2019 FIRM.UA - решения для бизнеса