ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ | Дніпро, Київ, Матеріали, Одеса, Харків | FIRM.UA
 

ми з Вами з 1999 року

Посадова інструкція

Управляючи навіть невеликою компанією, власник зіштовхується із серйозним питанням грамотного розподілу обов’язків. Оскільки «кадри вирішують все», тож власникові доводиться не тільки знайти ці кадри, а ще чітко сформулювати їм завдання, узгодити між собою та пояснити їм функції, навчити працювати правильно. На жаль, досить відома сумна практика, коли всі активно працюють, а в результаті – біг на місці. Так ще в самий відповідальний момент виявляється, що у діяльності з’явився величезний пролом. Адже, як відомо, «де тонко, там і рветься»… Щось забули, не передбачили, не врахували й… неузгодженість, провал.

При всій нашій загальній ненависті до паперів, доходимо до висновку, що основні функції, які виконує кожний працюючий, повинні бути прописані. У державних установах наявність посадових інструкцій є необхідною умовою підписання трудового договору. Чи потрібні вони в приватному бізнесі?

Згідно з Сучасним економічним словником: «Посадова інструкція – це інструкція, що вказує коло доручень, обов’язків, робіт, які повинна виконати особа, що займає дану посаду на підприємстві, фірмі». Одержуючи посадову інструкцію від роботодавця, людина практично захищена від ситуації «піди туди, не знаю куди». Він чітко виконує свої обов’язки, при цьому забезпечуючи не тільки ефективну діяльність фірми на своєму місці, але й маючи гарантований правовий захист у плані відповідальності за свої дії.

З іншого боку, керівник, що видає цю інструкцію співробітникові, вправі чекати від нього чіткого виконання посадових обов’язків. І якщо у бухгалтера Василя Івановича виникли проблеми з підведенням балансу прибутків і витрат, то рішення цієї проблеми не буде вимагатися від кур’єра Петра. Хоча, можливо, саме від цього кур’єра і залежало, чи вчасно Василь Іванович одержав необхідний для звіту пакет документів.

Складання посадової інструкції – процес серйозного, потребуючого чіткого розуміння моделювання діяльності вашого підприємства, аналізу завдань, основних функцій і обов’язків, ієрархії підпорядкування та взаємин зі співробітниками. Одним із головних моментів інструкції є прописані права і відповідальність. Саме у цьому складаються позитивні моменти затвердження таких документів для співробітників компанії.

Варто розуміти, що посадова інструкція – не просто регламентація діяльності співробітника компанії, це серйозний документ трудового права, що має адресата, фіксує час дії і ціль видання.

На жаль, слід зазначити й негативні фактори, які можуть виникнути при неухильному виконанні інструкцій. Життя дуже часто вносить свої корективи та прийняття альтернативних рішень або який-небудь творчий процес не може бути передбачений ніякими інструкціями. Тому іноді при складанні цього документа намагаються зайво деталізувати функції працюючого, що тільки ускладнює ситуацію, розмиваючи мету і завдання.

Ось, наприклад, проста життєва ситуація. Наш знайомий бухгалтер Василь Іванович, виконуючи квартальний звіт, раптом виявляє проблеми у роботі комп’ютера та звертається по допомогу все до того ж кур’єра Петру, який чудово розбирається в «залізі». В посадових інструкціях ні одного, ні іншого не прописані обов’язки ремонту комп’ютерної техніки, але час підтискає, ситуація змушує шукати альтернативні рішення. І вони обов’язково знайдуться при одній умові, якщо і Петро, і Василь Іванович будуть зацікавлені у позитивному результаті. І тут уже зачіпаються питання не тільки відповідальності, але й мікроклімату, корпоративної солідарності та інші моменти грамотного керування персоналом.

Можна дійти висновку, що посадова інструкція покликана систематизувати і чітко регламентувати роботу компанії, будучи разом із трудовим договором основним документом, що регулює відносини співробітника та роботодавця. При цьому неприпустимо формальне відношення до цього документа, необґрунтована деталізація і збільшення функцій.Негативне відношення до інструкцій, на жаль, свідчить про некомпетентний підхід до ведення бізнесу. І чітко сформулювавши результати введення цих документів, кожна ділова людина зрозуміє їхню позитивну роль.

Посадові інструкції:
забезпечують раціональний розподіл функціональних обов’язків між співробітниками, оптимізуючи роботу компанії;
фіксують кількісні показники, періодичність діяльності, тривалість робочого дня, календарні терміни виконання завдань, тобто забезпечують своєчасність і надійність виконання;
регулюють трудові відносини усередині колективу, між керівниками та підлеглими, сприяють створенню позитивного соціально-психологічного клімату;
конкретизують усі функціональні взаємозв’язки працівників;
фіксують права працівника.

Складання посадових інструкцій звичайно поділяється на два етапи: підготовка й затвердження.

Перший етап – підготовчий. Його починають із аналізу основних нормативних документів: Кодексу законів про працю, Державного класифікатора управлінської документації, Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик професій, Класифікатора професій. Розроблені інструкції повинні відповідати цим правовим актам. Варто враховувати, що нестандартні робочі ситуації у цих документах не передбачаються, і всі організаційно правові питання при розробці інструкції необхідно адаптувати під свій бізнес.

На підготовчому етапі дуже важливо правильно проаналізувати і змоделювати:
основні етапи діяльності вашого підприємства;
рівні зв’язків і підпорядкування;
систему контролю і звітності;
комунікативні зв’язки й обмін інформацією;
питання делегування обов’язків у випадку взаємозаміни. Відповідно ці параметри будуть відображатися й у посадовій інструкції. Необхідно чітко визначити сферу компетентності та відповідальності. Ефективним буває детальний «покроковий» опис кожної ділянки роботи, що дає можливість співробітникові швидше адаптуватися до своїх обов’язків на новому місці роботи, а роботодавцеві контролювати якість їхнього виконання.

Розроблений документ вимагає узгодження з юридичним і фінансовим підрозділом компанії з метою аналізу питань охорони праці та рівня витрат. Далі необхідне узгодження зі структурними підрозділами з метою виключення дублювання обов’язків.

Другий етап – затвердження розробленої інструкції. Як правило, видається наказ керівника про затвердження даної інструкції (текст інструкції обов’язково додається до наказу). На самій інструкції вказуються реквізити наказу, проставляється гриф «Затверджено». Уже погоджений і затверджений документ шнурують (сторінки повинні бути пронумеровані), завіряють печаткою підприємства або компанії. Оригінали інструкцій рекомендується зберігати або у керівника, або у підрозділі, що веде роботу з кадрами.

Копія затвердженої посадової інструкції видається на руки співробітникові, що одержує цю посаду. При прийнятті на роботу ознайомлення із змістом інструкції проводиться у процесі укладення трудового договору. Факт ознайомлення та отримання копії інструкції співробітником повинен бути зафіксований шляхом підписання та проставлення дати.

На що необхідно звернути увагу при складанні посадових інструкцій?

Усі положення інструкції повинні бути сформульовані конкретно. Вирази типу: «Співробітник повинен докладати максимальних зусиль…», – не повинні мати місця, з тієї простої причини, що виміряти (а значить – проконтролювати) ці самі «максимальні зусилля» неможливо.

Пункти повинні бути по можливості докладними. Наприклад, у посадовій інструкції маркетолога варто не просто написати фразу: «Розробляє стратегію маркетингу компанії». Необхідно конкретизувати, що він із цією метою робить: досліджує ринок з метою вивчення попиту та пропозиції, їздить у відрядження, веде переговори з партнерами, проводить моніторинг діяльності конкуруючих компаній та інше.

Усі викладені вимоги повинні реально працювати.

Інструкція не перспективне планування, а реальна технологічна карта для виконання співробітником.

І одне з найважливіших правил – у пунктах інструкцій не повинне бути протиріч. Тобто пункти можуть доповнювати один одного, гарантувати виконання, але у жодному разі суперечити один одному.

Як правило, рекомендується наступна структура.

Загальні положення. У цьому розділі вказується найменування посади, структура підпорядкування, основна мета діяльності. Фіксується порядок призначення на посаду і припинення посадових обов’язків.

Перший розділ містить перелік всіх нормативних документів, на підставі яких складена інструкція, а також документів і матеріалів, що будуть використатися співробітником у роботі. Тут же констатуються кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, знання, уміння, навички). Обов’язково прописується вимога знань питань охорони праці та дотримання правил безпеки життєдіяльності (техніка безпеки, пожежна безпека, гігієна праці та інше).

Посадові функції й обов’язки. Іноді цей пункт розділяють на два. Функції (визначення основних напрямків діяльності) і обов’язки (що робить співробітник конкретно з метою виконання своїх посадових функцій).Перелік видів робіт, виконуваних співробітником повинен бути максимально деталізованим і конкретним. У цьому розділі прописується й необхідність правил внутрішнього розпорядку компанії, виконання спеціальних доручень керівництва, вимоги до виконання тимчасових обов’язків у випадку відсутності іншого співробітника.

Якщо перший розділ регламентує, хто може бути призначений на дану посаду, то другий – конкретну технологічну карту дій. Що людина повинна робити й навіщо.

Права. Вказуються способи, за допомогою яких працівник має право реалізувати свої обов’язки. Які дії він може проводити у межах своєї компетентності, які рішення може приймати самостійно, яку необхідну інформацію може одержувати від співробітників, роботодавця та інше. Тут же обумовлюються ресурси компанії, які можуть бути задіяні посадовою особою. Відзначимо, що питання соціального захисту, виплати заробітної плати та інші прописуються у трудовому договорі та в інструкції їх дублювати не обов’язково.

Відповідальність. У розділі фіксується зона відповідальності фахівця за свої дії, рівень персональної відповідальності за результативність роботи. Визначаються критерії оцінки роботи, які повинні бути виражені об’єктивними показниками, чітко формулюються параметри, за виконання яких повинен відповідати співробітник. Наприклад, неприпустимі випадки несвоєчасного або неякісного виконання посадових обов’язків, порушення законодавчих актів. Звичайно тут прописується і відповідальність за дотримання етичних норм, правил безпеки й охорони праці. Іноді список виходить досить значний, однак він допомагає регулювати відносини підлеглого з керівництвом.

Взаємодія (посадові зв’язки). По-перше, фіксується тривалість робочого дня, якщо він ненормований, то факт повинен бути прописаний. По-друге, визначається коло взаємодії зі співробітниками (з ким готується презентація, звіт, кому даються документи на підпис та інше). Також у цьому пункті може бути обкреслена область прийняття самостійних рішень, ієрархія взаємодій (кому підкоряється, ким керує, з ким обмінюється інформацією та співробітничає на однакових правах).

Обов’язкові реквізити посадової інструкції, про які повинні знати як керівники, так і посадові особи:
зазначено повне найменування організації, заголовок до тексту (Посадова інструкція менеджера з продажу, наприклад);
візи узгодження з датами,
гриф затвердження з печаткою організації, підписом керівника, датою затвердження;
підпис посадової особи, що видає інструкцію;
дата одержання інструкції;
підпис посадової особи, що одержує інструкцію;
період дії інструкції.

Слід зазначити, що посадові інструкції повинні бути змінені й заново затверджені у випадку зміни назви компанії або структурного підрозділу, при зміні назви посади, необхідності внесення нових обов’язків, при зміні керівника, звільненні колишнього працівника та прийнятті на роботу нового співробітника.

Безумовно, складання таких документів – це добрячий шматок роботи, проте їх наявність і робота допомагають перейти бізнесу на більш високу організаційну ступінь.


© ГК "ФінІнКом" 1999-2019 FIRM.UA - рішення для бізнесу
click fraud detection