РЕЦЕПШИН - ОБЛИЧЧЯ КОМПАНІЇ | Дніпро, Київ, Матеріали, Одеса, Харків | FIRM.UA
 

ми з Вами з 1999 року

Рецепшин – обличчя компанії

Створюючи свій бізнес, власник компанії рано чи пізно приходить до задачі організації роботи офісного приміщення. Як не популярні віртуальні офіси, але справжня довіра до компанії виникає після відвідування конкретного приміщення, що знаходиться за реальною адресою. Як кажуть: «Краще один раз побачити, ніж сто разів почути».

Що ж ваші партнери та клієнти побачать, заходячи до офісу? Насправді, саме від цього першого погляду і враження часто залежить подальше ділове співробітництво.

Великий Станіславський казав, що театр «починається з вішалки». А офіс компанії – з, так званої, зони рецепшин. У перекладі з англійської це слово приймає кілька значень. Reception – прийом, зустріч, приймальня, прийняття, вітальня, стійка адміністратора. Як не дивно, кажучи про зону ресепшин в офісі, ми так чи інакше спираємося на всі ці поняття. Саме тут відбувається перше знайомство майбутнього клієнта або партнера з вашим бізнесом. І правильно виконати обладнання цієї зони, навчити персонал, який тут працюэ, є насправді дуже непростим завданням.

Почнемо спочатку. А саме з дизайну приміщення, де відбувається знайомство вашого гостя з компанією. Вже тут реалізується поняття про фірмовий стиль компанії. Перше, що потрапляє на очі, безумовно, стійка адміністратора. Зараз меблеві компанії виробляють їх у самому різному виконанні. Вибираючи модель, слід пам’ятати, що стійка рецепшина повинна бути виразною, стильною і багатофункціональною. Конструкція такої стійки передбачає зазвичай два робочих рівня. На першому – встановлені необхідні комунікаційні засоби (телефон, комп’ютер), оперативні документи, які можуть знадобитися при першому ж контакті з відвідувачем (прайс-листи, рекламні буклети, візитівки, форми договорів та інше). Другий рівень зазвичай розташовується на рівні очей сидячої людини і приховує робочу зону адміністратора. Сучасні дизайнери при виконанні стійок рецепшина широко використовують вигнуті лінії, стільниці з прозорих матеріалів, елементи стилю хай-тек. Але більш солідно виглядають, безумовно, класичні дерев’яні моделі.

Звернемо увагу на колірну гамму. До престижних тонів відносяться темно-сірий, бордовий, чорний, золото, срібло. Вони найкраще виконують завдання створення враження солідності, стабільності, впевненості. Саме ці тони найбільш поширені для виготовлення стійок. Однак вибираючи колір, слід також враховувати й іміджеву колірну гаму фірмового стилю компанії.

Варто зауважити, що така товарна колірна гамма, створена ще в 1994 році, поділяє вироблені товари на наступні чотири групи.

Товари, які задовольняють основні функціональні потреби, відносяться до білої групи. Вони вимагають великих фінансових витрат (автомобілі, комп’ютери, холодильники та інше).

Червону групу становлять товари «для душі» – ювелірні вироби, модний одяг і аксесуари, спортивні автомобілі і так далі.

Товари, які задовольняють основні функціональні потреби, але не вимагають великих капіталовкладень – це блакитна група. Сюди відносяться засоби побутової хімії, постільна білизна, ручні інструменти, посуд та інші необхідні нам речі.

І, нарешті, жовту групу складають «маленькі задоволення». До них відносяться десерти, алкоголь, напої, тютюн та інше. Ці товари не такі коштовні, але, тим не менш, приносять споживачам приємні хвилини.

Особливість товару, наданого фірмою, диктує і колірну гаму логотипу, який обов’язково повинен відображатися в зоні рецепшин. Це можуть бути як робітничі варіанти (ручки, блокноти, візитки), так і зображення на стіні або стійці. Безумовно, дивно буде бачити за темно-сірої стійкою, декорованою металом, адміністратора в червоній футболці та бейсболці (фірмовий одяг працівників торговельних залів McDonalds). Так само неприйнятно і усипане стразами плаття, або потерті джинси на адміністраторі. Тут набуває чинності жорсткий закон дрес-коду. «Головне, щоб костюмчик сидів», – і не просто костюмчик, а фірмовий. Діловий стиль тому так і названий, що він підштовхує до справи – до бізнесу.

Заходячи у сучасні банки, мимоволі згадуєш червоно-краваткову піонерію. Адже, червоні краватки на білому тлі справді виглядали мобілізуюче. Зараз наші працівники в офісах чудово продовжують традиції, поєднуючи білі сорочки або блузки з краватками, шарфами та іншими аксесуарами різного відтінку, затвердженими як фірмовий стиль. Їх колір обов’язково поєднується з основним кольором логотипу. Чому основа – білий? Та все просто. Він не заважає проявляти себе іншим квітам.

Отже, перше враження створено. Клієнт приголомшений, зацікавлений, але ви не можете приділити йому увагу прямо зараз, тому що обслуговуєте іншого. Саме для таких варіантів влаштовується зона очікування, кілька зручних крісел або диван, журнальний столик, куллер з питною водою. Причому розташування цієї зони має бути таким, що відвідувачі, які очікують, не повинні чути, про що ви говорите з клієнтом. Конфіденційність – один з головних законів бізнесу. І чим менше ваш відвідувач посидить на цих комфортабельних кріслах, тим краще для справи. А тому за стійкою адміністратора повинен працювати справжній професіонал.

Які ж основні обов’язки, що лежать на людині, який з першої зустрічі повинен представити компанію таким чином, щоб зацікавити й утримати клієнта? – Ефективне і культурне обслуговування відвідувачів, створення для них комфортних умов, консультації відвідувачів з питань, що стосуються послуг компанії, вжиття заходів щодо запобігання конфліктних ситуацій, ліквідації тих, що виникли, встановлення необхідних зв’язків клієнтів з потрібним відділом фірми, розгляд претензій, пов’язаних з проблемами в обслуговуванні, наданні послуг, прийняття оптимальних рішень для організаційних заходів, своєчасне повідомлення керівництву про виниклі проблеми в обслуговуванні клієнтів і заходи щодо їх ліквідації.

Все це проводиться швидко, зі знанням справи, привітною усмішкою і «вселенським» терпінням. А це означає, що за стійкою рецепшина, ваших клієнтів повинен зустрічати не просто чарівний, коректний, бездоганно одягнений адміністратор.

Він повинен знати:
а) усі нормативні документи вашої компанії і керівних органів, що стосуються діяльності вашої компанії, законодавство про працю;
б) права та обов’язки співробітників, структуру управління, режим роботи кожного підрозділу, правила внутрішнього розпорядку;
в) усі види послуг, що надаються, ціни, знижки, акції та інше.

Крім цього, справжній професіонал повинен, безумовно, володіти основами економічних знань, маркетингу та реклами, основами соціальної психології та естетики.

До того ж саме на адміністратора покладається відповідальність за збереження майна, чистоту і комфорт у зоні рецепшин. Ось так. Нелегка це ноша.

Тут непростима забудькуватість або ігнорування інформації.

Чарівність юної дівчини, швидкість прийняття рішень відважного юнака, мудрість старця і розуміння старенької – дуже складний, але необхідний набір якостей адміністратора рецепшина. Обличчя компанії, що починається в зоні рецепшин, повинно бути не тільки привабливим, але викликати впевненість у компетентності.


© ГК "ФінІнКом" 1999-2019 FIRM.UA - рішення для бізнесу
click fraud detection