ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ | Дніпро, Київ, Матеріали, Одеса, Харків | FIRM.UA
 

ми з Вами з 1999 року

Тайм-менеджмент

«Який жах! Кінець робочого дня, а я нічого не встигаю», – подумала Юля, випиваючи шосту чашку кави й переглядаючи відомості, що тільки-но надійшли. Затвердити квартальний звіт, організувати зустріч, замовити квитки у відрядження, написати тези для презентації – і все це на «учора». Правда, учора було теж саме, тільки руки так і не дійшли…

Знайомо, чи не правда? Темп життя прискорюється, і ми губимося серед безлічі справ і завдань, які ставить перед нами робота. Хоча, як відомо, вовка ноги годують. І якщо ми реально хочемо чогось досягти, варто навчитися управляти власним часом. Адже час – це той самий четвертий вимір, у якому ми вміємо рухатися тільки в одну сторону – майбутнє. Це той товар, що не купити, не обміняти, не відкласти на завтра. Залишається одне, навчитися використовувати його раціонально.

Елементарні спостереження за роботою деяких службовців підтверджують, що, на жаль, той самий робочий час може використовуватися тільки на 50-75% – у найкращому разі. І не завжди з недбайливості співробітників, частіше – це елементарне невміння сконцентруватися на завданні, вибрати оптимальний розклад дій, організувати самого себе.

Аналіз цих проблем і привів до актуальності, так званого, тайм-менеджменту. Багато хто розуміє менеджмент, як керування часом. Це не зовсім вірно, тому що управляти часом людство поки не навчилося, а от навчитися ефективного його використовувати можна.

Існує досить методик цієї тематики, дуже популярні усілякі психологічні тренінги, що допомагають людині керувати самим собою у цьому складному часовому потоці. Хоча насправді, кожний може виробити свої власні правила.

Сформулюємо деякі фундаментальні секрети тайм менеджменту, які можливо допоможуть вибудувати власну систему:
пріоритети. Навчиться чітко визначати, що саме для вас особливо важливе й актуальне на цей момент, тобто яка справа вимагає негайних дій, а яка може зачекати. З іншого боку, не забувайте стародавню мудрість: «Не відкладай на завтра те, що можна зробити сьогодні»;
концентрація. Виконуючи будь-яке завдання, визначену вами як пріоритетну на цей момент, сконцентруйтеся саме на ній. Не розкидайтеся. Мозок людини так уже влаштований, що він не може одночасно зосереджувати на декількох питаннях, максимум – два завдання, третє вже залишиться ігнорованим аутсайдером. Більше того, мимоволі це завдання буде відсуватися постійно на задній план. А тому при виникненні подібної ситуації спробуйте делегувати це завдання, можливо, хтось із ним упоратися навіть краще;
планування. При чому бажано у чорновому варіанті день спланувати з вечора. Не варто відкладати саме складне на потім, починати потрібно саме із самого неприємного та важкого завдання, щоб воно, немов «Домоклов меч», не висіло над вами цілий день. Байан Трейсі називає таку справу «жабою», тримаючи її «за пазухою», ви ризикуєте одержати масу негативних емоцій, тому у результаті так нічого і не зможете зробити. Позбувшись від цього неприємного завдання заздалегідь, ви будете вільні для подальших дій. Відзначимо й те, що плануючи день, не слід розписувати його до хвилини. Щось може піти не так, тому залишайте 10-15 хвилин на можливі зміни. Досвід показує, що витративши 10 % часу на правильне планування виконання завдання, 90 % ви зможете заощадити у процесі;
відпочинок. Навіть для залізобетонних балок існує таке поняття, як утома. Людина повинна мати повноцінний відпочинок для відновлення дій. Нагадаємо, що кращим відпочинком є зміна діяльності. Пам’ятайте про рівновагу, результативність вашої роботи прямо залежить від якості відпочинку;
не відволікайтеся. Багато компаній блокують соціальні мережі та пошту у корпоративній мережі з тієї простої причини, що службовці, маючи доступ до цих ресурсів, часто непомітно для себе витрачають левову частину робочого часу на перегляд постів, новин, спілкування та інше. Відволікати може не тільки комп’ютер (інтернет, ігри), але й спілкування з людьми. Спробуйте самі себе «заблокувати» від зовнішніх подразників. Навчіться дбайливо ставитися до робочого часу, тоді з’явиться і вільний;
dead-line. Крайній строк – саме так переводиться з англійського ще одне популярне нині у нас поняття. Починаючи яку-небудь справу, завжди визначайте цей критерій: конкретну дату і час виконання завдання. Можливо навіть розбивка на певні тимчасові етапи, що дозволяють контролювати ситуацію у цілому.

До речі, одна з популярних технік організації робочого часу, іменована «Томат», заснована саме на розбивці робочого дня на 25-хвилинні періоди активної роботи, після кожного передбачається перерва на 2,3 хвилини. Прототипом її став кухонний таймер, творець додав йому форму помідора і з його допомогою вимірював відрізки часу в 25 хвилин. Саме такі інтервали психологи називають найбільш ефективними для діяльності.

Про розбивку одного серйозного завдання на більш дрібні говорив Бенджамін Франклін, представляючи цей процес у вигляді піраміди. Дрібні підзадачі розділяються на різні зв’язані між собою рівні, у результаті виходить якась ієрархія, схожа на піраміду. І ми починаємо будувати свою справу з розумом. Такими питаннями займається системний аналіз, але його основами бажано опанувати діловій людині, що планує розвиток бізнесу та кар’єрний ріст.

Говорячи про системне планування, не будемо відкидати спонтанний підхід до цього питання. Адже вміння підлаштуватися під ситуацію, знайти оптимальне рішення в умовах, що змінилися, є одним із ключових факторів правильної організації праці. Якщо вам не за смаком «розкладування по поличках», спробуйте просто бачити мету і йти до неї. Головне рухатися, а не «зависати» у процесі. А для того, щоб вчасно це саме «зависання» помітити, дуже корисно проаналізувати минулий день, іноді з олівцем і папером. Перевірте, скільки часу було витрачено дійсно з користю. Якщо це – третина від 24 годин, поздоровляємо! Ви – великий тайм-менеджер.

Учіться управляти власним часом.


© ГК "ФінІнКом" 1999-2019 FIRM.UA - рішення для бізнесу
click fraud detection