Что такое аутсорсинг?
Чтобы не давать громоздкое определение термина, можно охарактеризовать услугу аутсорсинга, как передачу компанией, ранее самостоятельно ведущей определённые процессы, их выполнение сторонней специализированной организации.
Конечно же, вы спросите: “И зачем передавать выполнение процессов в иную организацию?” – Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо сделать небольшой исторический экскурс.
Однажды один бизнесмен столкнулся с проблемой – у него возник спрос на неординарные услуги. То ли у его штатного специалиста не хватило квалификации решить вопрос, то ли он был завален работой и начинал крутить носом, когда ему ставили очередную задачу, короче пришлось бизнесмену бежать к знакомому за помощью. Тот, конечно же, не отказал и выслал своего помогатора. В результате вопрос быстро и оперативно был решён. Бизнесмен вздохнул с облегчением от решения одной проблемы и стал готовится к другой – ожидать счёт за поддержку.
Несмело открывая конверт, он уже почти убедил себя, что ситуация требовала решения вопроса любой ценой, потому размер счёта здесь не важен… и вдруг счёт оказался очень даже приемлемым. При этом сравнив оперативность и качество работы штатного сотрудника и привлечённого, бизнесмен начал склоняться ко второму варианту.
В каких случаях это работает?
В последствии он неоднократно использовал такое “ноу-хау”, когда нужно было на короткое время привлечь специальное оборудование с умельцами работать на нём, разместить запасы комплектующих, как на зло пришедших одновременно от всех поставщиков, заменить заболевшего сотрудника и т.п. ситуациях.
Он взял на вооружение правило прибегать к аутсорсингу в следующих случаях:
➡️ необходимость в специализированных знаниях или навыках. Например, привлечение юриста по решению определённых вопросов или системного администратора по поддержке внутренней сети;
➡️ нерентабельность выполнения работ своими силами. Например, осуществление ремонта оборудования, которое осуществляется периодически. Отдав этот производственный цикл на аутсорсинг внештатному механику, можно получить приятное сокращение расходов;
➡️ возникновение сезонного спроса. Возникновение пиковых нагрузок при недостатке собственных мощностей позволяет сглаживать размещение производства на сторонних площадках;
➡️ финансово эффективнее и выгоднее оплатить услуги сторонней организации, нежели собственного персонала. Здесь суть заключалась в учёте специфики налоговых норм.
Со временем, этот бизнесмен практически перестроил бизнес: он все возможные процессы отдал на аутсорсинг. И как результат получил рост бизнеса. Ведь объём мороки и расходы стали меньше, а прибыль выше.
Он понял, что преимущество аутсорсинга — это специализация на декларируемых решениях.
Какие преимущества аутсорсинга?
И так, давайте сделаем выводы из рассказанной истории и подытожим выгоды аутсорсинга для бизнеса.
👉 стоимость услуг специалиста привлеченной компании, как правило, ниже стоимости содержания штатной единицы, т.к. вы не платите за простои, за его оснащение, обучение и т.п.
👉 накопленный опыт работы с разными предприятиями, гарантирует высокий профессиональный уровень привлеченных сотрудников.
👉 доказано высокий процент возникновения «эффекта синергии» — доход от слияния превышает сумму прибыли отдельных структур до объединения. В данном случае соединение работы привлеченного сотрудника с работой сотрудников предприятия с большой вероятностью даст отличные результаты.
👉 таким образом обеспечивается бесперебойность выполнения процесса, т.к. специализированная компания всегда в состоянии заменить отсутствующего по той или иной причине специалиста.
👉 возможность направить работу собственного штата на глобально важные или самые необходимые в процессе производства товаров и услуг моменты.
Какие недостатки аутсорсинга?
“И что у аутсорсинга не минусов?” – опять же спросите вы. – Почему же нет? Есть.
➡️ Привлекаемые сотрудники не владеют настолько полным объёмом информации, как штатные сотрудники. Потому это требует быть максимально точным и открытым при постановке задач и при координации действий. Если здесь возникнет недопонимание, то, вероятнее всего, при решении вопросов могу возникать дополнительные расходы.
➡️ Привлекаемых сотрудников нельзя вычитать, если что не так. Ведь формально они не являются вашими сотрудниками и у них ест своё руководство. Отношения у вас строятся на коммерческой основе, а не на трудовой.
➡️ Это необходимость допуска сотрудников иной организации к своим коммерческим тайнам.
Как минимизировать неудобства?
Минимизировать уровень риска можно соблюдением нескольких правил отбора компании-аутсорсера:
➡️ определите процесс, который хотите передать на аутсорсинг
Помните, что на аутсорсинг передают не ключевые, а вспомогательные процессы (функции). Например, юридическая поддержка, ведение бухгалтерского и кадрового учёта, подбор персонала, наладка и техподдержка внутренних сетей, call-центр и т.п.;
➡️ чётко обозначьте собственные цели и задачи аутсорсера
Это позволит не потерять заинтересованность сторон в процессе совместной работы, получать только необходимые услуги, избежать разочарования в результатах. Воспользовавшись знаниями консультанта по аутсорсингу, можно обойти многие негативные моменты, возникающие при выборе потенциального аутсорсера;
➡️ немаловажная деталь — эффективность отношений
Придерживайтесь линии партнёрства. В вашем распоряжении появится не просто работник, а высококвалифицированный специалист. Его задача — увеличение вашей прибыли путём оптимизации процесса, а не подмены штатного сотрудника. Причем в определенной части процесса он берет на себя тот труд, который либо финансово неприемлем для вас, либо не представляет огромной значимости. Но остается выигрышным звеном в формировании конечного результата;
➡️ проговорите и зафиксируйте полномочия и ответственность сторон в договоре
Стабильно работающая компания-аутсорсер не боится брать на себя полную ответственность за результат, т.к. уверена в своих специалистах, создаёт фонды риска, а зачастую и страхует свою профессиональную ответственность.
Что целесообразно передавать на аутсорсинг?
Как правило, передают на аутсорсинг выполнение либо полностью определённые процессы, либо только некоторые функции.
Негласно аутсорсинг подразделяется на интеллектуальный и производственный.
В свою очередь первый (более объемный) сегмент включает в себя аутсорсинг:
👉 информационных технологий – это построение и поддержка локальных сетей, наладка оборудования и периферии, услуги дата-центров;
👉 администрирования процессов – это ведение бухгалтерского и кадрового учёта, юридическое сопровождение, подбор персонала;
👉 управление знаниями – это обучение персонала и проведение тим-билдинга;
👉 рекламное продвижение – это ведение рекламных кампаний, печать полиграфии;
👉 логистические услуги и т.п.
Ну что подытожим?..
Правильно определив и передав нужные функции на аутсорсинг, вы не только освободите своё время для решения более значимых вопросов, но и получите отличное “плечо поддержки”. Без стеснения используйте передовые способы работы и бизнес будет крепнуть с каждым днём.
