Организация офиса

Как влияет офис на эффективность?

По большому счету, именно в офисе мы проводим наиболее активное время суток, иногда превращая его в своеобразную штаб-квартиру своей жизни. Посудите сами: в лучшем случае – 9 часов 5 дней в неделю, а в некоторых случаях и того больше, т.к. предприниматель чаще всего и вовсе не знает, что такое нормированный рабочий день. Свободное время – это небольшой отдых, сон и снова офис. Скажете скучно? По-разному, и от вас зависят условия вашего труда и результативность.

Кстати, неплохо бы отметить и то, что своих коллег вы видите гораздо чаще, чем членов семьи, да и общаетесь с ними чаще. В принципе, команда может устраивать, но как будут складываться отношения между офисными сотрудниками – вопрос не простой. Более того, люди могут прекрасно ладить друг с другом, но находясь ежедневно в замкнутом помещении лицом к лицу, вдруг оказываются перед серьезным психологическим стрессом. Таким образом, именно офис становится своеобразной школой жизни, формирует умение адаптироваться в коллективе, работать в команде.

Можно по-разному подходить к вопросу организации деятельности офиса, служащих, работающих в нем, однако стоит отметить, что все, начиная от цвета стен и заканчивая оргтехникой, может стать как союзником предпринимателя, так и противником.

Конечно, каждый выбирает офис в зависимости от своих возможностей.

Как правильно подобрать офис?

➡️ Место расположения. Ключевым фактором в данном вопросе является контактность бизнеса. В зависимости от него офис размещается либо ближе к развязкам (в некоторых случаях центру города), либо подальше от них. Колл-центры, оптовые склады и производственные базы не целесообразно размещать в центре, в то же время вряд ли консалтинговая компания будет иметь много клиентов, находясь на окраине. Принцип один: чем контактней бизнес, тем ближе к центру или к развязкам. Клиенту должно быть удобно добираться.
Следует также понимать, что размещение офиса может способствовать подбору персонала. Престижнее работать в центре, в шикарном офисе, даже учитывая, что больше времени уходит на дорогу к работе и неприятный осадок от толкучек в транспорте в часы пик. Размещение офиса на окраине автоматически отсекает часть кандидатов.

➡️ Площадь помещения. От количества работающих, безусловно, зависит и площадь офисного помещения. Больше людей – значит больше помещений или помещение. Конечно, можно произвести впечатление на партнёров большим помещением и небольшим количеством персонала. Излишняя свобода может либо убедить в солидности, если правильно оформить, либо затаит сомнения при искусственной пустоте.

➡️ Тип офиса. Планировка офиса может быть комнатной или свободной (опен-спейс). Размещение персонала по комнатам позволяет убрать лишние отвлекающие факторы, создаёт микроколлективы, а иногда даже расслабляет сотрудников, ведь начальство не всегда видит, чем занят тот или иной сотрудник. Офис открытого типа более современен и удобен, если правильно спланирован.

Как организовать рабочее пространство?

➡️ Базовые условия. Учитывая, что в наше время каждый сотрудник офиса работает с ПК, то следуя букве закона, на одного человека необходимо выделять не менее 6 квадратных метров. Идеальный вариант – установка полупрозрачных офисных перегородок (их сейчас выпускают в достаточном количестве и разнообразного дизайна). Хотя иногда бывает лучше просто разбить помещение на условные зоны, разместив столы так, чтобы работники сидели лицом к разным стенам или окнам. Неплохо, посредине такого офиса иметь общий стол для проведения переговоров, дискуссий, командной беседы.

➡️ Цветовая гамма мебели и стен в идеале должна соответствовать логотипу вашей компании. Наиболее популярны и проверены жизнью такие комбинации как: бежевый – белый, серый – белый, белый – металлик, иногда используют и черно-белый вариант, однако с ним нужно быть осторожными, чтобы офис не превратился в помещение ритуального агентства. Категорически неприемлемо оформление офиса, где работает несколько людей, в насыщенных красных, синих, ярко-желтых или зеленых тонах. Так как эти цвета по-разному влияют на психическое состояние человека.

➡️ Форма мебели. И хотя нынче частенько, ссылаясь на фен-шуй, при исполнении мебели избегают острых углов, отметим, что округлые формы просто менее травмоопасны. Удобство работы за столом зависит от многих факторов: от рационального размещения рабочих материалов, правильно подобранного офисного стула, источника освещения и прочего. Многих вдохновляет какая-нибудь безделушка, стоящая у компьютера, или даже фотография членов семьи. Именно они создают ощущения того самого индивидуального пространства. Но офис-менеджеру следует контролировать этот процесс, так как некоторые люди создают на столах хаос, что может серьезно раздражать коллег, да и санитарное состояние помещения от этого страдает.

➡️ Достаток освещения. Безусловно, чем больше дневного света, тем лучше. Но, к сожалению, у нас под офис часто сдаются помещения, лишенные окон вообще, и в этом случае правильная организация освещения является немаловажным фактором. Кроме общего, желательно наличие индивидуального источника света на столе у каждого.
Наиболее эффективными являются ныне светодиодные лампы, которые не только экономят электроэнергию, но и для зрения человека подходят лучше (а это немаловажный фактор). Совершенно недопустима ситуация, когда лампы издают какие-то постоянные звуки, даже минимальные – влияние на психику людей неизбежно.

➡️ Воздухообмен.  Если уж установлен кондиционер, то необходимо наличие приточно-вытяжной системы. Очень важны для эффективной работы как нормальная вентиляция, так и температура воздуха в помещении. Оптимальная, как известно, составляет 22-26 °С. Кондиционер желательно размещать таким образом, чтобы рядом не было рабочего места сотрудника. Серьезные простудные заболевания, к сожалению, не редкость в офисах из-за кондиционеров.

➡️ Качественная питьевая вода – необходимое условие нормальной работы людей в закрытых помещениях. Сейчас, в каждом уважающем себя офисе установлен кулер с водой, доставка осуществляется без малейших проблем.

➡️ Озеленение. Нужно сказать, что растения в офисе – это неплохо, вот только выживают они в таких помещениях достаточно редко. В основном это, так называемые, цветы вампиры, которые не всегда полезны для здоровья человека. Да и повышенная влажность может сыграть со многими злую аллергическую шутку, а вот зеленый уголок с небольшим фонтанчиком, увлажняющим воздух, станет, безусловно, местом отдыха, личных бесед и раздумий многих. Как говорится: “Сила природы!”

Что такое эргономика рабочих мест?

Вообще, личное пространство очень важно для человека, поэтому размещая мебель в конторе, следует учесть расположение сотрудников. Самый худший из вариантов, когда люди сидят лицом к лицу, даже за разными столами. Невольно вспомнилась советская бухгалтерия в помещении 16 квадратных метров, где полный рабочий день человек 8 женщин безвылазно наслаждались прелестями бухгалтерского учета: кипа бумаг, отчетов, нервов, семейных неурядиц, проблем со здоровьем и прочего. Иногда такое место становилось поистине вулканом человеческих страстей.

Вышеперечисленные моменты – это чисто внешние параметры. Вы можете попасть в прекрасное по дизайну помещение, где работать совершенно невозможно: глючит компьютер, не хватает канцтоваров, бумаги, задерживаются документы и прочее. Все организационные вопросы должен в идеале решать офис-менеджер, либо сотрудник, в должностные обязанности которого входит этот процесс. Своевременное обеспечение расходными материалами, их учет, обеспечение нормальной работы офисной техники (обычно этими вопросами занимается сетевой администратор), контроль за санитарным состоянием помещения – все это немаловажный участок работы.

Оборудование. Обычно, для помещения, где работают 5-6 человек, вполне хватает одного многофункционального устройства, объединяющего сканер, принтер и ксерокс. Желательно, чтобы подача документов выполнялась через сеть, а вот пройтись немного за напечатанным документом сотруднику будет даже кстати. Ведь неподвижное сидение за рабочим столом, увы, здоровью не способствует. При большем количестве штата, подход совершенно иной.

Как это влияет на производительность?

Дать возможность сотруднику реализовать свои профессиональные планы и возможности – одна из основных задач грамотного менеджера. Ведь личностный рост каждого влечет за собой и успех предприятия. Именно поэтому так важны личные контакты руководителя со служащими. А вот наш «круглый стол», поставленный в середине помещения очень может стать местом интересных бесед, реализации коллективных проектов. Вот только не стоит его превращать в обеденный. Всему свое время и место. Хотя чашечка кофе в офисе – это уже неотъемлемый атрибут.

На самом деле, поддержание позитивного психологического фона в офисе важно, как нигде в других видах деятельности. Здесь нельзя уйти, отвернуться, не видеться долгое время. Все, словно в подводной лодке. А потому, чтобы сохранить индивидуальность каждого и создать необходимый комфорт, стоит реально потрудиться. Результат не заставит себя ждать.