5-минутка vs Собрание

Зачем проводить совещания?

Как не странно, но большинство руководителей не понимает и не умеет правильно использовать инструмент координации работы. Более того, одни из них считают всякого рода совещания и собрания бестолковой тратой рабочего времени, другие – практически не вылезают из них, не успевая реализовывать и половины принятых решений.

И всё же, давайте ответим на вопросы: «А нужно ли проводить такие мероприятия?» и «Когда и в какой форме их проводить?».

Чтобы ответить на первый вопрос, давайте вспомним, в чём была проблема у Крыловских героев? Вспомнили?.. Классик сказал: «Доколь в товарищей согласья нет на лад их дело не пойдёт». Вся суть вопроса сводится к тому, что сколько людей, столько и мнений: каждый думает по-своему, добавляет важности своим процессам, желает, чтобы все акценты были настроены на него. Если действия сотрудников не подвести под один знаменатель, нацеленный на нужный компании результат, не обозначить приоритеты и акценты в работе, то производственный процесс получится хаотичным и далёким от результата.

Целесообразно проводить координационные мероприятия между подразделениями и внутри таковых, если там работает более 3 человек. Интересное наблюдение, что в постоянных коллективах, где 2-3 человека, таковые мероприятия инсталлированы в текущее общение сотрудников и отдельно проводить собрания – бессмысленная трата времени.

Какие виды совещаний бывают?

В зависимости от уровня координации мероприятия бывают 3 типов.

➡️ пятиминутки (иногда ещё называют летучки) – это оперативное собрание сотрудников внутри коллектива для согласования порядка и времени осуществления запланированных действий, обозначения момента необходимости подключения того или иного сотрудника к процессу. Также летучки организовываются, если обнаружено какое-либо непредвиденное препятствие в работе, требующее оперативного поиска решения.
Проводить такие мероприятия целесообразно перед началом рабочего процесса (дня) и по факту возникновения проблемы. Чаще всего они проводятся прямо на рабочем месте. К мероприятию привлекают либо всех сотрудников подразделения, либо только участников процесса.
Как правило, вопросы на 5-минутках обсуждаются устно без фиксации хода мероприятия.

➡️ совещание (иногда ещё называют планёрки) – это собрание руководителей или специалистов различных подразделений для согласования планов работы, координации работы между направлениями, оглашения факторов, влияющих на процесс, достигнутых результатов по выполнению ранее поставленных планов.
Такие мероприятия обычно проводятся систематически по ранее согласованному графику. Место проведения – это отдельное закрытое помещение (будь то комната переговоров, конференц-зал и т.п.). На это собрание обычно приглашают руководителей всех подразделений и, в случае необходимости, специалистов или внешних консультантов. Иногда практикуют привлекать представителя заказчика или подрядчиков, напрямую задействованных в рабочем процессе или влияющих/зависящих от него.
Ход ведения совещания обычно не фиксируют. Достаточно сформировать список, подлежащих рассмотрению вопросов. По результатам каждый участник фиксирует для себя принятые решения.

➡️ общее собрание (иногда ещё называют форумы, конференции) – это собрание всех сотрудников компании для реализации информационной политики компании: оглашения уровня реализации поставленных задач, выделения отличившихся, доведения планов работы на будущий период.
Такие мероприятия проводятся не чаще одного-двух раз в год в отдельном помещении, где удобно собрать большое количество людей, оборудованное микрофонами, есть возможность записи хода собрания, осуществления демонстрации материалов и т.п. На собрание привлекают сотрудников, руководителей всех уровней, а зачастую акционеров и представителей ключевых поставщиков и подрядчиков. Это своего рода отчётное собрание, задачей которого является формирование общего видения ситуации, достижений, угроз и перспектив.
Ход проведения собрания и результаты, как правило, записываются на видео или протоколируются.

Как его организовать?

Лучше всего, когда в компании есть график проведения собраний. В таком случае все сотрудники могут чётко планировать своё рабочее время. К тому же существующий график позволяет участникам заранее подготовится к собранию, а значит оно пройдёт максимально эффективно.

Советуем пятиминутки сделать традицией в подразделениях. Как показывает практика, это сплачивает коллектив подразделения и задаёт правильный вектор работы на день. Плюс люди начинают видеть работу всего подразделения, а не только свою, они становятся причастными к чему-то большему. Повышается уровень ответственности и вовлеченности.

Совещания целесообразно проводить в конце рабочей недели. Во-первых, это позволяет видеть оперативную картину, во-вторых, на выходных есть возможность провести анализ и правильно подкорректировать руководителям работу своих подразделений. При этом на утренних летучках такие вводные они смогут сразу довести своим подчинённым.

Иногда есть целесообразность проводить совещания не со всеми руководителями, а тематические: только с функциональным руководителем. Например, в один день – по производству с исполнительным или техническим директором, в другой – по финансам с финансовым директором, в третий – по маркетингу с коммерческим директором, в четвёртый – по персоналу с директором по персоналу и т.п.

И главное помните – не частите. Дайте возможность не только принимать решения, но и успевать внедрять их. Если на совещании нечего решать, то не собирайте его.

Как проводить совещание?

Вы можете превратить совещание в кое-что действительно полезное с помощью этих советов:

➡️ задайте повестку встречи. У вас должна быть повестка встречи, содержащая ответы на такие вопросы: «Что вы будете обсуждать?» и «Кто будет докладчиком?».

➡️ обзор важных показателей. Первоначально сделайте обзор фактического достижения важнейших показателей, по которым оценивается работа.

➡️ угрозы и возможности. Проговорите, почему результаты соответствуют или не соответствуют заданным параметрам, выясните способствующие и препятствующие факторы, спрогнозируйте тенденции и последствия, подкорректируйте оперативные планы.

➡️ большие победы. Выделите несколько минут, чтобы отметить успехи членов команды или всей команды в целом. Подбадривание и поддержка помогут поднять дух и напомнить команде, какой успешной она может быть, если постарается.

➡️ просьбы о помощи. Каждый должен иметь возможность во время совещания попросить членов команды о помощи. Если во время совещаний дать возможность сотрудникам запросить помощь коллег, вы обнаружите, что люди находят простые решения или дают хорошие ресурсы для решения проблемы.

Помимо выше указанных советов, помните о тайм-менеджменте. Задайте максимальную продолжительность для собраний, с учётом того, что каждый сотрудник должен иметь возможность высказаться и получить отзывы на предложенные проекты.

Чётко придерживайтесь выделенного времени. Это значит, что вы начинаете вовремя, заканчиваете вовремя, и каждая отдельная презентация укладывается в отведенное ей время.

Заканчивайте каждую встречу списком действий. Пусть в конце совещания координатор встречи сделает краткий обзор сказанного.