5 элементов оргструктуры

Какие элементы структуры?

Независимо от того желаете ли вы этого или нет, мало или достаточно у вас работников, крупная или малая компания, в любом случае постоянно необходимо организовывать и управлять работой в следующих 5 направлениях:
👉 работа с персоналом;
👉 коммерческая деятельность;
👉 производство;
👉 финансовый учёт;
👉 автоматизация.

При этом на стадии запуска дела большинство этих функций выполняет непосредственно сам руководитель, при росте бизнеса он начинает делегировать их подчиненным, а когда бизнес набирает обороты, то их начинают выполнять целые подразделения (департаменты). При этом функцией руководителя все равно остается всеобщее управление и координация такой работой.

А теперь давайте более подробно рассмотрим, на что именно должна быть направлена ​​работа соответствующих подразделений и выполнением каких функций они достигаются?

Что включает в себя работа с персоналом?

Какой бы бизнес вы ни придумали, но без персонала вам не обойтись. За работу с персоналом отвечает HR-подразделение. И его главная задача – создать продуктивный коллектив сотрудников.

Для этого HR-подразделение должно выполнять следующие 3 функции:

➡️ определение необходимого штата и рекрутинг
В первую очередь нужно определить, какие специалисты и в каком количестве вам нужны? Чтобы это сделать, нужно проанализировать необходимые рабочие процессы, разработать должностные инструкции для каждой позиции и учесть интенсивность работы. После этого можно приступать к рекрутингу, то есть поиску и подбору персонала;

➡️ разработка стандартов и адаптация персонала
Чтобы подобранный работник как можно быстрее влился в коллектив, начал чётко выполнять возложенные на него функции, то есть давал именно тот результат, которого вы ожидали, нужно кроме должностной инструкции, провести его адаптацию: а именно ввести в коллектив, определить порядок взаимодействия с руководителем, коллегами и подчиненными, озвучить алгоритм и нормы выполнения непосредственных функций. Чтобы это сделать, нужно описать корпоративные стандарты и научить работников действовать согласно им;

➡️ повышение производительности
Еще одной задачей HR-подразделения является вовлечение работника в рабочие процессы. Для этого проводится ряд действий по определению мотивационных факторов, определению и использованию сильных сторон работника и нивелированию слабых, внедрению эффективных поощрительных мероприятий, информационному обеспечению поставленных планов, показателям их реализации и т.д.

Что включает в себя коммерческая деятельность?

Бизнес не бывает без продаж продукции, товаров, работ или услуг. А за это отвечает коммерческое подразделение и соответственно его задача – увеличение объёмов продаж и наращивание клиентской базы.

Для этого коммерческое подразделение должно выполнять следующие 3 функции:

➡️ маркетинг
Это сложная аналитическая работа по позиционированию компании на рынке, пониманию сильных и слабых сторон продукции и сервисов, определению целевой аудитории, созданию преимуществ для привлечения клиентов, поиску вариантов повышения конкурентоспособности и занятия новых рынков сбыта. Результат работы маркетинга оказывает непосредственное влияние на следующие функции;

➡️ реклама и продвижение
О вашем продукте, сервисах, их преимуществах каким-то образом должен узнать потенциальный потребитель. Поэтому здесь разрабатываются и реализуются мероприятия по определению каналов и механизмов взаимодействия, максимально эффективного использования рекламных бюджетов, привлечения внимания потребителей и контроля уровня их осведомленности;

➡️ продажи
И завершающий элемент – реализация продукции товаров, работ и услуг. Для этого определяются каналы взаимодействия, проводятся непосредственные коммуникации, повышается их эффективность, разрабатываются и внедряются мероприятия по повышению чеков и повторных продаж.

Что включает в себя производственная деятельность?

Для того чтобы что-то продать, это «что-то» его нужно иметь. И за это отвечает производственный отдел. Его задача – своевременное изготовление качественной продукции и услуг в заказанном объёме.

При этом неважно перепродаете ли вы чей-то товар, или производите собственный, вы в любом случае только с разной интенсивностью будете иметь дело с:

➡️ проектирование продукции
Всё начинается с разработки модели продукции, комплектации услуги, наполнения сервиса и т.д. В дальнейшем с определенной периодичностью будет происходить усовершенствование, модернизация или вообще переформатирование ассортимента. Также на этой стадии разрабатываются технологические карты и технические условия изготовления спроектированной продукции или предоставление услуги;

➡️ непосредственно производство
Именно здесь происходит наладка и запуск производственных линий и процесса изготовления товара, организация и предоставление услуги, обеспечение высокого уровня сервиса;

➡️ контроль качества
И, конечно, любая продукция, услуга или сервис должны быть высокого качества. Поэтому неотъемлемой функцией является проверка его уровня, оперативное выявление брака, поиск способов повышения удобства использования или пользования.

Что включает в себя финансовый учёт?

Весь вышеописанный функционал должен приводить к поступлению в бизнес средств. Поэтому нужно правильно определить направление финансового подразделения. Задачей этого направления работы является обеспечение учета ресурсов и текущей деятельности. Для этого осуществляются работы по:

➡️ биллинг
Под биллингом следует понимать систематическую работу по оперативному выставлению счетов, своевременному учёту поступлений, соответствующему информированию об этом коммерческого подразделения для мониторинга спроса и формирования заказа на производство;

➡️ учёт ресурсов и средств
Эта работа частично является отладкой систематического ведения бухгалтерского учета и частично управлением финансовыми ресурсами для обеспечения бесперебойного рабочего процесса;

➡️ экономика бизнеса
Куда деться без понимания себестоимости, размера наценки, рентабельности бизнеса, поиска вариантов повышения использования денежных и материальных ресурсов?

Что включает в себя автоматизация?

И есть ещё один процесс, о котором часто забывают, но без которого невозможно представить современный бизнес – автоматизация. Как правило, его обеспечивает IТ-подразделение. Его основная задача – разработка, внедрение и обеспечение надежной работы других подразделений. Среди его функций:

➡️ разработка инноваций
Здесь работа проводится в двух направлениях: мониторинг новейших автоматизированных решений других разработчиков и целесообразность их применения, а также подготовка технических задач по разработке собственных автоматизированных продуктов по любому из вышеописанных направлений работы;

➡️ разработка программного обеспечения
Любую идею нужно реализовать в жизнь, поэтому не менее важна стадия организации работы программистов и техников, тестирования продукта, разработки готовой к внедрению рабочей версии;

➡️ внедрение ПО и поддержание работоспособности
Причём мы понимаем здесь в широком смысле: как компоновку и обеспечение работы внутренних компьютерных сетей и устройств, их связь с внешними сервисами, так и внедрение и поддержка работы разработанного программного обеспечения.

Что поможет в настройке?

Понятно, что для того чтобы иметь бизнес, стабильно генерирующий прибыль и имеющий перспективы развития, следует иметь все эти 5 элементов, однако на стадии стартапа всего этого еще нет, плюс недостаточно финансовых и человеческих ресурсов. Как показывает практика, наиболее эффективной является следующая последовательность развития: в первую очередь – коммерческое и производственное подразделения, затем – финансовое, за ним HR и IТ.

Также не забывайте о возможности аутсорсинга определенных процессов.