Стандартизація процесів

Що таке стандартизація процесу?

Чи пам’ятаєте ви байку «Квартет» Івана Крилова? От багато бізнесів, які починають рости і переростають розмір мікробізнесу, дуже нагадують ситуацію, як у цій байці. А знаєте чому? – Допоки бізнес дрібний, його учасники-партнери знаходять спосіб координувати дії між собою, узгодити гармонійну реалізацію своїх функцій. Як результат, бізнес зростає та потребує робочих рук. У компанію залучаються усе нові і нові працівники, кожен з яких працює по-своєму. Якщо не узгодити робочі процеси між такими співробітниками, то вони будуть розбалансованими, що призводить до неузгодженості дій, багатозадачності та конфліктів.

От стандартизація робочих процесів – це є створення і впровадження єдиних правил (методик та процедур) для виконання робочих завдань.

Основною метою стандартизації є забезпечення стабільності результату, підвищення ефективності та зниження витрат. При цьому варто розуміти, що вона мало-по-малу охоплює різні аспекти діяльності підприємства: від виробничих процесів до адміністративних процедур. У результаті це не просто набір інструкцій, а комплексна система, яка враховує усі етапи виконання завдань, від підготовки до завершення.

Який ефект від стандартизації?

Стандартизація робочих процесів надає цілий ряд переваг:

➡️ адаптація працівників. Стандартизовані процеси значно спрощують адаптацію нових співробітників до правильного виконання ними покладених на них функцій;

➡️ закладає основу ефективності. За рахунок стандартизації зменшується час на виконання завдань, оскільки кожен працівник чітко знає не лише свій функціонал, а й те, хто, коли, що і як робить;

➡️ підвищення якості. Чіткі інструкції та правила, а також адаптація до них допомагають уникнути помилок і забезпечують стабільно високий рівень виконання завдань;

➡️ зниження витрат. Зменшуються втрати ресурсів на кожному етапі, обсяг браку, скорочуються непотрібні витрати на виправлення помилок та компенсації;

➡️ прозорість відповідальності. Чіткі правила дозволяють легко контролювати виконання завдань та оцінювати результативність кожного конкретного працівника;

➡️ встановлення норм виробітку. Впровадження стандартизації дозволяє впроваджувати КРІ, контролювати навантаження, встановлювати показники обсягу виробітку.

Кому і коли це не потрібно?

Хоча стандартизація має безліч переваг, проте у деяких бізнесах вона може бути непотрібною або навіть шкідливою.

Наприклад, у креативних індустріях, де важливі нестандартні підходи, творчість та пошук інноваційних рішень, надмірна стандартизація може обмежувати свободу дій та креативність співробітників.

У проектах, які вимагають гнучкості процесів, частої або швидкої адаптації до змінних умов, стандартизація скоріше буде перешкодою.

Мікро компанії з невеликою кількістю працівників можуть виявити, що надмірна стандартизація є неефективною через складність впровадження і підтримання стандартів.

Таким чином, необхідність стандартизації залежить від специфіки діяльності бізнесу.

Який алгоритм стандартизації?

Розробка стандартизації робочих процесів включає декілька ключових етапів:

➡️ призначення відповідальної особи. Найкраще на цю позицію підходить працівник, що проявляє системний підхід до вирішення задач та наполегливість у реалізації робочого функціоналу;

➡️ аналіз поточних процесів. Виявлення та тезовий опис робочих процесів, що існують у бізнесі;

➡️ визначення етапності стандартизації. Виділення етапів і завдань, які потребують стандартизації, складання план-графіків розробки стандартів з урахуванням пріоритетів;

➡️ розробка стандартів. Створення чітких і зрозумілих інструкцій та правил для кожного робочого процесу, починаючи зі складання організаційної та функціональної структури і закінчуючи описом правил виконання тієї чи іншої функції;

➡️ узгодження стандартів. Кожен документ стандартизації має регулювати лише певне питання та не повинен дублювати інші правила. Також його положення мають синхронізуватися з положеннями інших документів. І не менш важливим є кодифікація правил, щоб користування ними було зручним та простим;

➡️ впровадження. Адаптація працівників до стандартів, навчання їх дотримання та контроль за результатом;

➡️ моніторинг та корекція. Регулярний перегляд і модернізація стандартів для їх вдосконалення та адаптації до змінних умов.

Важливо, щоб стандарти були зрозумілими та постійно доступними для всіх працівників, адже їх основне завдання – полегшити роботу шляхом встановлення єдиного порядку дій.

Які складнощі виникають у процесі?

Звичайно, що процес стандартизації буде супроводжуватися певними труднощами.

Процес розробки стандартів вимагатиме значних часових і фінансових ресурсів. При чому, до його розробки активно залучається керівництво компанії.

Процес впровадження ускладняється необхідністю адаптації співробітників, які до того ж можуть чинити опір впровадженню нових стандартів через звичку до старих методів роботи. При цьому, якщо стандарти незрозумілі або надто складні, працівники можуть неправильно їх інтерпретувати і не виконувати належним чином або взагалі ігнорувати.

Необхідність регулярного (періодичного) оновлення стандартів вимагає постійного моніторингу та адаптації до нових умов.

Однак всі ці складнощі можна подолати, якщо підходити до процесу системно і з урахуванням специфіки кожного підприємства.