Что такое коммерческая тайна?
Если говорить обычным языком, коммерческая тайна – это специально введённый режим хранения информации, которая имеет ценность для бизнеса. Такой режим, как правило, распространяется на документы и сведения, содержащие описание модели функционирования, методов и процедур реализации рабочих процессов, которые обеспечивают конкурентоспособность, а иногда и уникальность бизнеса. Именно поэтому многие предприятия внедряют коммерческую тайну.
Введение такого режима определяет порядок доступа, использования и хранения информации, а в случае нарушения режима – меры, которые необходимо предпринять.
Главная цель сохранения коммерческой тайны – не допустить, чтобы конкуренты или другие заинтересованные лица получили доступ к критически важным для бизнеса данным, которые могут быть использованы против него или в пользу конкурента.
Что нельзя засекретить?
Следует учитывать, что существуют законодательные ограничения относительно того, какие данные могут быть отнесены к коммерческой тайне. Законодательство чётко устанавливает перечень информации, которая не может быть засекречена, поскольку она касается общественных интересов или должна быть открытой с учетом её значения для общественности.
К таким данным относятся:
➡️ документы, дающие право осуществлять хозяйственную деятельность: уставные и регистрационные документы, полученные лицензии, разрешения и допуски;
➡️ документы, подтверждающие право собственности или пользования на материальные и нематериальные объекты: договоры, свидетельства, акты, патенты и т. д.;
➡️ статистическая информация о численности работников, вакансиях, фонде оплаты труда, заработной плате по секторам и категориям должностей, другие суммарные выплаты работникам;
➡️ сведения об условиях труда, соблюдении правил безопасности, о вредных условиях труда и загрязнении окружающей среды;
➡️ сведения, необходимые для выполнения государственных органов своих функций: налоговая отчётность, статистическая информация, финансовая отчётность перед контролирующими органами;
➡️ информация, которая уже стала общеизвестной или была опубликована самим предприятием.
Попытка засекретить такую информацию является противоправной и не несёт никаких последствий при её разглашении.
Что следует засекретить?
К коммерческой тайне можно отнести те данные, которые действительно важны для предприятия и могут быть использованы конкурентами во вред. Обычно это: технологические процессы, рецептуры, бизнес-планы, списки клиентов, данные о поставщиках, финансовая информация, стратегические решения и т. д.
Список того, что следует засекретить, стоит формировать с учётом специфики деятельности компании, её рынка и конкуренции. Рекомендуем установить режим коммерческой тайны на следующие документы и сведения:
👉 организационная структура, должностные инструкции и штатное расписание
👉 утвержденные регламенты (правила, процедуры, стандарты) работы компании
👉 рабочая документация, переписка по электронной почте, мессенджерам
👉 программное обеспечение, собственные программные продукты и сервисы
👉 рабочие инструменты: доступы, коды, ключи, пароли и т. д.
👉 информация о квалификационном уровне сотрудников, персональные и контактные данные
👉 стратегии, программы и планы развития компании
👉 объёмы закупок, продаж и инвестиций
👉 себестоимость услуг, размер наценки, плановые и фактические показатели объемов предоставленных услуг
👉 все финансовые показатели, состояние банковских счетов и имущества
👉 условия финансовых операций партнеров, перечни и данные о поставщиках и клиентах
👉 сведения об оборудовании, помещениях, системах охраны и аудио-видеозаписи, и места их хранения.
Как внедрить режим секретности?
Внедрение режима коммерческой тайны требует системного подхода и привлечения к процессу руководителей всех уровней управления бизнесом.
На начальном этапе следует составить перечень данных, на которые будет распространяться режим коммерческой тайны. Составьте список документов, содержащих такие данные. Определите права и объём доступа к таким данным.
После этого переходите к юридическому оформлению. Разработайте и утвердите внутренний регламент по коммерческой тайне. Внесите соответствующие изменения в уставные документы, а затем введите в действие регламент распоряжением руководителя.
Внедрите технические средства защиты: зашифруйте документы, защитите электронные каналы коммуникации, ограничьте права доступа, установите системы контроля от несанкционированного доступа.
Следующий шаг – проставление соответствующей отметки на документах и носителях информации, представляющих коммерческую тайну, внесение изменений в договоры или разработка отдельного договора о конфиденциальности.
Проведите адаптацию персонала по знанию и соблюдению соответствующего регламента. После прохождения обучения зафиксируйте путём подписания отдельного договора или расписок в журнале о прохождении сотрудниками адаптации. Только после этого предоставьте доступы.
Не забудьте о контроле за соблюдением режима коммерческой тайны: проводите внутренние проверки знания и соблюдения сотрудниками всех уровней регламента на практике.
Кто и как может получить доступ?
Доступ к коммерческой тайне должен быть чётко регламентирован и ограничен. Обычно право на доступ получают только те сотрудники, которые непосредственно работают с этой информацией или партнеры, которые имеют соответствующие договорные обязательства. При этом они получают доступ исключительно после прохождения соответствующей адаптации.
Основные принципы доступа:
➡️ необходимости. Доступ предоставляется только тем, кому это необходимо для выполнения служебных обязанностей и строго в пределах потребности;
➡️ разграничения. Установите разные уровни доступа к информации в зависимости от должности и функциональных обязанностей сотрудников.
Что делать при нарушении?
В случае нарушения режима коммерческой тайны необходимо действовать оперативно и эффективно, чтобы минимизировать последствия и предотвратить дальнейшее распространение информации.
Если это произошло, то первоочерёдно нужно идентифицировать и зафиксировать, кто именно допустил нарушение и какая информация была раскрыта?
Затем определите, какие меры необходимо предпринять, чтобы прекратить нарушение, изъять информацию с коммерческой тайной из публичного доступа, остановить её дальнейшее распространение, минимизировать ущерб?
Оцените нанесенный ущерб: проанализируйте фактические и возможные последствия для бизнеса от утечки информации. Привлеките юристов для подготовки иска, если нарушение нанесло значительный ущерб. Возможно, потребуется обратиться в суд или в правоохранительные органы.
Внедрите меры для предотвращения повторения нарушения. Пересмотрите и усилите меры безопасности, проведите повторную адаптацию персонала, при необходимости обновите или модернизируйте политику конфиденциальности и соответствующий регламент.
