Що таке аутсорсинг?
Щоб не давати громіздке визначення терміну, можна охарактеризувати послугу аутсорсингу, як передачу компанією, яка раніше самостійно вела певні процеси, їх виконання сторонньої спеціалізованій організації.
Звичайно ж, ви запитаєте: “І навіщо передавати виконання процесів в іншу організацію?” – Щоб відповісти на це питання, потрібно зробити невеликий історичний екскурс.
Якось один бізнесмен зіткнувся з проблемою – у нього виник попит на неординарні послуги. Чи то у його штатного фахівця не вистачило кваліфікації вирішити питання, чи він був завалений роботою і починав крутити носом, коли йому ставили чергове завдання, коротше довелося бізнесменові бігти до знайомого по допомогу. Той, звичайно, не відмовив і вислав свого помагатора. У результаті питання швидко і оперативно було вирішено. Бізнесмен зітхнув з полегшенням від вирішення однієї проблеми і став готуватися до іншої – чекати на рахунок за підтримку.
Несміливо відкриваючи конверт, він уже майже переконав себе, що ситуація вимагала вирішення питання за будь-яку ціну, тому розмір рахунку тут не важливий… і раптом рахунок виявився дуже прийнятним. При цьому порівнявши оперативність та якість роботи штатного співробітника та залученого, бізнесмен почав схилятися до другого варіанту.
У яких випадках це працює?
Згодом він неодноразово використовував таке “ноу-хау”, коли потрібно було на короткий час залучити спеціальне обладнання з умільцями працювати на ньому, розмістити запаси комплектуючих, які на зло прийшли одночасно від усіх постачальників, замінити хворого співробітника і подібних ситуаціях.
Він узяв на озброєння правило вдаватися до аутсорсингу у таких випадках:
➡️ необхідність у спеціалізованих знаннях або навичках. Наприклад, залучення юриста щодо вирішення певних питань або системного адміністратора з підтримки внутрішньої мережі;
➡️ нерентабельність виконання робіт самотужки. Наприклад, здійснення ремонту обладнання, яке здійснюється періодично. Віддавши цей виробничий цикл на аутсорсинг позаштатному механіку можна отримати приємне скорочення витрат;
➡️ виникнення сезонного попиту. Виникнення пікових навантажень за нестачі власних потужностей дозволяє згладжувати розміщення виробництва на сторонніх майданчиках;
➡️ фінансово ефективніше та вигідніше оплатити послуги сторонньої організації, ніж власного персоналу. Тут суть полягала в обліку специфіки податкових норм.
Згодом цей бізнесмен практично перебудував бізнес: він усі можливі процеси віддав на аутсорсинг. І як результат одержав зростання бізнесу. Адже обсяг мороки та витрати стали меншими, а прибуток вищий.
Він зрозумів, що перевага аутсорсингу – це спеціалізація на декларованих рішеннях.
Які переваги аутсорсингу?
І так, давайте зробимо висновки з розказаної історії та підсумуємо вигоди аутсорсингу для бізнесу:
👉 вартість послуг спеціаліста залученої компанії, як правило, нижча за вартість утримання штатної одиниці, бо ви не платите за простої, його оснащення, навчання тощо;
👉 накопичений досвід роботи з різними підприємствами гарантує високий професійний рівень залучених співробітників;
👉 доведено високий відсоток виникнення «ефекту синергії» — дохід від злиття перевищує суму прибутку окремих структур до об’єднання. У разі поєднання роботи залученого співробітника з роботою співробітників підприємства з великою ймовірністю дасть відмінні результати;
👉 таким чином, забезпечується безперебійність виконання процесу, бо спеціалізована компанія завжди може замінити відсутнього з тієї чи іншої причини фахівця;
👉 можливість направити роботу власного штату на глобально важливі чи найнеобхідніші у процесі виробництва товарів та послуг моменти.
Які недоліки аутсорсингу?
“І що в аутсорсингу немає мінусів?” – Знову ж запитаєте ви. – Чому ж ні? Є.
➡️ Залучені співробітники не володіють настільки повним обсягом інформації, як штатні співробітники. Тому це потрібно бути максимально точним і відкритим під час постановки завдань та при координації дій. Якщо тут виникне непорозуміння, то найімовірніше при вирішенні питань можу виникати додаткові витрати.
➡️ Залучених співробітників не можна відчитувати, якщо щось не так. Адже формально вони не є вашими співробітниками, і у них є своє керівництво. Відносини у вас будуються на комерційній основі, а не трудовий.
➡️ Це необхідність допуску співробітників іншої організації до своїх комерційних таємниць.
Як мінімізувати незручності?
Мінімізувати рівень ризику можна дотриманням кількох правил відбору компанії-аутсорсера:
➡️ визначте процес, який бажаєте передати на аутсорсинг
Пам’ятайте, що на аутсорсинг передають не ключові, а допоміжні процеси (функції). Наприклад, юридична підтримка, ведення бухгалтерського та кадрового обліку, підбір персоналу, налагодження та техпідтримка внутрішніх мереж, call-центр тощо;
➡️ чітко позначте власні цілі та завдання аутсорсера
Це дозволить не втратити зацікавленість сторін у процесі спільної роботи, отримувати лише необхідні послуги, уникнути розчарування у результатах. Скориставшись знаннями консультанта з аутсорсингу, можна обійти багато негативних моментів, що виникають під час виборів потенційного аутсорсера;
➡️ важлива деталь – ефективність відносин
Дотримуйтесь лінії партнерства. У вашому розпорядженні з’явиться не просто робітник, а висококваліфікований фахівець. Його завдання – збільшення вашого прибутку шляхом оптимізації процесу, а не заміни штатного співробітника. Причому у певній частині процесу він бере на себе ту працю, яка або фінансово неприйнятна для вас, або не має великої значущості. Але залишається виграшною ланкою у формуванні кінцевого результату;
➡️ проговоріть та зафіксуйте повноваження та відповідальність сторін у договорі
Стабільно працююча компанія-аутсорсер не боїться брати він повну відповідальність результат, бо впевнена у своїх фахівцях, створює фонди ризику, а найчастіше і страхує свою професійну відповідальність.
Що доцільно передавати на аутсорсинг?
Як правило, передають на аутсорсинг виконання або цілком певні процеси, або лише деякі функції.
Загалом аутсорсинг поділяється на інтелектуальний та виробничий.
У свою чергу перший (більш об’ємний) сегмент включає аутсорсинг:
👉 інформаційних технологій – це побудова та підтримка локальних мереж, налагодження обладнання та периферії, послуги дата-центрів;
👉 адміністрування процесів – це ведення бухгалтерського та кадрового обліку, юридичний супровід, підбір персоналу;
👉 управління знаннями – це навчання персоналу та проведення тим-білдингу;
👉 рекламне просування – це ведення рекламних кампаній, друк поліграфії;
👉 логістичні послуги тощо.
Ну що підведемо підсумок?..
Правильно визначивши і передавши потрібні функції на аутсорсинг, ви не тільки звільните свій час для вирішення більш значущих питань, але й отримаєте чудове плече підтримки. Без сором’язливості використовуйте передові способи роботи і бізнес буде зміцнюватися з кожним днем.
