5-хвилинка vs Збори

Навіщо проводити наради?

Як не дивно, але більшість керівників не розуміють і не вміють правильно використовувати інструмент координації роботи. Більше того, одні вважають всякого роду наради і збори безглуздою тратою робочого дня, інші – майже не вилазять із них, не встигаючи реалізовувати і половини прийнятих рішень.

І все ж таки, давайте відповімо на запитання: «А чи потрібно проводити такі заходи?» і «Коли та у якій формі їх проводити?».

Щоб відповісти на перше запитання, пригадаймо, у чому була проблема у криловських героїв? Згадали?.. Класик сказав: «Доки у товаришів згоди немає на лад їхня справа не піде». Вся суть питання зводиться до того, що скільки людей, стільки й думок: кожен думає по-своєму, додає важливості своїм процесам, бажає, щоб усі акценти були налаштовані на нього. Якщо дії співробітників не підвести під один знаменник, націлений на потрібний компанії результат, не позначити пріоритети та акценти у роботі, то виробничий процес вийде хаотичним та далеким від результату.

Доцільно проводити координаційні заходи між підрозділами та всередині таких, якщо там працює понад 3 особи. Цікаве спостереження, що у постійних колективах, де 2-3 людини, такі заходи інстальовані у поточне спілкування співробітників та окремо проводити збори – безглузда трата часу.

Які види нарад бувають?

Залежно від рівня координації заходи бувають трьох типів:

➡️ п’ятихвилинки (іноді ще називають летучки) – це оперативні збори співробітників усередині колективу для узгодження порядку та часу здійснення запланованих дій, позначення моменту необхідності підключення того чи іншого співробітника до процесу. Також летучки організовуються, якщо виявлено якусь непередбачену перешкоду у роботі, яка потребує оперативного пошуку рішення.
Проводити такі заходи доцільно перед початком робочого процесу (дня) та за фактом виникнення проблеми. Найчастіше вони проводяться прямо на робочому місці. До заходу залучають або всіх співробітників підрозділу або лише учасників процесу.
Як правило, питання на 5-хвилинках обговорюються усно без фіксації перебігу заходу.

➡️ нарада (іноді ще називають планерки) – це збори керівників чи спеціалістів різних підрозділів для узгодження планів роботи, координації роботи між напрямками, оголошення факторів, що впливають на процес, досягнутих результатів виконання раніше поставлених планів.
Такі заходи зазвичай проводяться систематично за раніше узгодженим графіком. Місце проведення – це окреме закрите приміщення (чи то кімната переговорів, конференц-зал тощо). На ці збори зазвичай запрошують керівників усіх підрозділів і, у разі потреби, фахівців чи зовнішніх консультантів. Іноді практикують залучати представника замовника чи підрядників, які безпосередньо залучені до робочого процесу або впливають/залежать від нього.
Хід ведення наради зазвичай не фіксують. Достатньо сформувати список питань, які підлягають розгляду. За результатами кожен учасник фіксує собі прийняті рішення.

➡️ загальні збори (іноді ще називають форуми, конференції) – це збори усіх співробітників компанії для реалізації інформаційної політики компанії: оголошення рівня реалізації поставлених завдань, виділення, доведення планів роботи на майбутній період.
Такі заходи проводяться не частіше одного-двох разів на рік в окремому приміщенні, де зручно зібрати велику кількість людей, обладнаних мікрофонами, є можливість запису ходу зборів, здійснення демонстрації матеріалів тощо. На збори залучають співробітників, керівників усіх рівнів, а найчастіше акціонерів та представників ключових постачальників та підрядників. Це свого роду звітні збори, завданням яких є формування загального бачення ситуації, досягнень, загроз та перспектив.

Хід проведення зборів та результати зазвичай записуються на відео або протоколюються.

Як її організувати?

Найкраще, коли у компанії є графік проведення зборів. У цьому разі усі співробітники можуть чітко планувати свій робочий час. До того ж існуючий графік дозволяє учасникам заздалегідь підготуватися до зборів, а отже, вони пройдуть максимально ефективно.

Радимо п’ятихвилинки зробити традицією у підрозділах. Як показує практика, це гуртує колектив підрозділу та задає правильний вектор роботи на день. Плюс люди починають бачити роботу всього підрозділу, а не лише свою, вони стають причетними до чогось більшого. Підвищується рівень відповідальності та залучення.

Наради доцільно проводити наприкінці робочого тижня. По-перше, це дозволяє бачити оперативну картину, по-друге, на вихідних є можливість провести аналіз та правильно відкоригувати керівникам роботу своїх підрозділів. При цьому на ранкових летучках такі ввідні вони зможуть одразу довести до своїх підлеглих.

Іноді є доцільність проводити наради не з усіма керівниками, а тематичні: лише з функціональним керівником. Наприклад, в один день – з виробництва з виконавчим або технічним директором, в інший – з фінансів з фінансовим директором, в третій – з маркетингу з комерційним директором, в четвертий – з персоналу з директором з персоналу і т.д.

І головне пам’ятайте – не частіть. Дайте можливість не лише приймати рішення, а й встигати їх впроваджувати їх. Якщо на нараді нема чого вирішувати, то не збирайте її.

Як проводити нараду?

Ви можете перетворити нараду на щось дійсно корисне за допомогою цих порад:

➡️ встановіть порядок денний зустрічі. У вас має бути порядок денний зустрічі, що містить відповіді на такі запитання: «Що ви будете обговорювати?» та «Хто буде доповідачем?»

➡️ огляд важливих показників. Спочатку зробіть огляд фактичного досягнення найважливіших показників, якими оцінюється робота.

➡️ загрози та можливості. Проговоріть, чому результати відповідають або не відповідають заданим параметрам, з’ясуйте фактори, що сприяють і перешкоджають, спрогнозуйте тенденції та наслідки, відкоригуйте оперативні плани.

➡️ великі перемоги. Виділіть кілька хвилин, щоб відзначити успіхи членів команди чи всієї команди загалом. Підбадьорювання та підтримка допоможуть підняти дух і нагадати команді, якою успішною вона може бути, якщо постарається.

➡️ прохання про допомогу. Кожен повинен мати можливість під час наради попросити членів команди про допомогу. Якщо під час нарад дати можливість співробітникам попросити допомогу колег, ви виявите, що люди знаходять прості рішення або дають хороші ресурси для вирішення проблеми.

Крім вище зазначених порад, пам’ятайте про тайм-менеджмент. Вкажіть максимальну тривалість для зборів, з урахуванням того, що кожен співробітник повинен мати можливість висловитися та отримати відгуки на запропоновані проекти.

Чітко дотримуйтесь виділеного часу. Це означає, що ви починаєте вчасно, закінчуєте вчасно, і кожна окрема презентація укладається у відведений час.

Завершуйте кожну зустріч списком дій. Нехай наприкінці наради координатор зустрічі зробить короткий огляд сказаного.