Фінансова дисципліна

Що є основою фінансової дисципліни?

Розглядаючи фінансові потоки у розрізі окремого підприємства, можна виділити такі основні функції:

➡️ білінг – система виставлення рахунків і збору грошей;

➡️ контроль своєчасності оплати – система перевірки своєчасності та повноти надходження коштів;

➡️ стратегія взаємовідносин з контрагентами – правила роботи, стимулюючі надходження коштів.

Як організувати білінг?

У загальнодоступному розумінні білінг – система обліку реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг) з виставленням рахунків для їх оплати. Як правило, білінгова система базується на програмному забезпеченні, яке дозволяє у зручній для виробника формі вести облік. Будь-то товарні позиції або людино-години, основне завдання системи – вести правильний підрахунок і згенерувати рахунок для передачі клієнту. Звичайно ж, білінг також дозволяє враховувати надходження коштів, повноту і своєчасність надходжень.

Дуже важливо продумано підійти до організації власної системи виставлення рахунків. Рекомендуємо користуватись такими принципами білінгу:

➡️ рахунок повинен у повному обсязі відображати необхідну інформацію.
Він повинен бути достатнім для безпомилкового проведення платежу, щоб клієнту нічого не завадило оплатити його без отримання будь-якої додаткової інформації;

➡️ рахунок повинен виставлятися оперативно.
Намагайтеся позбуватися накопичення витрат, відкладаючи і виставляючи поточні рахунки один-два рази на місяць. Оперативне виставлення рахунку передбачає активне надходження коштів і, відповідно, зростання накопичень. Візьміть за правило виставляти рахунки щодня, щоб звести до мінімуму ймовірність невірно його виписати або взагалі забути.

Як покращити розрахунки?

Однак, виставлення рахунку ще не є гарантією його оплати. У покупця також можуть виникнути труднощі і він, у свою чергу, може несвоєчасно або неповністю оплатити, а то й зовсім не оплатити рахунок. Це значно вплине на підприємство-продавця, тому що у разі відсутності резервів, воно або не зможе справити необхідні закупівлі, або змушене буде порушити графік розрахунків зі своїми контрагентами.

У цьому випадку рекомендуємо керуватися такими правилами:

➡️ контролюйте оплату.
Щодня здійснюйте контроль надходження та відмітки у білінговій системи надходження коштів;

➡️ нагадуйте клієнту про необхідність своєчасної і повної оплати рахунку.
За таких порушень, повідомте про негативні наслідки, наприклад, зменшення або скасування знижки, підвищення ціни тощо.

Як забезпечити своєчасність розрахунків?

Створіть усі умови, щоб вашому контрагенту було вигідніше вчасно і повністю сплатити рахунок.

Пропишіть у договорі, а також обговоріть у процесі переговорів зі своїми партнерами зобов’язання взаємного повідомлення у випадку неможливості вчасно або у повному обсязі виконати фінансові зобов’язання. Відкритість відносин не тільки сприяє стабільності таких, а й є чесним по відношенню до іншої сторони. Адже попередивши заздалегідь, ви даєте можливість контрагенту підготуватися і спробувати уникнути негативних наслідків.

Не зайвим буде і створення резервів для покриття ризику несвоєчасної оплати. Адже які б заходи не були вжиті, це не є 100 % гарантією надходжень усіх очікуваних платежів.

Аналізуйте свої відносини з клієнтами. Це дозволить виявити слабкі сторони і відпрацювати стратегію побудови фінансових взаємовідносин.

Які ефективні стимули та мотиватори?

Ось основні правила для побудови системи, що захищає інтереси продавця:

➡️ передоплата.
Пам’ятаєте вислів, що ніщо так не додає впевненості, як 100 % передоплата? Відповідно можна встановити правило такої оплати при невеликій сумі закупівлі або при здійсненні угоди вперше. Перевіряйте фінансові можливості свого покупця;

➡️ знижка, як заохочення розрахунків.
Створіть систему знижок для тих, хто сплачує відразу. Це вигідно, тому що допоможе заощадити на контролі оплати;

➡️ пропишіть неустойку.
Встановіть знану пеню за несвоєчасність оплати. Пам’ятайте, що ваші гроші коштують дорого. У разі системних не оплат, будете змушені залучати кредитні засоби, які не є дешевими;

➡️ зупиніть співпрацю.
У деяких випадках потрібно чітко визначити момент зупинки або розірвання відносин. Наприклад, сумою заборгованості, часом кредитування і т.п. Не потрібно бути донором чужого бізнесу. Немає оплати – немає взаємин, тому що такі будуть паразитичними.