🎉 Ми діємо з 10 грудня 1999 року
👇 Переглянь відео 👇

Ми маємо унікальні знання та навички, набуті при супроводі бізнесу під час:
⚔️ 2004 – Помаранчева революція
〽️ 2008 – Світова економічна криза
⚔️ 2014 – Революція гідності
💊 2020 – Глобальна епідемія
💣 2022 – Російська агресивна війна

💡 Наша місія:
Ми створюємо підприємницький рух, який є джерелом:
⚜️ покращення життя людей
⚜️ зміцнення української економіки
⚜️ посилення позиції України у світі

🎯 Наші цілі:
👉 займати лідируючу позицію у сфері бізнес-консалтингу на ринку України
👉 надавати якісні послуги та сервіси, зручні у використанні і за прийнятними цінами
👉 підтримувати стійку репутацію сучасної компанії, використовувати інновації для підвищення ефективності діяльності компанії

⚜️ Чесність: основа довіри і надійності = комфортна атмосфера
⚜️ Відкритість: основа порозуміння і передбачуваності = дружний колектив
⚜️ Ефективність: основа результативності та професіоналізму = продуктивність

👉 Турбота. Ми щиро цікавимося проблемами клієнта і разом виробляємо ефективні шляхи вирішення, прийнятні для клієнта
👉 Оперативність. Ми робимо все, щоб вирішити проблему своєчасно та вкластися в обумовлений строк, а також інформуємо клієнтів про поточний стан справ
👉 Ефективність. Ми працюємо на якісний результат та намагаємося досягти його з мінімальними витратами ресурсів незалежно від складності задачі
👉 Відповідальність. Ми розуміємо свою роль та вплив на результат для клієнта, тому обіцяємо лише те, що можемо виконати, і виконуємо обіцяне
👉 Конфіденційність. Ми дотримуємося режиму нерозголошення інформації у відносинах з клієнтами, а також забезпечуємо належне збереження вірних нам документів

📍 Широта погляду: розглядає питання комплексно; приділяє увагу дрібницям; застосовує досвід з інших сфер; приймає обґрунтовані рішення
📍 Розуміння: розуміє колег і клієнтів; уточнює незрозуміле; зауважує те, що не помітили інші; конструктивно сприймає критику
📍 Професіоналізм: застосовує знання та досвід, постійно вдосконалюється, поглиблює навички та уміння, готовий до розширення функцій
📍 Відповідальність: належним чином виконує обов’язки; не ховається від завдань і проблем; приймаючи рішення, розуміє наслідки; ефективно впливає на результат
📍 Перспективність: віддає пріоритет справі; постійно прагне до більшого; генерує ідеї і вчиться втілювати їх; шукає способи вдосконалення
📍 Уміння управляти: має бачення розвитку, результату; координує поточну діяльність; забезпечує робочий процесу; учить підлеглих продуктивності
📍 Керування часом: ефективно планує роботу; приділяє достатньо часу для задач; максимально сконцентрований; не відкладає на крайній строк
📍 Удосконалення: підвищує рівень професійних знань; вивчає передовий досвід; виділяє системні проблеми і долає їх; знаходить нестандартні шляхи рішень
📍 Наполегливість: долає будь-які перепони; аналізує причинно-наслідкові зв’язки; вміє відстоювати свою думку; систематично реалізує завдання
📍 Авторитет: створює позитивний імідж; проявляє об’єктивність; стає наставником для підлеглих; не відмовляє у необхідній допомозі

👇 Переглянь відео 👇

⚜️ FIRM.UA – це бізнес-хаб
📯 Задача бренду – розвиток та підтримка приватного бізнесу в Україні
🔱 Бренд об’єднує декілька підприємств

👉 КОЛЕСО – символ руху – говорить про те,що ми не стоїмо на місці, а постійно розвиваємося й удосконалюємося
👉 КОМПАС – символ орієнтування – показує розуміння вектору розвитку бренду і впевненість у тому, що ми йдемо правильним шляхом
👉 КОРОНИ – символ переваги – показує прагнення до досконалості в усіх сферах нашої діяльності

🏅 Мережа центрів для реалізації бізнес-ініціатив, свого роду інкубатори та акселератори бізнесу
🏅 Експертна структура, де працює команда професіоналів у сфері бізнес-організації
🏅 Інвестиційна площадка, де інвестори купують бізнеси чи знаходять об’єкти для інвестування
🏅 Унікальне місце, де поєднуються підприємці, бізнес-ідеї, інвестиції, експерти, і…
народжується успішний український бізнес

✨ Простір, де є все необхідне для реалізації бізнесу
✨ Соціум – спільнота людей з ідеями, знаннями, можливостями
✨ Атмосфера, що прияє формуванню та реалізації бізнес-ідей

👇 Натисни, щоб збільшити 👇

👇 Натисни на посаду для перегляду посадової інструкції 👇

🔅 Адміністрація:
     ➡️ директор
     ➡️ IT-спеціаліст

🔅 Комерційний департамент:
     ➡️ комерційний директор
     ➡️ маркетолог-аналітик
     ➡️ клієнт-менеджер
     ➡️ рекламіст
     ➡️ адміністратор сайту
     ➡️ дизайнер
     ➡️ адміністратор офісу
     ➡️ кур’єр
     ➡️ прибиральник

🔅 Департамент персоналу:
     ➡️ HR-директор
     ➡️ рекрутер

🔅 Фінансовий департамент:
     ➡️ фінансовий директор
     ➡️ спеціаліст з біллінгу

🔅 Департамент організації бізнесу:
     ➡️ директор департаменту
     ➡️ юрист
     ➡️ референт

🔅 Департамент супроводу бізнесу:
     ➡️ директор департаменту
     ➡️ асистент директора
     ➡️ головний бухгалтер
     ➡️ операціний бухгалтер
     ➡️ архіваріус
     ➡️ бухгалтер з первинних документів
     ➡️ бухгалтер-контролер
     ➡️ начальник відділу кадрів
     ➡️ інспектор з кадрів

☝️ Це спеціальний режим використання інформації, що надається співробітнику для належного виконанням ним посадових обов’язків, з метою її збереження

⚠️ Тому, що містить унікальні дані про організацію робочого процесу, напрацьовані методи та способи роботи, що є основою нашої ефективності та конкурентоспроможності

👉 Установчі документи що дозволяють займатися підприємницькою діяльністю
👉 Документи, що підтверджують право власності компанії на матеріальні та нематеріальні активи
👉 Відомості про чисельність і склад працюючих, сумарний фонд оплати праці за професіями та посадами, а також наявність вільних робочих місць
👉 Інформація та документи про сплату податків і обов’язкових платежів
👉 Інформація про завдання шкоди середовищу, недотримання безпечних умов роботи, а також розміри заподіяних при цьому збитків
👉 Інформація про участь посадових осіб групи компаній в кооперативах, підприємствах, спілках, об’єднаннях підприємств та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю
👉 Інформація, що опублікована на офіційних каналах компанії: сайті, сторінках соціальних мереж тощо

✔️ Організаційна структура, посадові інструкції та штатний розклад
✔️ Затверджені правила, процедури, стандарти роботи компанії
✔️ Робоча документація, листування електронною поштою, меседжерами
✔️ Програмне забезпечення, власні програмні продукти та сервіси
✔️ Робочі інструменти: доступи, коди, ключі, паролі тощо
✔️ Інформація про кваліфікаційний рівень співробітників, персональні та контактні дані
✔️ Плани розвитку компанії, обсяги закупівель, продажів та інвестицій
✔️ Собівартість послуг, розмір націнки, планові та фактичні показники обсягів наданих послуг
✔️ Усі фінансові показники, стан банківських рахунків та майна
✔️ Умови фінансових операцій партнерів, постачальників та клієнтів
✔️ Відомості про обладнання приміщень, систем охорони та аудіо-відеозапису і місяця їх зберігання

Щоб зберегти таємницю дотримуйся:
👉 правил, прописаних у цій матриці
👉 правил, прописаних у трудовому договорі
👉 умов співпраці з контрагентами

⛔ Умисно чи неумисно розголошувати інформацію, що є комерційною таємницею
⛔ Передавати у будь-який спосіб документи чи записи, що містять комерційну таємницю, третім особам без попереднього дозволу керівництва
⛔ Недбало ставитися до носіїв, на яких містяться відомості з комерційною таємницею
⛔ Не вжити негайних заходів для припинення порушення режиму дотримання комерційної таємниці

👌 Зберігай усі документи, блокноти, записи, носії електронної інформації у шухлядах столів, чи спеціально відведених місцях (папках, лотках) на робочому місці
👌 Не залишай документи чи носії у стані, котрий надає безперешкодний доступ до них іншим особам
👌 Не залишай свій робочий комп’ютер у незаблокованому стані у період своєї відсутності на робочому місці
👌 Не розголошуй іншим співробітникам, у т.ч. керівникам, твої унікальні паролі доступів

✋ Не заходь до програм з чужого комп’ютера чи гаджету
✋ Використовуй тільки перевірені інтернет-мережі та програми
✋ Вживай заходів перешкоджання візуального доступу до даних третіми особами, у т.ч. членами родини
✋ Пам’ятай, що при спілкуванні по телефону твою розмову можуть чути інші люди
✋ Не залишай свій персональний комп’ютер без блокування доступу на період твоє відсутності
✋ У разі зникнення ноутбука чи телефона одразу повідомляти ІТ-спеціаліста для подальшого блокування доступів до серверу та бази
✋ Дотримуйся усіх інструкцій та рекомендацій IT-спеціаліста

☝️ Це сукупність правил, що регулюють робочий процес у компанії:
✔️ графік робочого часу
✔️ формат роботи
✔️ корпоративна етика
✔️ порядок прийому на роботу
✔️ порядок переведення на іншу посаду
✔️ порядок оформлення відпустки
✔️ порядок дій при форс-мажорі
✔️ порядок звільнення з роботи

Ми практикуємо такі формати роботи:
☑️ з виходом до офісу*
☑️ віддалено (на дому) в онлайн режимі
* - якщо робочий процес цього вимагає або за бажанням співробітника

➡️ Працюємо 5 днів в тиждень: з понеділка по п’ятницю, з двома вихідними у суботу та неділю
➡️ Дотримуємося офіційних переносів робочих днів
➡️ Робочий день 8-годинний; у п’ятницю та напередодні свят він скорочений на 1 годину
➡️ За узгодженням з керівником співробітник працює в один з наступних графіків:
8:00 - 17:00, 9:00 - 18:00, 10:00 - 19:00
➡️ Обідня перерва - 1 година. Час обіду узгодь з безпосереднім керівником

🎉 8 березня - свято Весни
🎉 передостання субота червня - «Office Party» (корпоративний виїзд на природу)
🎉 16 липня - День бухгалтера
🎉 8 жовтня - День юриста
🎉 10 грудня - день народження компанії

👍 Ми звертаємось один до одного на «ти»
👍 Спілкуємося у дружньому тоні, проте без панібратства
👍 Ми проявляємо взаємоповагу, уникаємо підвищеного тону, не проявляємо негатив

⚠️ В офісі постійно ведеться аудіо-, відео фіксація та запис телефонних переговорів

➡️ Кандидат пише заяву на прийом згідно шаблону
➡️ Інспектор з кадрів формує особову справу та забезпечує підписання співробітником пакету трудових документів
➡️ Інспектор з кадрів проводить вступний інструктаж з техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежної охорони
➡️ HR-директор та наставник проводять первинну адаптацію

☝️ Усім стажерам встановлюється 2-місячний випробувальний строк
☝️ У цей період ти проходиш адаптацію та проявляєшся, а наставник оцінює твою професійність та потенціал
☝️ По проходженню випробувального строку ти стаєш повноцінним співробітником

☑️ Знайомство з безпосереднім керівником та наставником
☑️ Початок ознайомлення з корпоративними стандартами згідно плану адаптації співробітника
☑️ Отримуєш від IT-спеціаліста логіни та паролі доступів до необхідних ресурсів

⚠️ Кожен співробітник має пріоритетне право переходу на нову вакансію у компанії та розширення функціоналу за таких умов:
🎖️ займає поточну посаду понад 6 місяців
🎖️ належним чином виконує свій функціонал
🎖️ набув статус наставника
🎖️ відповідає критеріям вакансії за своїми професійними характеристиками

❇️ Про потребу у виконанні додаткового функціоналу ми публікуємо інформацію на сторінці «Only FIRM.UA» у Facebook
❇️ Якщо тебе це зацікавило і ти відповідаєш критеріям, повідом про це HR-директора
❇️ Після цього пройди співбесіду, узгодження умов
❇️ У рази позитивного рішення, ти проходиш адаптацію до виконання нових функцій

✔️ Про відкриття вакансії ми публікуємо інформацію на сторінці «Only FIRM.UA» у Facebook
✔️ Якщо вона тебе зацікавила і ти відповідаєш критеріям, повідом про це HR-директора
✔️ Після цього пройди співбесіду, узгодження умов
✔️ У рази позитивного рішення, ти пишеш заяву на переведення на іншу посаду
✔️ Далі ти проходиш адаптацію на нову посаду

🚸 Про створення робочої групи для вирішення проблематики ми публікуємо інформацію на сторінці «Only FIRM.UA» у Facebook
🚸 Якщо ти маєш на це час, тебе зацікавила проблематика і ти бажаєш доєднатися, напиши про це у коментарі
🚸 Бери участь та проявляй себе

☝️ Це невиконання функціоналу згідно робочого графіку без поважних причин (форс-мажору) та без інформування керівника

Наслідки порушення:
👉 у нас не штрафують, але неробочий час не оплачується
👉 керівники встановлять причину та зроблять тобі зауваження
👉 якщо таких буде багато, то проведемо роз’яснювальну бесіду. Якщо ж і вона не допоможе - значить ти не член нашої команди

Це будь-яка з несподіваних обставин:
🔔 поламка у помешканні, що може завдати значної шкоди
🔔 захворювання або поранення
🔔 захворювання, що вимагає догляду, поранення чи смерть члена родини
🔔 оголошення тривоги або обмеження руху
🔔 вимкнення електропостачання чи зв’язку
🔔 інша ситуація, коли ти можеш почати виконувати свою роботу із запізненням

🗯️ Напиши у «Загальний чат присутності» у Discord про відсутність або затримку з вказанням причини та часових меж

👣 Заплановану відсутність протягом робочого дня або перенесення обіду на інший час, необхідно заздалегідь узгодити зі своїм керівником
👣 У разі позитивного рішення, одразу повідом по це у «Загальний чат присутності» у Discord

🔔 Якщо ти прихворів і для одужання потрібно пару днів, достатньо повідомити про це безпосереднього керівника. Ти можеш на цей період або взяти не оплачувану відпустку, або працювати на дому
🔔 Якщо захворювання є тривалим (понад 3 дні), то обов’язково відкрий лікарняний для отримання відповідної оплати

Співробітникам надаються відпустки:
👉 оплачувана відпустка надається протягом року. Її тривалість становить* або 14 календарних днів поспіль, або тричі по 7 календарних днів у різні сезони
👉 залежно від рангу надаються додаткові оплачувані дні відпустки
👉 не оплачувані відпустки надаються за зверненням співробітника та виключно за погодженням з безпосереднім керівником
* - за погодженням з керівником допускається надання відпустки з розбивкою по дням

☑️ Щорічна оплачувана відпустка надається згідно заздалегідь узгодженого графіку відпусток у підрозділі
☑️ Окремі оплачувані дні відпустки та відпустки не оплачувані надаються за попереднім погодженням з безпосереднім керівником з урахуванням інтенсивності робочого навантаження у підрозділі, наявності підміни на період відпустки і відсутність шкоди робочому процесу
☑️ Для фактичного отримання відпустки співробітник подає відповідну заяву

Звільнення можливе у випадках:
☝️ відмови від проходження адаптації або тестування рівня освоєння регламентів
☝️ не проходження стажером випробувального терміну
☝️ за систематичну недбалість, що призводить до порушення встановлених стандартів, або невиконання встановленої норми мінімального виробітку
☝️ систематичного порушення трудової дисципліни без поважних причин або з порушенням порядку інформування
☝️ за значне або повторне порушення режиму комерційної таємниці
☝️ за систематичне створення конфліктних ситуацій у колективі або зумисний обман
☝️ за ініціативою співробітника

👣 Наставник та стажер або керівник підрозділу та співробітник за обов’язкової участі HR-директора проводять зустріч
👣 На зустрічі сторона, що ініціює звільнення пояснює причини та учасники домовляються про строки та порядок звільнення
👣 Після зустрічі в узгодженому порядку проводиться звільнення
👣 Якщо стажер або співробітник уникають участі у такій зустрічі, то після звільнення відповідні документи направляються звільненому співробітнику на його адресу

☝️ Це набір рекомендацій щодо одягу та зовнішнього вигляду, які встановлюються компанією для співробітників.

Переглянь опис рекомендацій та заборон 👉 переглянути

✔️ Це частина корпоративного іміджу, бо забезпечує стандарт відповідного зовнішнього вигляду співробітників
✔️ Створює передумови правильного сприйняття співробітників, як ділових людей, експертів галузі, професійну атмосферу
✔️ Є основою почуття спільності та приналежності до компанії

☝️ Під час випробувального строку тобі не акцентуватимуть на цьому увагу, проте буде чудово, дотримуватися дрес-коду
☝️ У подальшому колеги або керівник зробить тобі зауваження, а HR-директор проведе повторну адаптацію
☝️ Пам’ятай, дотримання дрес-коду також обов’язкове при віддаленій роботі

☝️ Це стан психологічного клімату у взаємовідносинах між співробітниками, який є основою:
✔️ взаєморозуміння та поваги
✔️ психологічного комфорту співробітництва
✔️ підтримки високого професійного рівня
✔️ розкриття потенціалу колективу

✨ Ввічливість: прояв поваги, тактичності та доброзичливості до колег
✨Конструктивність: направленість на досягнення продуктивного результату

👌 Орієнтуватися на якісне виконання робочих процесів
У робочий час пріоритет у виконанні функціональних обов’язків, особисті питання вирішуються у неробочий час
👌 Підтримка комфортних умов праці
Не відволікай інших своїми діями, порожніми балачками або непотрібними задачами, дотримуйся субординації, не конфліктуй та не підтримуй конфлікти, дотримуйся базових принципів
👌 Забезпечення чистоти та порядку у робочому просторі
Не захаращуй власне та спільний робочий простір, належно працюй з документами, завжди прибирай після себе, потурбуйся, щоб не заважати іншим

🏅 Кожен співробітник забезпечується засобами праці, необхідними для виконання посадових функцій
🏅 Якщо у місці проживання співробітника є офіс компанії та він виявив бажання працювати в офісі, то за ним закріплюється обладнане робоче місце

Кожному співробітнику у межах необхідного надається:
👉 комп’ютерне обладнання та периферія
👉 індивідуальний чи груповий номер телефону
👉 індивідуальна чи групова електронна скринька
👉 облікові записи доступів до необхідного програмного забезпечення
👉 канцелярські та господарчі товари
👉 інформаційні та рекламні матеріали тощо

✨ Канцелярські, господарчі, брендована продукція щомісяця надається або закуповується централізовано згідно поданих заявок
✨ Обладнання, устаткування, їх запчастини та програмне забезпечення закуповується через ІТ-спеціаліста за індивідуальним зверненням

Центральний офіс у Києві складається з:
➡️ фронт-офіс з доступом відвідувачів: включає рецепцію, кімнати переговорів, кухню і санвузол
➡️ бек-офісу – службові приміщення: зона робочих місць і серверна кімната
Доступ до бек-офісу мають тільки співробітники компанії і персонал обслуговування у супроводі співробітника

Заробітна плата* співробітника складається з:
✔️ базової плати: оклад та/або відрядний тариф
✔️ бонус: оплати за досягнення показників
✔️ надбавка: оплата за ранг та стаж роботи
✔️ заохочення: оплата за прояв якостей, що мотивуються
✔️ соціальні гарантії: оплата періоду тимчасової непрацездатності та відпустки
* - система оплати залежить від посади та доводиться до співробітника до моменту прийняття на роботу

➡️ Оплата проводиться на банківську карту співробітника або готівкою в офісі
➡️ Аванс виплачується 20^го числа поточного місяця, остаточний розрахунок - 5^го числа наступного місяця або у день звільнення

👇 Переглянь відео 👇

Це спосіб створення передумов для прояву конструктивних якостей шляхом:
🏅 фінансової мотивації - виплата премії
🏅 підвищення кваліфікаційного звання - присвоєння рангу

🔅 Прозорість: використовуємо прості та зрозумілі систему заохочень та механізм її застосування
🔅 Обов’язковість: постійно здійснюється систематичний моніторинг підстав застосування заохочення
🔅 Оперативність: своєчасне застосування заохочень при прояві якостей, що мотивуються
🔅 Публічність: нагородження здійснюється із залученням або доведенням інформації до усіх співробітників

❇️ Дисциплінованість: дотримання встановлених правил, належне виконання посадових обов’язків, дотримання трудового режиму
❇️ Професійність: своєчасне виконання складної задачі або великого обсягу задач (інтенсивність), особисте вирішення нестандартного питання чи ситуації (самостійність), практична допомога співробітнику іншого підрозділу у виконанні таких задач (взаємовиручка), добровільне виконання термінової роботи у позаурочний час (відгукуваність), виконання функцій відсутнього співробітника іншого підрозділу (підміна)
❇️ Ефективність: внесення конструктивних пропозицій щодо розвитку чи модернізації (ініціативність), оптимізація робочих процесів (раціоналізація)
❇️ Навчання: проведення адаптації стажерів (наставництво), самонавчання, проведення навчання співробітників
❇️ Клієнтоорієнтованість: отримання письмового позитивного відгуку від клієнта про роботу
❇️ Стабільність: систематичний прояв якостей, що мотивуються, тривалість роботи у компанії (стаж)

👇 Натисни, щоб збільшити 👇

☝️ Це кваліфікаційне звання, що присвоюється співробітнику за його професійні досягнення та вклад у розвиток компанії

Залежно від рангу співробітнику встановлюється надбавка і надаються додаткові оплачувані дні відпустки

👇 Натисни, щоб збільшити 👇

Присвоєння чергового рангу здійснюється за систематичний (від 3^х разів протягом 12 місяців) прояв будь-яких з наступних досягнень:
🎖️ особисте ефективне вирішення виникаючих нестандартних питань і ситуацій (самостійність)
🎖️ оптимізація робочих процесів (раціоналізація)
🎖️ практична допомога співробітнику іншого підрозділу у виконанні таких задач (взаємовиручка)
🎖️ внесення конструктивних пропозицій щодо розвитку чи модернізації (ініціативність)
🎖️ проведення навчання співробітників

☝️ Це процес підготовки кандидата на посаду шляхом його ознайомлення з впровадженими регламентами взаємодії та виконання робочих процесів

➡️ Первинна адаптація – перед прийняттям або переведенням кандидата на посаду, чи розширенням його функціоналу
➡️ Повторна адаптація – при допуску порушення співробітником або при модернізації його функціоналу

Процес адаптації поділяється на етапи:
✨ проведення координаційної зустрічі HR-директором для постановки задачі та роз’яснення процедури
✨ самостійне освоєння відомостей про організацію роботи та регламентів її виконання
✨ проходження тестування на засвоєння теоретичного матеріалу
✨ напрацювання практичних навиків застосування отриманих знань під наглядом наставника
✨ отримання висновку щодо фактичної готовності до виконання посадових обов’язків

☝️ Це процес підвищення професійного рівня шляхом доведення спеціальних знань та ефективних методів роботи від більш досвідченого співробітника менш досвідченому.

Мета наставництва – це оперативна підготовка новачка до ефективного виконання нових для нього функцій або виконання їх у визначений спосіб

Наставництво реалізується гідно плану введення на посаду стажиста та включає етапи:
➡️ Теорія. Спільне опрацювання вивчених правил та процедур роботи для формування у стажера алгоритму дій, акцентування уваги на нюансах, роз’яснення кращих способів реалізації посадових обов’язків.
➡️ Показ. Демонстрація виконання функцій з акцентом на процедурах та правилах, з роз’ясненням черговості та нюансів.
➡️ Контроль. Виконання стажером робочих процесу під контролем та за підтримки наставника.

🎖️ Співробітник, який отримав статус наставника та виявив бажання провести наставництво
🎖️ Безпосередній керівник новачка, якщо не призначено іншого наставника

👌 Досконало вивчи встановлені процедури та правила, дотримуйся їх
👌 Оволодій практичними навичками ефективної реалізації функціоналу
👌 Звернись до HR-директора щоб здати іспит та отримати статус «Наставник»
👌 Отримуй пропозиції про наставництво

⚠️ Твоя зарплата прямо пропорційна професійності, тобто навику практичного застосування знань

Ми практикуємо систематичне навчання у форматах:
✔️ самонавчання, тобто пошук та опанування матеріалів для отримання нових знань з власної ініціативи
✔️ профільне навчання, тобто направлення на проходження спеціалізованих освітніх програм, курсів або вебінарів для поглиблення професійних знань чи формування ефективних навичок
✔️ внутрішнє навчання, тобто процес навчання і розвитку співробітників, який організовується і проводиться всередині компанії

☝️ Ти самостійно організовуєш свій навчальний процес
👉 Обери тему та матеріал для вивчення у корпоративній електронній бібліотеці або будь-якого іншого джерела
👉 Якісно вивчи матеріал та заповни бланк відгуку про навчання
👉 Отримай заохочення, якщо мінімальний обсяг пройденого за місяць матеріалу у друкованому форматі – не менше 200 сторінок , у відео чи аудіо форматі – мінімум 10 годин

⚠️ Корпоративна бібліотека знаходиться на сервері за цим маршрутом:
     data ▶️ 02 Staff ▶️ 03 Libriry

Якщо виникла потреба у отриманні профільних знань, то:
👣 підбери відповідну навчальну програму та звернись з пропозицією до безпосереднього керівника
👣 після узгодження програми керівник підрозділу направляє звернення HR-директору з обґрунтуванням причини виникнення потреби у навчанні, інформація про організатора навчання та вартості програми
👣 після узгодження навчання HR-директором, уклади договір про навчання та пройди навчання
👣 фіксуй процес навчання у аудіо форматі та роби детальні записи
👣 після проходження навчання можеш ініціювати проведення навчання інших співробітників та отримати відповідне заохочення за це

👌 Склади план навчання та узгодь програму проведення з HR-директором
👌 Проведи навчання та виклади матеріал у бібліотеці
👌 Отримай заохочення

⚠️ Бланк відгуку про навчання знаходиться на сервері за цим маршрутом:
     data ▶️ 2 Staff ▶️ 01 Rules

Співробітник, який:
🏅 освоїв і чітко дотримується корпоративних правил
🏅 отримав статус наставника
🏅 пройшов профільне навчання або має можливість поділитися новими знаннями з колегами

Це спосіб прямої комунікації між співробітниками різних посад та підрозділів з метою:
👉 обговорення умов, можливостей та загроз
👉 формування та уніфікація спільного бачення розвитку компанії
👉 доведення стратегічних задач та щорічних планів їх реалізації
👉 координація взаємодії між підрозділами
👉 обговорення проблематик та способів їх вирішення тощо

📯 Форум проводиться періодично, але не рідше, ніж раз на рік
📯 Форум може проводитися як у формі виїзної конференції, так і онлайн форматі
📯 На Форум запрошуються усі співробітники компанії та франчайзери
📯 Про проведення Форуму завчасно сповіщаються усі учасники
📯 Кожен учасник може винести своє питання на розгляд, виступити з промовою, брати участь у обговоренні питань

☝️ Це група у Facebook, учасниками якої є виключно співробітники та франчайзери.
У групі публікується поточна інформація про наші новини, події, показники, оголошення тощо.
Інформація, яка розташована в цієї групі є конфіденційною.

👌 Кожен учасник має право робити публікації
👌 Модератором групи є HR-директор

📯 Використовуй тематичні хеш-теги для пошуку публікацій:
📍 #показники_firm_ua – показники роботи, досягнення і заохочення, рейтинги
📍 #проблематика_firm_ua – створення робочих груп для вирішення завдань; важливі питання
📍 #заходи_firm_ua – оголошення про форум, івенти
📍 #події_firm_ua – кадрові зміни, привітання з днями народжень, державними святами
📍 #новини_firm_ua – доведення цілей, планів, завдань, використання регламентів, зміни режиму роботи
📍 #флешмоб_firm_ua – оголошення конкурсів і флешмобів
📍 #гумор_firm_ua – професійний гумор, мотиватори

☝️ Це встановлений режим взаємодії між співробітниками компанії під час реалізації посадових обов’язків
Кожен співробітник має:
✔️ педантично дотримуватися принципів субординації
✔️ розуміти зміст процесів, нюанси та причинно-наслідкових зв’язків
✔️ своєчасно виконувати свій функціонал
👇 Переглянь відео 👇

👌 Спеціалізація. Підвищення ефективності праці шляхом звуження функціоналу до одного або декількох напрямків діяльності
👌 Дотримання правил. Вивчення та чітке слідування встановленим регламентам та вказівкам керівників
👌 Співробітництво. Узгоджена взаємодія співробітників різної спеціалізації при виконанні ними функціоналу
👌 Ефективність. Направленість на підвищення результативності при мінімізації витрат

Ієрархія керівних документів:
➡️ посадова інструкція – документ, що регламентує місце співробітника у структурі компанії та його посадові обов’язки
➡️ корпоративні правила – документ, що регламентує порядок, процедури та стандарти виконання посадових обов’язків
➡️ розпорядженнями керівника – документ, виданий керівником підрозділу у межах своїх повноважень для регламентування виконання робочого процесу, що не врегульований вище вказаними документами
➡️ вказівка керівника – усне розпорядження керівника щодо акцентуванні на нюансах чи вимагають припинення порушення регламенту
➡️ традиція – порядок взаємодії, що історично склався у компанії та не врегульований документально

🏅 Керівник підприємства – директор
🏅 Функціональний керівник – комерційний директор, фінансовий директор, HR-директор
🏅 Операційний керівник – директор департаменту організації бізнесу, директор департаменту супроводу бізнесу
🏅 Керівник відділу
🏅 Співробітник (незалежно від рангу)

📍 Кожен співробітник у межах свого функціоналу уповноважений врегулювати будь-який раніше не врегульований процес, а також ініціювати його врегулювання шляхом звернення до безпосереднього керівника
📍 Керівник будь-якого рівня уповноважений змінити або скасувати у цілому чи частково свій розпорядчий документ або свого підлеглого
📍 Керівник будь-якого рівня може видати свій документ для деталізації розпорядчого документу свого керівника без зміни або викривлення положень останнього
📍 У випадку виявлення конфлікту положень двох розпорядчих документів, слід повідомити про це безпосереднього керівника та керуватися положеннями документу з вищою ієрархією

☑️ Комунікації між співробітниками одного підрозділу здійснюються безпосередньо, з урахуванням ієрархії посад
☑️ У випадку спірних питань між співробітниками, співробітник має звернутися до безпосереднього керівника для прийняття рішення щодо таких питань

✅ Комунікації між співробітниками різних підрозділу здійснюються безпосередньо, якщо це передбачено правилами
✅ У інших випадках та при виникненні спірних питань, співробітник має звернутися до безпосереднього керівника для врегулювання таких питань

👌 При акценті уваги на нюансах задачі
👌 При координації дій між виконавцями
👌 При доведенні нових регламентів
👌 При потребі у інформації з питання його відання
👌 При узгодженні варіанту вирішення задачі
👌 При порушенні ним регламенту

📯 Між співробітниками одного рівня – ініціатор повідомляє зміст питання та учасники узгоджують терміновість та зручний час
📯 Між співробітниками різного рівня – ініціатор повідомляє зміст питання та керівник визначає час

Усі задачі виконуються згідно алгоритму:
👣 Постановка задачі. Керівник доводить зміст задачі, акцентує нюанси, вказує етапи та строки виконання та очікуваний результат
👣 Координація. При поетапному виконанні, після кожного етапу проводиться координація отриманого результату, дотримання строку та моніторинг факторів, що впливають на виконання
👣 Інформування. За вказівкою керівника співробітник інформує керівника та вказаних ним осіб про виконання задачі
👣 Контроль. Керівник зобов’язаний перевірити фактичний результат запланованому. При будь-яких розбіжностях має об’єктивно розібратися у ситуації та вжити необхідних заходів. При систематичних порушеннях, інформує про них HR-директора

🔔 Питання звернення відноситься до повноважень керівника вищого рівня
🔔 У випадку відсутності безпосереднього керівника
🔔 Порушення або ігнорування безпосереднім керівником встановленого регламенту

🗯️ Електронною поштою або у Diskord – при направленні запиту, реагуванні на запит, інформуванні про виконання процесу або задачі та узгодженні плану дій
🗯️ Усне обговорення – при координації дій, акцентуванні на нюансах та доведенні нових регламентів чи розпоряджень

☝️ Це тимчасова група співробітників, що створена на добровільній основі для розробки:
✔️ планів розвитку компанії, напрямків, підрозділу
✔️ заходів реалізації запланованих питань
✔️ способів удосконалення чи автоматизації робочих процесів
✔️ послуг, сервісів, комплексних пропозиції, способів їх впровадження
✔️ варіантів підвищення ефективності використання ресурсів
✔️ методів популяризації компанії
✔️ способів вирішення проблематики

⚠️ Ініціювати роботу групи може кожен співробітник компанії при виявленні проблематики, яку неможливо вирішити у звичайному робочому процесі чи яка потребує генерації пропозицій та варіантів вирішення

🔔 Опублікуй оголошення про створення робочої групи на каналі ONLY.FIRM.UA з описом проблематики, яку має вирішити група
🔔 Направ пропозицію участі колегам, яких хочеш долучити до групи
🔔 Ініціатор створення робочої групи є її координатором, керує зустрічами, поточною роботою та постановкою завдань

📯 Ініціатор створення робочої групи
📯 Будь-який співробітник – за власним бажанням
📯 Профільний керівник – обов’язково

👣 Планування роботи. Визначення проблематики, план дій групи, визначення відповідальних осіб за ділянками роботи, режим координації та зборів
👣 Опрацювання питань. Генерація пропозицій заходів дій, підготовка опису порядку та способів дій, очікуваного результату, потрібних ресурсів
👣 Внесення пропозиції. Координатор підводить загальний підсумок роботи групи та виносить на узгодження профільному керівнику компанії
👣 Заохочення. Координатор групи, після затвердження плану дій профільним керівником надає HR-директору інформацію щодо застосування заохочень учасникам групи відповідно до їх участі у роботі та впливу на результат
👣 Інформування. Про підсумок роботи групи координатор інформує колег, розміщуючи пост на сторінки ONLY.FIRM.UA
👣 Впровадження. Координатор бере участь у впровадженні кроків вирішення проблематики

☝️ Це зовнішній прояв через негативні емоції суб’єктивних протиріч у інтересах, цілях, поглядах, очікуваннях, що виникають на підставі різного підходу до робочого процесу

Основні маркери конфлікту:
🔔 ігнорування або показовий формалізм у спілкуванні
🔔 прояв нерозуміння пріоритетів та методів роботи
🔔 прояв незадоволення порядком виконання суміжних функцій, досягнутими результатами
🔔 прояв упередженого відношення, зневаги
🔔 спілкування у підвищеному тоні або у грубій формі

📍 Помітив будь-який маркер конфлікту, повідом про це безпосереднього керівника або HR-директора
📍 HR-директор розбирається у ситуації та проводить заходи медіації
📍 У разі ескалації конфлікту, проводить спільну зустріч з співробітниками, які знаходяться в стану конфлікту, та їх безпосередніми керівниками
📍 Знаходимо варіант вирішення конфліктної ситуації (компроміс, взаємні поступки тощо)
📍 У разі, коли намагання знайти компроміс не має успіху, разом з керівником підрозділу розглядається рішення про звільнення співробітника, що став причиною конфлікту

☝️ У робочих процесах задіяно засоби комунікацій:
🔊 телефонні лінії – для комунікації у голосовому режимі
🔊 месенжер «Discord» – для обміну повідомленнями оперативного характеру, координації дій, проведення онлайн зустрічей
🔊 електронна пошта – для направлення значимої інформації або надсилання документів у електронній формі
🔊 чат-бот «Чат з FIRM.UA» – для автоматизованої обробки звернень з месенжерів Telegram та Viber

✔️ Зручність – відповідність звичкам та вимогам до комфорту взаємодії
✔️ Ввічливість – прояв поваги, тактичності та доброзичливості
✔️ Конструктивність – направленість діалогу на досягнення плідного результату
✔️ Професійність – дотримання ділового стилю та ефективності взаємодії

📧 Кожному співробітнику надається доступ до електронної пошти згідно його посади
📧 Електронна пошта може бути, як індивідуальною, так і груповою (для декількох осіб з однаковим функціоналом)
📧 Пароль доступу до електронної пошти є комерційною таємницею
📧 Зміна паролю доступу до пошти, шрифту, автопідпису, шаблону відповіді, а також встановлення автовідповідей та переадресації листів налаштовується ІТ-спеціалістом

✔️ Перевіряй пошту не рідше одного разу на годину та оперативно реагуй на вхідні листи
✔️ СПАМ-повідомлення помічаються, як «СПАМ» та видаляються
✔️ Листи, що направлені відправником не за компетенцією, перенаправляються відповідному співробітнику, в компетенцію якого входить дане питання
✔️ Якщо лист отримано від нового адресата, даних якого відсутні у адресній книзі, то його адресу необхідно внести до контактних даних
✔️ Листи, що надійшли за компетенцією, підлягають обробці

Листи підлягають обробці з моменту отримання у строк:
🔔 щодо запиту інформації з бази, постановка задачі - протягом 4 робочих годин
🔔 щодо складних питань, які потребують детальної підготовки та комплексного розгляду, - протягом 3 робочих днів
При цьому відправнику надсилається повідомлення такого змісту:
   ✏️ «Дякуємо за Ваше звернення! Питання прийнятий до розгляду. Ми детально вивчимо його і відповімо протягом 3 робочих днів»

✅ Увійди до електронної пошти та натисни «Створити»
✅ У поле «Кому» введи адресу електронної пошти адресата
✅ За потреби введи в поле «Копія» / «Прихована копія» адресу електронної пошти відповідно залучених до питання / контролюючих осіб
✅ У полі «Тема» вкажи тезово зміст листа, що дозволить за потреби його ідентифікувати або знайти
✅ У вікні тексту листа привітайся, якщо це перша комунікація з адресатом за день, та опиши суть звернення
✅ За потреби натисни на «Вкладення» та додай потрібні документи в електронній формі
✅ Перевір правильність заповнення та натисни «Відправити»

☑️ Увійди до електронної пошти та натисни на непрочитаний лист, переглянь його
☑️ Якщо протягом 5 секунд лист не змінить статус на «прочитаний» (адреса відправника змінить шрифт з жирного на звичайний), то з метою уникнення дублювання відповіді зміни статус листа
☑️ Натисни «Відповісти» та напиши зміст відповіді
☑️ За потреби введи в поле «Копія» / «Прихована копія» адресу електронної пошти відповідно залучених до питання / контролюючих осіб
☑️ Якщо у полі «Тема» нічого не вказано, то вкажи тезово зміст листа
☑️ У вікні тексту листа привітайся, якщо це перша комунікація з адресатом за день, та опиши відповідь
☑️ За потреби натисни на «Вкладення» та додай потрібні документи в електронній формі
☑️ Перевір правильність заповнення та натисни «Відправити»

Якщо питання щодо якого стосується лист не відноситься до твоєї компетенції, то:
🔀 якщо протягом 5 секунд лист не змінить статус на «прочитаний» (адреса відправника змінить шрифт з жирного на звичайний), то з метою уникнення дублювання відповіді зміни статус листа
🔀 натисни «Переадресувати» та перешли листа профільному спеціалісту, а якщо вагаєшся кому, то своєму керівнику
🔀 Поле «Тема» не змінюй
🔀 У вікні тексту листа вкажи «Надсилаю за компетенцією»
🔀 Перевір правильність заповнення та натисни «Відправити»

👇 Натисни, щоб збільшити 👇

Ми використовуємо:
📞 внутрішні телефонні лінії
📞 зовнішні телефонні лінії
📞 корпоративні мобільні лінії
📞 систему моніторингу Бінотел

⚠️ Забороняється використовувати для комунікацій з клієнтами або надавати третім особам номери особистих телефонів співробітників

☎️ Адміністративна лінія
     + 380 44 5993737 - багатоканальний

☎️ Рекламні лінії - для комунікацій щодо залучення клієнтів:
     + 380 93 5153737 - lifecell
     + 380 96 5153737 - kyivstar
     + 380 99 5153737 - vodaone

☎️ Клієнтські лінії - для комунікацій з клієнтами системного супроводу:
     + 380 93 5645050 - lifecell
     + 380 96 5645050 - kyivstar
     + 380 99 5645050 - vodafone

Перелік внутршніх ліній за посадами знаходиться на сервері за цим маршрутом:
     data ▶️ 2 Staff ▶️ Vnutrishni kontakty

Корпоративні мобільні лінії надаються співробітникам з роз’їзним характером роботи:
📱 директор компанії:
     + 380 67 2344000
📱 директор ДСБ:
     + 380 67 2232111
📱 клієнт-менеджер:
     + 380 67 2235454
📱 кур’єри:
     + 380 67 2235453
     + 380 96 2235455

Це онлайн платформа моніторингу телефонних комунікацій, де:
📑 фіксуються вхідні та вихідні дзвінки
📑 зберігаються записи телефонних перемовин
📑 контролюється якість та частота комунікацій
Доступ до платформи має кожен співробітник

Інструкція "для чайників" щодо користування особистим кабінетом Binotel 👉 переглянути

Приймають та опрацьовують дзвінки:
➡️ адміністратор – дзвінки на адміністративну лінію та з питань запитів державних та контролюючих органів щодо діяльності компанії
➡️ клієнт-менеджери – дзвінки на рекламні лінії та з питань звернень щодо придбання послуг компанії та співробітництва
➡️ операційні бухгалтери – дзвінки на клієнтські лінії та з питань реагування на звернення системних клієнтів
➡️ будь-який співробітник – дзвінок, що надходить на його номер або на номер сусіда, котрий відсутній на робочому місці (у порядку перехоплення)

👣 Не пізніше третього вхідного дзвінка підійми слухавку
👣 Назвись у форматі:
   🗣️ «Мене звати <назви своє ім’я>. Слухаю вас, <ім’я співрозмовника, якщо таке внесено до Binotel>.»
👣 Уважно вислуховуєш питання співрозмовника
👣 У разі відсутності у Binotel імені співрозмовника, з’ясовуєш його шляхом постановки питання:
   🗣️ «Підкажіть, як я можу до вас звертатися?» та вносиш ім’я у розділ «Клієнти» особистого ІР-кабінету
👣 У разі, якщо питання не входить у твою компетенцію, переведи дзвінок на відповідного спеціаліста або безпосереднього керівника, якщо не можеш визначити компетенцію, повідомивши співрозмовнику наступним чином:
   🗣️ «<ім’я співрозмовника>, це питання знаходиться у компетенції <вказати посаду співробітника>. Я зараз переведу дзвінок на нього.»
👣 Якщо питання входить у твою компетенцію, належним чином відреагуй на питання: поясни інформацію, допоможи розібратися, підкажи кращий варіант
👣 При надходженні замовлення чи запиту щодо надання послуги, узгодь порядок дій та строки, канал надання відповіді (дзвінок, пошта, месенжер)
👣 Внеси ім’я співрозмовника у Binotel, якщо запис про це там відсутній або не відповідає дійсності Внеси відповідні записи про звернення до відповідних програм обліку звернень та завдань
👣 Зв’яжись із співрозмовником при настанні узгодженого терміну для зворотнього зв’язку або після завершення надання послуги та надай відповідну інформацію

☑️ Коли телефонує співробітник клієнта, надання послуг якому призупинено, то він переводиться на фінансовий департамент після повідомлення:
   🗣️ «<ім’я співрозмовника>, у зв’язку із заборгованістю надання послуг тимчасово призупинено. Для врегулювання цього питання переводжу дзвінок на спеціаліста фінансового департаменту.»
Після цього узгоджуються дії з клієнтом, обробляється запит та надається зворотній зв’язок.
☑️ Коли співробітник клієнта телефонує з питання отримання консультації, то він переводиться на відповідного спеціаліста, при цьому співрозмовнику повідомляється:
   🗣️ «<ім’я співрозмовника>, нагадую, що консультації щодо питань замовленого системного обслуговування включені у вартість, консультації з інших питань тарифікуються окремо.»
☑️ Коли співробітник клієнта телефонує з питань технічних проблем (відсутності доступу, невідного відображення даних, не функціонування сервісу тощо), дзвінок не переводиться та йому повідомляється:
   🗣️ «Дякуємо, що повідомили! Я з свого боку повідомлю про це службу технічної підтримки, а вас попрошу направити лист з описом проблеми та скрінами на електронну пошту tech@firm.ua.»
☑️ Коли співробітник клієнта скаржиться на якість або дії будь-якого співробітника чи починає грубити, нецензурно лаятися або погрожувати, то дзвінок переводиться на безпосереднього керівника та співрозмовнику повідомляється:
   🗣️ «<ім’я співрозмовника>, для належного реагування на вашу скаргу переводжу дзвінок на відповідного керівника <вкажіть ім’я та посаду керівника>. З’єдную!»
☑️ Коли співробітник клієнта систематично телефонує на нецільову лінію, то дзвінок не переводиться на відповідного спеціаліста, а співрозмовнику повідомляється:
   🗣️ «<ім’я співрозмовника>, це питання у компетенції <вкажіть посаду співробітника>. Для зв’язку з ним перетелефонуйте на номер <вкажіть номер відповідної зовнішньої лінії>. Дякую!»

✅ Коли співрозмовник є представником контролюючого органу та телефонує з питань обліку клієнта, то перед переключенням дзвінку на відповідного спеціаліста співрозмовнику повідомляється:
   🗣️ «Ми супроводжуємо діяльність такого суб’єкту господарювання. Зараз переведу дзвінок на профільного спеціаліста. Очікуйте на лінії!»
✅ Коли телефонує контрагент клієнта, його повідомляємо:
   🗣️ «Дякуємо за звернення! Ваш запит прийнято та передаю на обробку. За результатами обробки вам перетелефонуємо.»
Після цього узгоджуються дії з клієнтом, обробляється запит та надається зворотній зв’язок.
✅ Коли надійшов дзвінок від особи, яка пропонує свою продукцію, послуги або співробітництво, дзвінок не переводиться, а співрозмовника повідомляється:
   🗣️ «Дякуємо за дзвінок! Направте вашу пропозицію на електронну пошту group@firm.ua. Відповідна служба відреагує на неї.»
✅ Коли співрозмовник скаржиться на порушення своїх прав, у т.ч. починає грубити, нецензурно лаятися або погрожувати, то дзвінок переводиться на керівника компанії та співрозмовнику повідомляється:
   🗣️ «<ім’я співрозмовника>, для належного реагування на вашу скаргу переводжу дзвінок на нашого керівника компанії. З’єдную!»

Якщо дзвінок надійшов не за компетенцією або співрозмовник задав питання не за компетенцією, то:
👣 повідом співрозмовника шляхом:
   🗣️ «<ім’я співрозмовника>, це питання знаходиться у компетенції <вказати посаду співробітника>. Я зараз переведу дзвінок на нього.»
👣 переведи дзвінок, натиснувши комбінації кнопок «*2 <внутрішній номер телефону> #»
👣 якщо співробітник не приймає дзвінок, то переведи його на безпосереднього керівника такого співробітника
👣 передай співробітнику, на якого переводиш дзвінок, усю отриману інформацію

При переведенні дзвінка на відповідного співробітника, йому повідомляється:
🔔 ім’я співрозмовника та назва компанії, якщо така відома
🔔 предмет звернення та причина переведення дзвінка
🔔 інформація про дані що наявні або надані

Якщо під час роботи в офісі надходить дзвінок на телефон співробітника, який відсутній на робочому місці, то:
🖐️ перехопи дзвінок, натиснувши комбінацію кнопок «*8#»
🖐️ назви себе та попередь співрозмовника: «<посада відсутнього співробітника> зараз відсутній на місці. Я можу передати йому інформацію або чимось допомогти вам?»
🖐️ опрацюй дзвінок
🖐️ направ інформацію про це співробітнику, чий дзвінок перехопив, у Discord

👣 Зніми слухавку та набери номер внутрішнього телефону співробітника (3-значний) або зовнішній номер, починаючи з «0», код оператора або міста, номер телефону (10-значний)
👣 Після виходу співрозмовника на зв’язок, привітайся та назви своє ім’я та посаду
👣 Коротко повідом співрозмовнику, з якого приводу телефонуєш та терміновість питання, а також уточни чи зручно на даний момент йому розмовляти? Якщо ні, то домовся про час зв’язку
👣 Чітко сформулюй зміст питань та задач або інформацію, що маєш надати. За потреби зроби відповідні відмітки у базах та направ потрібні документи

🗯️ Підведи підсумок розмови та уточни, чи є ще питання?
🗯️ Заверши розмову словами:
   🗣️ "Дякую за дзвінок! Продуктивного дня!"

🔔 Домовляйся про зустріч заздалегідь: уточни дату, час, тривалість, кількість учасників та формат участі (відео-конференція чи зустріч)
🔔 Уточни, які співробітники потрібні на зустрічі? Не забудь, узгодити час та формат зустрічі з ними
🔔 Уточни доступність кімнати переговорів (за потреби забронюй), необхідних матеріалів або засобів зв’язку
🔔 Резервування кімнати переговорів здійснюється через співробітників рецепції відповідно до кількості відвідувачів
🔔 Направ учасникам меморандум про заплановану зустріч
🔔 Якщо відбуваються зміни, повідом усіх про це

👣 Зустрічає відвідувачів адміністратор офісу або співробітник, що його підміняє
👣 Після привітання відвідувачів, просить назвати себе, причину візиту та з ким призначена зустріч?
👣 Проводить відвідувачів у заброньовану для такої зустрічі переговорну кімнату, пропонує їм воду, чай або каву
👣 Інформує у телефонному режимі про візит профільного спеціаліста, а у випадку його відсутності, безпосереднього керівника такого спеціаліста

🗯️ Наприкінці зустрічі підводяться її підсумки
🗯️ Усі залучені до переговорів співробітника та співробітники рецепції перед виходом відвідувачів з офісу привітно кажуть:
   🗣️ «До наступної зустрічі!» або «Продуктивного дня!»

☝️ Це процес створення, зберігання, обробки, обміну та видалення документами в електронному форматі

✔️ Уніфікація – дотримання єдиних стандартів та форматів, створення та впровадження шаблонів документів
✔️ Зручність – забезпечення зрозумілої навігації та комфорту у роботі з документами
✔️ Актуальність – підтримка відповідності документів, їх своєчасне оновлення
✔️ Збереження – забезпечення схоронності у безпечному місці документів

Це співробітник, який уповноважений та відповідальний за:
🔔 дотримання підлеглими співробітниками принципів та правил документообміну
🔔 моніторинг актуалізації та збереження документів
🔔 ініціація структури папок розміщення файлів

👇 Натисни, щоб збільшити 👇

📝 Поточна робота з документами здійснюється на локальному комп’ютері співробітника або віддаленому робочому столі на сервері
📝 Шаблони документів, створені документи зберігаються на робочому сервері //Data
📝 Місце зберігання документів та доступи до них реалізуються відповідно до схеми розміщення папок
📝 Застарілі файли, що не підлягають оновленню, видаляються координаторами

✅ Новий документ створюється на робочому столі співробітника
✅ Якщо документ створюється на базі іншого документу, то першочергово робиться копія
✅ Після завершення роботи з файлом йому присвоюється назва англійською мовою або транслітерацію українського слова або словосполучення
✅ Готовий документ викладається у відповідну папку для зберігання

☑️ Документ об’ємом до 1 Мб пересилається електронною поштою
☑️ Документ об’ємом понад 1 Мб передається через папку документообміну (Еxchange) на сервері
☑️ Після закінчення роботи відпрацьований документ зберігається у належній папці та видаляється з папки документообігу отримувачем документу

🗑️ Документ, що втратив свою актуальність і термін зберігання, підлягає видаленню
🗑️ Видалити документ може співробітник, який створив цей документ, а бо координатор, у папці якого знаходиться цей документ
🗑️ Аудит актуальності документів проводить координатор, не менш одного разу на квартал