5 елементів оргструктури

Які елементи структури?

Незалежно від того бажаєте ви цього чи ні, мало чи достатньо у вас працівників, велика чи мала компанія, у будь-якому випадку постійно необхідно організовувати та керувати роботою у наступних  5 напрямках:
👉 робота з персоналом;
👉 комерційна діяльність;
👉 виробництво;
👉 фінансовий облік;
👉 автоматизація.

При цьому на стадії запуску справи більшість з цих функцій виконує безпосередньо сам керівник, при рості бізнесу він починає делегувати їх підлеглим, а коли бізнес набирає обертів, то їх починають виконувати цілі підрозділи (департаменти). При цьому функцією керівника все рівно залишається загальне управління та координація такою роботою.

А тепер давайте детальніше розглянемо, на що саме має бути направлена робота відповідних підрозділів та виконанням яких функцій вони досягаються?

Що включає робота з персоналом?

Який би бізнес ви не вигадали, але без персоналу вам не обійтися. За роботу з персоналом відповідає HR-підрозділ. І його головна задача – створити продуктивний колектив співробітників.

Для цього HR-підрозділ повинен виконувати наступні 3 функції:

➡️ визначення потрібного штату  та рекрутинг
Першочергово потрібно визначити, які спеціалісти та у якій кількості вам потрібні? Щоб це зробити потрібно проаналізувати необхідні робочі процеси, розробити посадові інструкції для кожної позиції та врахувати інтенсивність роботи. Після цього можна приступати до рекрутингу, тобто пошуку та підбору персоналу;

➡️ розробка стандартів та адаптація персоналу
Щоб підібраний працівник якомога швидше влився у колектив, почав чітко виконувати покладені на нього функції, іншими словами давав саме той результат, що ви очікували, потрібно крім посадової інструкції, провести його адаптацію: а саме ввести в колектив, визначити порядок взаємодії з керівником, колегами та підлеглими, озвучити алгоритм та норми виконання безпосередніх функцій. Щоб це зробити потрібно описати корпоративні стандарти та навчити працівників діяти згідно з ними;

➡️ підвищення продуктивності
Ще однією задачею HR-підрозділу є залучення працівника у робочі процеси. Для цього проводиться ряд дій з визначення мотиваційних факторів, визначення та використання сильних сторін працівника та нівелювання слабких, впровадження ефективних заохочувальних заходів, інформаційне забезпечення поставлених планів, показників їх реалізації тощо.

Що включає комерційні діяльність?

Бізнесу не буває без продажів продукції, товарів, робіт чи послуг. А за це відповідає комерційний підрозділ, і відповідно його задача – збільшення обсягів продажів та нарощування клієнтської бази.

Для цього комерційний підрозділ повинен виконувати наступні 3 функції:

➡️ маркетинг
Це складна аналітична робота щодо позиціонування компанії на ринку, розумінню сильних та слабких сторін продукції та сервісів, визначення цільової аудиторії, створення переваг для залучення клієнтів, пошуку варіантів підвищення конкурентоздатності та заняття нових ринків збуту. Результат роботи маркетингу безпосередньо впливає на наступні функції;

➡️ реклама та просування
Про ваш продукт, сервіси, їх переваги якимось чином має дізнатися потенційний споживач. Тому тут розробляються та реалізуються заходи з визначення каналів та механізмів взаємодії, максимально ефективного використання рекламних бюджетів, привернення уваги споживачів та контроль рівня їх обізнаності;

➡️ продажі
І завершальний елемент – реалізація продукції товарів, робіт та послуг. Для цього визначаються канали взаємодії, проводяться безпосередні комунікації, підвищується їх ефективність, розробляються та впроваджуються заходи підвищення чеків та повторних продажів.

Що включає виробнича діяльність?

Для того, щоб щось продати, це «щось» потрібно мати. І за це відповідає виробничий відділ. Його задача – своєчасне виготовлення якісної продукції та надання послуг у замовленому обсязі.

При цьому неважливо чи перепродуєте ви чийсь товар, чи виробляєте власний, ви у будь-якому випадку лише з різною інтенсивністю вираження матимете справу з:

➡️ проектування продукції
Все завжди починається з розробки моделі продукції, комплектації послуги, наповнення сервісу тощо. У подальшому з певною періодичністю буде відбуватися удосконалення, модернізація або взагалі переформатування асортименту. Також на цій стадії розробляються технологічні карти та технічні умови виготовлення спроектованого продукції або надання послуги;

➡️ безпосередньо виробництво
Саме тут відбувається налагодження та запуск виробничих ліній та робочого процесу виготовлення товару, організація та надання послуги, забезпечення високого рівня сервісу;

➡️ контроль якості
І звичайно будь-яка продукція, послуга або сервіс мають бути високої якості. Тому невід’ємною функцією є перевірка його рівня, оперативне виявлення браку, пошуку способів підвищення зручності використання або користування.

Що включає фінансовий облік?

Весь вище описаний функціонал має приводити до надходження у бізнес коштів. А тому потрібно правильно визначити напрямок фінансового підрозділу. Задачею цього напрямку роботи є забезпечення обліку ресурсів та забезпечення поточної діяльності. Для цього здійснюються роботи щодо:

➡️ біллінг
Під біллінгом слід розуміти систематичну роботу з оперативного виставлення рахунків, своєчасного обліку надходжень, відповідного інформування про це комерційного підрозділу для моніторингу попиту та формування замовлення на виробництво;

➡️ облік ресурсів та засобів
Ця робота частково є налагодженням систематичного ведення бухгалтерського обліку та частково управлінням фінансовими ресурсами для забезпечення безперебійного робочого процесу;

➡️ економіка бізнесу
Куди ж подітися без розуміння собівартості, розміру націнки, рентабельності бізнесу, пошуку варіантів підвищення використання грошових та матеріальних ресурсів?

Що включає автоматизація?

І є ще один процес, про який досить часто забувають, але без якого неможливо уявити сучасний бізнес – автоматизація. Як правило, його забезпечує ІТ-підрозділ. Його основною задачею є розробка, впровадження та забезпечення надійної роботи інших підрозділів. Серед його функцій:

➡️ розробка інновацій
Тут робота проводиться у двох напрямках: моніторинг новітніх автоматизованих рішень інших розробників та доцільність їх застосування, а також підготовка технічних завдань щодо розробки власних автоматизованих продуктів щодо будь-якого з вище описаних напрямків роботи;

➡️ розробка програмного забезпечення
Будь-яку ідею потрібно реалізувати в життя, тому не менш важливою є стадія організації роботи програмістів та техніків, тестування продукту, розробки готової до впровадження робочої версії;

➡️ впровадження ПЗ та підтримки працездатності
При чому ми тут розуміємо у широкому змісті: як компонування та забезпечення роботи внутрішніх комп’ютерних  мереж та пристроїв, їх зв’язок з зовнішніми сервісами, так і впровадження та підтримка роботи розробленого програмного забезпечення.

Що допоможе у налаштуванні?

Зрозуміло, що для того щоб мати бізнес, який стабільно генерує прибуток та має перспективи розвитку, варто мати налагодженими усі ці 5 елементів, однак на стадії стартапу всього цього ще немає, плюс недостатньо фінансових та людських ресурсів. Як показує практика, найефективнішою є наступна послідовність розвитку: першочергово – комерційний та виробничий підрозділи, потім – фінансовий, за ним HR та ІТ.

Також не забувайте про можливість аутсорсингу  певних процесів.