Організація офісу

Як впливає офіс на ефективність?

Насамперед саме в офісі ми проводимо найактивніший час доби, іноді перетворюючи його на своєрідну штаб-квартиру свого життя. Судіть самі: у кращому випадку – 9 годин 5 днів на тиждень, а в деяких випадках ще більше, бо підприємець найчастіше взагалі не знає, що таке нормований робочий день. Вільний час – це невеликий відпочинок, сон та знову офіс. Скажете нудно? По-різному, і від вас залежать умови вашої праці та результативність.

До речі, непогано відзначити і те, що своїх колег ви бачите набагато частіше, ніж членів сім’ї та й спілкуєтеся з ними частіше. У принципі, команда може влаштовувати, але як складатимуться відносини між офісними співробітниками – питання не просте. Більше того, люди можуть чудово ладнати один з одним, але перебуваючи щодня в замкнутому приміщенні віч-на-віч, раптом опиняються перед серйозним психологічним стресом. Таким чином, саме офіс стає своєрідною школою життя, формує вміння адаптуватись у колективі, працювати у команді.

Можна по-різному підходити до питання організації діяльності офісу, службовців, які працюють у ньому, проте варто відзначити, що все, починаючи від кольору стін та закінчуючи оргтехнікою, може стати як союзником підприємця, так і супротивником.

Звісно, ​​кожен обирає офіс залежно від своїх можливостей.

Як правильно підібрати офіс?

➡️ Місце розташування. Ключовим фактором у цьому питанні є контактність бізнесу. Залежно від нього офіс розміщується або ближче до розв’язок (у деяких випадках центр міста), або подалі від них. Кол-центри, оптові склади та виробничі бази не доцільно розміщувати у центрі, водночас навряд чи консалтингова компанія матиме багато клієнтів, перебуваючи на околиці. Принцип один: чим контактніший бізнес, тим ближче до центру або до розв’язок. Клієнту має бути зручно діставатися.
Слід також розуміти, що розміщення офісу може сприяти добору персоналу. Престижніше працювати у центрі, у шикарному офісі, навіть з огляду на те, що більше часу йде на дорогу до роботи і неприємний осад від штовханини у транспорті у години пік. Розміщення офісу на околиці автоматично відштовхує частину кандидатів.

➡️ Площа приміщення. Від кількості працюючих, безперечно, залежить і площа офісного приміщення. Більше людей – означає більше приміщень або приміщення. Звичайно, можна справити враження на партнерів великим приміщенням та невеликою кількістю персоналу. Зайва свобода може або переконати в солідності, якщо правильно оформити, або породжує сумніви при штучній порожнечі.

➡️ Тип офісу. Планування офісу може бути кімнатним або вільним (опен-спейс). Розміщення персоналу по кімнатах дозволяє прибрати зайві відволікаючі фактори, створює мікроколективи, а іноді навіть розслаблює співробітників, адже начальство не завжди бачить, чим зайнятий той чи інший співробітник. Офіс відкритого типу більш сучасний та зручний, якщо правильно спланований.

Як організувати робочий простір?

➡️ Базові умови. Враховуючи, що в наш час кожен співробітник офісу працює з ПК, то, дотримуючись букви закону, на одну людину необхідно виділяти не менше 6 квадратних метрів. Ідеальний варіант – установка напівпрозорих офісних перегородок (їх зараз випускають у достатній кількості та різноманітного дизайну). Хоча іноді буває краще просто розбити приміщення на умовні зони, розмістивши столи так, щоби працівники сиділи обличчям до різних стін або вікон. Непогано, посередині такого офісу мати спільний стіл для проведення переговорів, дискусій, командної бесіди.

➡️ Кольорова гама меблів та стін в ідеалі повинна відповідати логотипу вашої компанії. Найбільш популярні та перевірені життям такі комбінації як: бежевий – білий, сірий – білий, білий – металік, іноді використовують і чорно-білий варіант, проте з ним потрібно бути обережними, щоб офіс не перетворився на приміщення ритуального агентства. Категорично неприйнятним є оформлення офісу, де працює кілька людей, у насичених червоних, синіх, яскраво-жовтих або зелених тонах. Так як ці кольори по-різному впливають психічний стан людини.

➡️ Форма меблів. І хоча нині часто, посилаючись на фен-шуй, при виконанні меблів уникають гострих кутів, відзначимо, що округлі форми менш травмонебезпечні. Зручність роботи за столом залежить від багатьох факторів: від раціонального розміщення робочих матеріалів, правильно підібраного офісного стільця, джерела освітлення та іншого. Багатьох надихає якась дрібничка, що стоїть біля комп’ютера, або навіть фотографія членів сім’ї. Саме вони створюють відчуття того самого індивідуального простору. Але офіс-менеджеру слід контролювати цей процес, тому що деякі люди створюють на столах хаос, що може серйозно дратувати колег, та й санітарний стан приміщення від цього страждає.

➡️ Удосталь освітлення. Безумовно, що більше денного світла, то краще. Але, на жаль, у нас під офіс часто здаються приміщення, позбавлені вікон взагалі, і у цьому випадку правильна організація освітлення є важливим фактором. Окрім загального, бажано наявність індивідуального джерела світла на столі у кожного.
Найбільш ефективними є нині світлодіодні лампи, які не тільки економлять електроенергію, а й для зору людини підходять краще (а це важливий фактор). Цілком неприпустима ситуація, коли лампи видають якісь постійні звуки, навіть мінімальні – вплив на психіку людей неминучий.

➡️ Повітрообмін. Якщо вже встановлено кондиціонер, необхідно наявність припливно-витяжної системи. Дуже важливими для ефективної роботи є як нормальна вентиляція, так і температура повітря у приміщенні. Оптимальна, як відомо, становить 22-26 °С. Кондиціонер бажано розміщувати таким чином, щоб поряд не було робочого місця. Серйозні застудні захворювання, на жаль, не рідкість в офісах через кондиціонери.

➡️ Якісна питна вода – необхідна умова нормальної роботи людей у ​​закритих приміщеннях. Зараз, у кожному поважному офісі встановлений кулер з водою, доставка здійснюється без жодних проблем.

➡️ Озеленення. Потрібно сказати, що рослини в офісі – це непогано, тільки виживають вони в таких приміщеннях досить рідко. В основному це так звані квіти вампіри, які не завжди корисні для здоров’я людини. Та й підвищена вологість може зіграти з багатьма злий алергічний жарт, а от зелений куточок з невеликим фонтанчиком, що зволожує повітря, стане, безумовно, місцем відпочинку, особистих розмов та роздумів багатьох. Як то кажуть: “Сила природи!”

Що таке ергономічність робочих місць?

Взагалі, особистий простір дуже важливий для людини, тому розміщуючи меблі у конторі, слід врахувати розташування співробітників. Найгірший з варіантів, коли люди сидять віч-на-віч, навіть за різними столами. Мимоволі згадалася радянська бухгалтерія у приміщенні 16 квадратних метрів, де повний робочий день чоловік 8 безвилазно насолоджувалися принадами бухгалтерського обліку: стос паперів, звітів, нервів, сімейних негараздів, проблем зі здоров’ям та іншого. Іноді таке місце ставало воістину вулканом людських пристрастей.

Перераховані вище моменти – це суто зовнішні параметри. Ви можете потрапити до прекрасного приміщення, де працювати абсолютно неможливо: глючить комп’ютер, не вистачає канцтоварів, паперу, затримуються документи та інше. Усі організаційні питання має в ідеалі вирішувати офіс-менеджер, або співробітник, до посадових обов’язків якого входить цей процес. Своєчасне забезпечення витратними матеріалами, їх облік, забезпечення нормальної роботи офісної техніки (зазвичай цими питаннями займається мережевий адміністратор), контроль за санітарним станом приміщення – все це важлива ділянка роботи.

Устаткування. Зазвичай, для приміщення, де працюють 5-6 чоловік, цілком вистачає одного багатофункціонального пристрою, що поєднує сканер, принтер та ксерокс. Бажано, щоб подання документів виконувалося через мережу, а ось пройтися трохи за надрукованим документом співробітнику буде доречним. Адже нерухоме сидіння за робочим столом, на жаль, здоров’ю не сприяє. За більшої кількості штату, підхід зовсім інший.

Як це впливає на продуктивність?

Дати можливість співробітнику реалізувати свої професійні плани та можливості – одне з основних завдань грамотного менеджера. Адже особистісне зростання кожного тягне за собою успіх підприємства. Саме тому такі важливі особисті контакти керівника зі службовцями. А ось наш «круглий стіл», поставлений у середині приміщення, дуже може стати місцем цікавих бесід, реалізації колективних проектів. Ось тільки не варто його перетворювати на обідню. Усьому свій час та місце. Хоча філіжанка кави в офісі – це вже невід’ємний атрибут.

Насправді, підтримання позитивного психологічного фону в офісі є важливим, як ніде в інших видах діяльності. Тут не можна піти, відвернутися, не бачитися довгий час. Все, немов у підводному човні. А тому, щоб зберегти індивідуальність кожного та створити необхідний комфорт, варто реально попрацювати. Результат не забариться.