Тайм-менеджмент

Які ознаки відсутності тайм-менеджменту?

Як часто ви опиняєтесь у схожій ситуації? “Який жах!“, – думаєте ви – “Кінець робочого дня, а я нічого не встигаю“. Вам доведеться закінчити ще цілу купу завдань, а тут надійшло додатково кілька питань. При цьому вчора було те саме. Якесь порочне коло.

Знайомо, чи не так? Темп життя прискорюється, і ми губимося у великій кількості справ та завдань, які ставить перед нами робота. Хоча, як відомо, вовка ноги годують. І якщо ми реально хочемо чогось досягти, слід навчитися керувати власним часом. Адже час – це той самий четвертий вимір, у якому ми вміємо рухатися лише в один бік – майбутнє. Це той товар, який не придбати, не обміняти, не відкласти на завтра. Залишається одне, навчитися використовувати його раціонально.

Елементарні спостереження за роботою більшості співробітників компаній покаже, що, на жаль, той самий робочий час може використовуватися лише на 50-75% – у кращому випадку. І не завжди через недбальство співробітників, частіше – це елементарне невміння сконцентруватися на задачі, вибрати оптимальний розклад дій, організувати самого себе.

Аналіз цих проблем і призвів до актуальності так званого тайм-менеджменту. Багато хто розуміє тайм-менеджмент, як управління часом. Не зовсім правильно, бо керувати часом людство поки що не навчилося, а ось навчитися ефективного його використовувати можна.

Яка методика тайм-менеджменту?

Існує достатньо методик цієї тематики, дуже популярні усілякі психологічні тренінги, що допомагають людині керувати собою у цьому складному тимчасовому потоці. Хоча насправді кожен може виробити свої власні правила.

Сформулюємо деякі фундаментальні секрети тайм менеджменту, які, можливо, допоможуть побудувати власну систему:

➡️ пріоритети
Навчіться чітко визначати, що саме для вас особливо важливо і актуально на даний момент: яка справа вимагає негайних дій, а яка може зачекати, яка справа принесе значний результат, а яка має бути зроблена для галочки. У той же час не забувайте старовинну мудрість: «Не відкладай на завтра те, що можна зробити сьогодні».

➡️ планування
Причому бажано у чорновому варіанті день спланувати з вечора. Не варто відкладати найскладніше на потім, починати треба саме з найнеприємнішого і найважчого завдання, щоб воно, немов «Домоклів меч», не висіло над вами цілий день. Байан Трейсі називає таку справу “жабою”, тримаючи її “за пазухою”, ви ризикуєте створити психологічний тиск на себе і отримати масу негативних емоцій, втому. У результаті це завдання періодично нагадуватиме про себе, а ви так нічого і не зможете зробити. Позбавившись цього неприємного завдання заздалегідь, ви будете вільні для подальших дій. Зазначимо і те, що плануючи день, не слід розписувати його до хвилини. Щось може піти не так, тож залишайте 10-15 хвилин на можливі зміни. Досвід показує, що, витративши 10% часу на правильне планування виконання завдання, 90% ви зможете заощадити у процесі.

➡️ визначення dead-line
Крайній термін – саме так перекладається з англійської ще одне популярне нині у нас поняття. Починаючи якусь справу, завжди визначте цю межу: конкретну дату та час виконання завдання. Якщо завдання складне чи довгострокове, доцільно розділити його на певні тимчасові етапи, дозволяють контролювати ситуацію загалом.

➡️ не відволікайтеся
Багато компаній намагаються боротися з такими факторами, що відволікають співробітників, як відвідування соціальних мереж, перевірку особистої пошти, спілкування в чатах тощо. Такі дії обумовлені простою причиною: службовці, маючи доступ до цих ресурсів, часто непомітно для себе витрачають левову частку робочого часу на перегляд постів, новин, спілкування та інше. Відволікати може не лише комп’ютер (інтернет, ігри), а й спілкування з людьми. Спробуйте самі себе заблокувати від зовнішніх подразників. Навчіться дбайливо ставитись до робочого часу, тоді з’явиться і вільний.

➡️ концентрація
Виконуючи якесь завдання, визначене вами як пріоритетне на даний момент, сконцентруйтеся саме на ньому. Не розпорошуйтеся. Мозок людини так вже влаштований, що вона не може одночасно зосереджуватися на кількох питаннях, максимум – два завдання, третє вже залишиться ігнорованим аутсайдером. Більше того, мимоволі це завдання відсуватиметься постійно на задній план. А тому при виникненні подібної ситуації спробуйте делегувати це завдання, можливо, хтось із нею справиться навіть краще.

➡️ відпочинок
Навіть для мостів існує таке поняття як втома. Людина повинна мати повноцінний відпочинок для відновлення сил. Нагадаємо, що найкращим відпочинком є ​​зміна діяльності. Наприклад, попрацювали з документами, потім здійсніть дзвінок. Здійснили дзвінок, зробіть необхідний виїзд. І так далі. Пам’ятайте про рівновагу, результативність вашої роботи залежить від якості відпочинку.

Знаєте про спосіб “Помідор”?

До речі, одна з найпопулярніших технік організації робочого часу, що має назву «Помідор», заснована саме на розбиття робочого дня на 25-хвилинні періоди активної роботи, після кожного передбачається перерва на 2,3 хвилини. Прототипом її став кухонний таймер, автор надав йому форму помідора і за його допомогою вимірював відрізки часу в 25 хвилин. Саме такі інтервали та психологи називають найбільш ефективними для діяльності.

Про поділ одного серйозного завдання на дрібніші говорив Бенджамін Франклін, представляючи цей процес у вигляді піраміди. Дрібні підзадачі поділяються на різні пов’язані між собою рівні, у результаті виходить якась ієрархія, схожа на піраміду. І ми починаємо будувати свою справу з розумом. Такими питаннями займається системний аналіз, але його основами бажано опанувати діловій людині, яка планує розвиток бізнесу та кар’єрне зростання.

Чи варто аналізувати результат?

Говорячи про системне планування, не відкидатимемо і спонтанний підхід до цього питання. Адже вміння перебудується під ситуацію, знайти оптимальне рішення в умовах, що змінилися, є одним з ключових факторів правильної організації праці. Якщо вам не до смаку «розкладання по поличках», спробуйте просто бачити мету і йти до неї, вирішуючи найактуальніше на даний момент завдання.

Головне рухатися, а не «зависати» у процесі. А для того, щоб вчасно це «зависання» помітити, дуже корисно проаналізувати минулий день, іноді з олівцем і папером. Перевірте, скільки часу було витрачено з користю. Якщо це третина від 24 години, вітаємо! Ви – великий тайм-менеджер.

Вчитеся керувати власним часом і успіх негайно прийде до вас.