Раціоналізація

Що таке раціоналізація?

Якщо бізнес має споживачів, то впевнено можна говорити і про те, що він має конкурентів. Кому саме віддасть перевагу потенційний споживач та відповідно свої кошти залежить від рівня конкурентоспроможності. Підприємці та керівники бізнесу багато часу витрачають на формування унікальної торгової пропозиції, розширення асортименту, стимулювання попиту, при цьому часто поза увагою лишається пошук та виправлення внутрішніх проблем у робочих процесах та комунікаціях між співробітниками. І це не дивно, оскільки співробітники заклопотані поточними задачами і не мають достатньо часу для того, щоб зрозуміти причини перешкод, зрештою просто миряться з ними. Керівники, як правило, навіть не знають про такі складності. Частково для вирішення цієї проблеми може зарадити стандартизація робочих процесів, проте лише частково. Стандарти задають рівень реалізації поточних процесів, але це не означає, що прописані регламенти є ідеальними.

Окрім того дискомфорту та психологічного тиску на співробітників недосконало відрегульовані процеси щоденно завдають збитків бізнесу: співробітники витрачають більше часу, ніж потрібно, на реалізацію функціоналу, періодично виникають конфліктні ситуації та перекоси у навантаженні, витрачаються ресурси на виправлення ситуацій. Може здатися, що це дрібні та разові проблеми, проте їх частота та систематичний ефект значно послаблюють конкурентоздатність бізнесу.

Щоб виправити ситуацію, на виручку приходить раціоналізація. Раціоналізація – це система комплексних заходів з виявлення та виправлення проблемних моментів у робочому процесі. Основна задача раціоналізації — підвищення ефективності.

Як впровадити раціоналізацію?

Як слідує з поняття, раціоналізація — це система заходів. Щоб її створити, потрібно розуміти елементи такої системи:

• Найперше і найголовніше — це розуміння кожним співробітником бізнесу, що таке раціоналізація, навіщо вона потрібна та який ефект надає для кожного з них? Тому варто розробити інформаційний матеріал та провести заходи з доведення інформації до відома колективу. Кожен співробітник має розуміти важливість цього процесу і те, що це не лише функція керівників, а кожного співробітника.
• Друге — розробити алгоритм реалізації процесу. Порядок має врегулювати формат та спосіб подачі ініціатив, їх розгляду та аналізу, механізм визначення заходів по інтеграції. Зазвичай для цього створюються оперативні робочі групи, куди залучається ініціатор, функціональний керівник, а іноді — профільні спеціалісти.
• Третє — розробляється та затверджується мотиваційна підтримка співробітників, які проявляють ініціативу. При цьому не важливо, чи буде саме у запропонований ним спосіб реалізована раціоналізація. В даному питанні важливо заохочувати саму подачу ініціативи, щоб це стало частиною корпоративної культури. Відзначення ініціаторів та їх заохочення мають бути публічними та ставати прикладом для інших співробітників.
• Четверте — впроваджується механізм моніторингу реалізації раціональних пропозицій, їх ефективність та ефект. За потреби проводяться заходи з удосконалення або модернізації.

Провідна роль у такому процесі належить керівництву бізнесу. Саме воно повинно стати провайдером інтеграції раціоналізації. З першого погляду дрібні удосконалення дають значний ефект у довгостроковій перспективі. 

Як заохочувати раціоналізаторів?

Як показує досвід впровадження раціоналізації, такий процес є незвичним для більшості співробітників. Тому для вдалої інтеграції потрібно розробити спеціальну мотиваційну програму. Основна задача – заохотити та продемонструвати підтримку прояву ініціативи співробітниками з питань раціоналізації.

Що варто заохочувати? Кожна ініціатива співробітника складається з:

• опису проблемного моменту
• пропозиції заходів для внесення
• отриманого ефекту.

Система мотивації має заохочувати кожен з цих елементів. При цьому рівень подяки має бути пропорційним. Можна встановити фіксовану премію за акцентування уваги на проблемі. Чи то неефективно організований робочий процес, зайві рівні взаємодії, чи то доведення “слабких” моментів, які проявляються при взаємодії з контрагентами, чи то пропозиція врегулювання додаткових моментів – це перший крок для подальшої раціоналізації, так як демонструє проблематику і підштовхує до виправлення. Ніхто, окрім співробітника, який безпосередньо залучений до робочого процесу, не знає краще, що варто виправляти. Задача мотиваційної програми – подолати рутинну сліпоту співробітників, щоб вони помічали недосконалості та повідомляли про них.

Другий елемент заохочення – пошук та пропозиція заходів, яких варто внести для покращення. Одна справа – бачити проблеми, зовсім інша – знайти спосіб їх виправлення. Пошук рішення, досвіду, альтернатив, з одного боку, ще більше залучає співробітника у робочий процес, з іншого – підвищує його кваліфікацію. Такий саморозвиток варто заохочувати.

Будь-які раціоналізації мають свій ефект, котрий часто безпосередньо впливає на фінансовий результат бізнесу. Оцінюйте отриманий ефект та обов’язково подякуйте за це, не забувши продемонструвати, які дії до цього привели і завдяки кому.

Щиро дякуйте.

Як я вже казав, раціоналізація має стати невід’ємною частиною корпоративної культури, а для цього підтримуйте та впроваджуйте заходи заохочення раціоналізаторів.

Який алгоритм реалізації ініціатив?

Нормативним базисом раціоналізації є відповідне положення, у якому описується алгоритм реалізації ініціатив. Цей документ прописує порядок дій, затверджує шаблони документів, врегульовує повноваження співробітників, створює умови для розгляду ініціатив, пошуку покращень.

Як вже говорилося вище, раціоналізація – це незвичний процес для більшості співробітників. Їх ініціативність часто завершується на рівні запитань: „Як про це сказати?” та „Кому про це говорити?”. Тому створіть базовий шаблон звернення, який міститиме поля з описом проблематики, їх ефекту, пропозицій рішення. Кожен співробітник повинен мати змогу заповнити такий шаблон. Якщо він сумніватиметься, то безпосередній або функціональний керівник має допомогти у цьому.

Кожна ініціатива має бути розглянута максимально оперативно. Кращий формат – створення робочих груп, куди залучаються ініціатори, повноважні керівники та профільні спеціалісти. Результатом їх роботи має бути висновок з пропозицією заходів для удосконалення.

Висновки робочих груп є підставою для внесення відповідних змін, застосування заохочень. Систематичні маленькі удосконалення матимуть значний ефект у довгостроковій перспективі.