Ведение бухгалтерии

Обязательно ли вести учёт?

Не секрет, что одним из источников наполнения государственного бюджета есть налогообложение бизнеса. С этой целью в Украине принято законодательство, обязывающее осуществлять надлежащую регистрацию хозяйствующих субъектов и предусматривает постановку их на учёт в налоговых органах. На этом требования не закончились. Каждый бизнесмен обязан организовать и в соответствии с установленными стандартами осуществлять постоянное ведение бухгалтерского и налогового учётов, своевременно отчитываться о результатах работы и уплачивать соответствующие налоги и сборы.

Такие требования безальтернативны. Уклонение от их исполнения влечёт привлечение нарушителя к ответственности с применением санкций как административного, так и уголовного характера. Кстати, недостаточно формально организовать ведение учёта, потому что оно может привести к неполному или неправильному отражению данных, несвоевременному выполнению обязательств по подаче отчётов или уплате налогов. А это тоже мониторится и наказывается.

Поэтому каждый бизнесмен, учитывая такие обязательства и санкции за их нарушение, просто вынужден организовать ведение бухгалтерии. Иначе прибыль придется потратить на оплату санкций.

Что включает в себя процесс учёта?

Прежде чем рассмотреть способы ведения бухгалтерии и определить наиболее эффективный из них, давайте рассмотрим, как формируется перечень и содержание критериев, которые ставят перед собой бизнесмены при организации этого процесса.

И да. При первом взгляде все кажется просто. Основная задача – это налаживание постоянного достоверного учёта, своевременная отчётность и уплата налогов. Таким образом необходимо:
👉 накапливать первичные документы, фиксирующие хозяйственные операции: выписывать и оформлять расходные документы, собирать и хранить документы от поставщиков;
👉 вносить документы в базу. Кстати, важно также перед внесением проверять правильность их составления, а то при проверке греха не оберешься;
👉 готовить и сдавать отчёты;
👉 производить оплаты через клиент-банк.

Как это делать? Не вручную ведь? – Процесс нужно упростить и автоматизировать. Следовательно, необходимо определиться и приобрести соответствующее программное обеспечение, при этом в нём можно делать первичные документы и отчёты.

Как организовать ведение учета?

Начинаем организовывать процесс. И здесь возникают первые сложности:
👉 приобретенным ПО необходимо научиться пользоваться;
👉 отчёты сдаются через кабинет налогоплательщика, поэтому нужно научиться пользоваться им и переносить отчёты из одного ПО в другое без сбоев данных;
👉 еще и выписка, сбор и проверка документов занимает много времени;
👉 также напрягает необходимость контролировать сроки отчётности и уплаты налогов.

Выходит, что ты либо занимаешься бизнесом, либо ведешь учёт. Времени постоянно не хватает, нервы сдают, перспектива прибыльного бизнеса становится призрачной.

Короче, вести учёт своими силами в более-менее действующем бизнесе – не вариант. Следовательно, нужно привлекать специалиста. Решено! Нанимаем бухгалтера.

И опять же, как в пословице: «Легко было на бумаге и забыли про овраги».

Задача первая – ответить на вопрос: где взять этого чудо-мастера и как проверить уровень его мастерства?

Ищем обычно по знакомым и объявлениям. Главное найти кого-то, потому что чем ближе к отчётности, тем больше шансов взять кого угодно. По рекомендациям знакомых хорошо, если будет что-то вроде: «Нормальный бухгалтер. Работает в серьёзной фирме. И всё. Как он там работает?.. Нормальный ли он?.. Будет ли у него время для вас?.. – Кто знает.

Поскольку бизнесмен скажем так «не в теме» (иначе он сам вел бы учёт и дальше), то и проверить уровень бухгалтера не в состоянии. По сути, на собеседовании не оценивается профессионализм, а находятся аргументы, чтобы взять все на веру. Нормально выглядит, говорит умные вещи, приятный человек… почему бы нет? Надо брать!

То есть купили «кота в мешке».

Следующий шаг – скинуть все на плечи бухгалтера.

Решит ли вопрос штатный бухгалтер?

И тут вылезает следующий вопрос: «Если он время от времени приходящий или вообще работает у себя дома, то как уберечься от потери базы или разглашения информации?.. А если он будет приходить ко мне, то что нужно приобрести, чтобы организовать рабочее место, подстроиться к явке Христа народу?». При этом еще нужно угодить, потому что так ему не удобно, с этим он не работал, так он не делает.

Фух, справились. Организовали, передали, теперь заработаем эффективно и активно!

Да, как не так. Начинаем теперь приспосабливаться к:
👉 сейчас занят, предоставлю данные или сделаю документы через час. Но ведь они нужны вам сейчас!
👉 задержался на работе, подождите в офисе, еду. Но ведь у вас есть ещё личная жизнь!
👉 заболел, сегодня не смогу, или вы что не помните, я ведь в отпуске? Но ведь вам никем заменить!

Знакомо для большинства?

Пытаемся донести информацию о своем дискомфорте. И здесь узнаем, что либо нужен помощник, либо часть работы нужно делать вам самостоятельно, либо за такой объём нужно платить больше.

А если приходит проверка? Или появились штрафы? – Кто разбирается в вопросе и несёт расходы? Бухгалтер, как правило, «умывает руки». Это не его бизнес, а значит и не его проблемы. А если вы удержите штраф с него, то ни ведение, ни свою базу не увидите до оплаты.

Короче, вместо одной проблемы нашли кучу других.

Какие функции должен выполнять специалист?

На самом деле именно таким образом формируются требования к процессу. После всех этих проблем они сводятся к:

➡️ бухгалтер должен обеспечить максимально процесс своими силами – подготовка документов, их сбор, проверка, обработка, подготовка и сдача отчётности, согласование объёмов налогов и их оплата;

➡️ оперативно реагировать на запросы – отвечать по телефону или чату, давать советы и разъяснения, рекомендовать и уберегать;

➡️ не нагружать своими проблемами – невозможностью временно выполнять функции, не знанием, объёмом работы, отсутствием рабочих рук или достаточного времени и т.п.;

➡️ сохранять полную конфиденциальность – доступ к единой базе должен быть только у него и, очень желательно, чтобы он был и у вас, обеспечить отсутствие доступа к базе третьих лиц, в т.ч. налоговиков, правоохранителей;

➡️ нести ответственность за качество своей работы – штрафы теперь не ваша проблема;

➡️ решать вопросы с налоговой – сопровождать проверки, реагировать на запросы, контролировать положение дел в кабинете налогоплательщика;

➡️ адекватно стоить – цена услуг должна быть приемлемой, пропорциональной нагрузке, без дополнительных скрытых затрат;

➡️ предоставить дополнительные услуги – при необходимости обеспечить управленческий учет, ведение кадров, помочь решить юридические вопросы.

И как же организовать ведение учёта?

Выходит, что такой объем услуг может обеспечить либо полноценное собственное подразделение, либо специализированная компания, осуществляющая аутсорсинг бухгалтерии.

Формирование собственного отдела точно не решит вопроса нагрузки проблемами работников, их финансовой ответственности за качество и тем более адекватной стоимости.

Как показывает европейская практика, наиболее эффективным способом является передача бухгалтерии на аутсорсинг. На Западе таким способом обеспечивается ведение учета более 93% предприятий. Теперь понимаете почему?

Вывод. Подойдите к организации ведения бухучета разумно, не повторяйте ошибок многих других бизнесменов. Учтите озвученные требования. Правильно подберите исполнителя, оцените полноту сервиса, расширение комплекса услуг. Получите максимальный сервис на оптимальные средства. Только так у вас будет время на занятие и развитие своего бизнеса, а не только выполнение рутины бухгалтерии.

В случае возникновения сложностей обращайтесь. Мы поможем либо советом, либо полностью обеспечим аутсорсинговое ведение бухгалтерского учёта.