Аутсорсинг как основа бизнеса

Что такое аутсорсинг?

Чтобы не давать громоздкое определение термина, можно охарактеризовать услугу аутсорсинга, как передачу компанией, ранее самостоятельно ведущей определённые процессы, их выполнение сторонней специализированной организации.

Конечно же, вы спросите: “И зачем передавать выполнение процессов в иную организацию?” – Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо сделать небольшой исторический экскурс.

Однажды один бизнесмен столкнулся с проблемой – у него возник спрос на неординарные услуги. То ли у его штатного специалиста не хватило квалификации решить вопрос, то ли он был завален работой и начинал крутить носом, когда ему ставили очередную задачу, короче пришлось бизнесмену бежать к знакомому за помощью. Тот, конечно же, не отказал и выслал своего помогатора. В результате вопрос быстро и оперативно был решён. Бизнесмен вздохнул с облегчением от решения одной проблемы и стал готовится к другой – ожидать счёт за поддержку.

Несмело открывая конверт, он уже почти убедил себя, что ситуация требовала решения вопроса любой ценой, потому размер счёта здесь не важен… и вдруг счёт оказался очень даже приемлемым. При этом сравнив оперативность и качество работы штатного сотрудника и привлечённого, бизнесмен начал склоняться ко второму варианту.

В каких случаях это работает?

В последствии он неоднократно использовал такое “ноу-хау”, когда нужно было на короткое время привлечь специальное оборудование с умельцами работать на нём, разместить запасы комплектующих, как на зло пришедших одновременно от всех поставщиков, заменить заболевшего сотрудника и т.п. ситуациях.

Он взял на вооружение правило прибегать к аутсорсингу в следующих случаях:

➡️ необходимость в специализированных знаниях или навыках. Например, привлечение юриста по решению определённых вопросов или системного администратора по поддержке внутренней сети;

➡️ нерентабельность выполнения работ своими силами. Например, осуществление ремонта оборудования, которое осуществляется периодически. Отдав этот производственный цикл на аутсорсинг внештатному механику, можно получить приятное сокращение расходов;

➡️ возникновение сезонного спроса. Возникновение пиковых нагрузок при недостатке собственных мощностей позволяет сглаживать размещение производства на сторонних площадках;

➡️ финансово эффективнее и выгоднее оплатить услуги сторонней организации, нежели собственного персонала. Здесь суть заключалась в учёте специфики налоговых норм.

Со временем, этот бизнесмен практически перестроил бизнес: он все возможные процессы отдал на аутсорсинг. И как результат получил рост бизнеса. Ведь объём мороки и расходы стали меньше, а прибыль выше.

Он понял, что преимущество аутсорсинга — это специализация на декларируемых решениях.

Какие преимущества аутсорсинга?

И так, давайте сделаем выводы из рассказанной истории и подытожим выгоды аутсорсинга для бизнеса.
👉 стоимость услуг специалиста привлеченной компании, как правило, ниже стоимости содержания штатной единицы, т.к. вы не платите за простои, за его оснащение, обучение и т.п.
👉 накопленный опыт работы с разными предприятиями, гарантирует высокий профессиональный уровень привлеченных сотрудников.
👉 доказано высокий процент возникновения «эффекта синергии» — доход от слияния превышает сумму прибыли отдельных структур до объединения. В данном случае соединение работы привлеченного сотрудника с работой сотрудников предприятия с большой вероятностью даст отличные результаты.
👉 таким образом обеспечивается бесперебойность выполнения процесса, т.к. специализированная компания всегда в состоянии заменить отсутствующего по той или иной причине специалиста.
👉 возможность направить работу собственного штата на глобально важные или самые необходимые в процессе производства товаров и услуг моменты.

Какие недостатки аутсорсинга?

“И что у аутсорсинга не минусов?” – опять же спросите вы. – Почему же нет? Есть.

➡️ Привлекаемые сотрудники не владеют настолько полным объёмом информации, как штатные сотрудники. Потому это требует быть максимально точным и открытым при постановке задач и при координации действий. Если здесь возникнет недопонимание, то, вероятнее всего, при решении вопросов могу возникать дополнительные расходы.

➡️ Привлекаемых сотрудников нельзя вычитать, если что не так. Ведь формально они не являются вашими сотрудниками и у них ест своё руководство. Отношения у вас строятся на коммерческой основе, а не на трудовой.

➡️ Это необходимость допуска сотрудников иной организации к своим коммерческим тайнам.

Как минимизировать неудобства?

Минимизировать уровень риска можно соблюдением нескольких правил отбора компании-аутсорсера:

➡️ определите процесс, который хотите передать на аутсорсинг
Помните, что на аутсорсинг передают не ключевые, а вспомогательные процессы (функции). Например, юридическая поддержка, ведение бухгалтерского и кадрового учёта, подбор персонала, наладка и техподдержка внутренних сетей, call-центр и т.п.;

➡️ чётко обозначьте собственные цели и задачи аутсорсера
Это позволит не потерять заинтересованность сторон в процессе совместной работы, получать только необходимые услуги, избежать разочарования в результатах. Воспользовавшись знаниями консультанта по аутсорсингу, можно обойти многие негативные моменты, возникающие при выборе потенциального аутсорсера;

➡️ немаловажная деталь — эффективность отношений
Придерживайтесь линии партнёрства. В вашем распоряжении появится не просто работник, а высококвалифицированный специалист. Его задача — увеличение вашей прибыли путём оптимизации процесса, а не подмены штатного сотрудника. Причем в определенной части процесса он берет на себя тот труд, который либо финансово неприемлем для вас, либо не представляет огромной значимости. Но остается выигрышным звеном в формировании конечного результата;

➡️ проговорите и зафиксируйте полномочия и ответственность сторон в договоре
Стабильно работающая компания-аутсорсер не боится брать на себя полную ответственность за результат, т.к. уверена в своих специалистах, создаёт фонды риска, а зачастую и страхует свою профессиональную ответственность.

Что целесообразно передавать на аутсорсинг?

Как правило, передают на аутсорсинг выполнение либо полностью определённые процессы, либо только некоторые функции.

Негласно аутсорсинг подразделяется на интеллектуальный и производственный.

В свою очередь первый (более объемный) сегмент включает в себя аутсорсинг:
👉 информационных технологий – это построение и поддержка локальных сетей, наладка оборудования и периферии, услуги дата-центров;
👉 администрирования процессов – это ведение бухгалтерского и кадрового учёта, юридическое сопровождение, подбор персонала;
👉 управление знаниями – это обучение персонала и проведение тим-билдинга;
👉 рекламное продвижение – это ведение рекламных кампаний, печать полиграфии;
👉 логистические услуги и т.п.

Ну что подытожим?..
Правильно определив и передав нужные функции на аутсорсинг, вы не только освободите своё время для решения более значимых вопросов, но и получите отличное “плечо поддержки”. Без стеснения используйте передовые способы работы и бизнес будет крепнуть с каждым днём.