Стандартизация процессов

Что такое стандартизация процесса?

Помните ли вы басню «Квартет» Ивана Крылова? Вот многие бизнесы, которые начинают расти и перерастают размер микробизнеса, очень напоминают ситуацию, как в этой басне. А знаете почему? – Пока бизнес мелкий, его участники-партнеры находят способ координировать действия между собой, согласовать гармоничную реализацию своих функций. В результате бизнес растёт и требует рабочих рук. В компанию привлекаются все новые и новые работники, каждый из которых работает по-своему. Если не согласовать рабочие процессы между такими сотрудниками, то они будут разбалансированы, что приводит к несогласованности действий, многозадачности и конфликтам.

Вот стандартизация рабочих процессов – это создание и внедрение единых правил (методик и процедур) для выполнения рабочих задач.

Основной целью стандартизации является обеспечение стабильности результата, повышение эффективности и снижение издержек. При этом следует понимать, что она мало-помалу охватывает разные аспекты деятельности предприятия: от производственных процессов до административных процедур. В результате это не просто набор инструкций, а комплексная система, учитывающая все этапы выполнения задач, от подготовки до завершения.

Какой эффект от стандартизации?

Стандартизация рабочих процессов предоставляет целый ряд преимуществ:

➡️ адаптация работников. Стандартизированные процессы значительно упрощают адаптацию новых сотрудников к правильному выполнению ими возложенных на них функций;

➡️ основывает эффективность. За счёт стандартизации уменьшается время выполнения задач, поскольку каждый работник чётко знает не только свой функционал, но и то, кто, когда, что и как делает?

➡️ повышение качества. Чёткие инструкции и правила, а также адаптация к ним помогают избежать ошибок и обеспечивают стабильно высокий уровень выполнения задач;

➡️ снижение затрат. Уменьшаются потери ресурсов на каждом этапе, объём брака, сокращаются ненужные затраты на исправление ошибок и компенсации;

➡️ прозрачность ответственности. Чёткие правила позволяют легко контролировать выполнение задач и оценивать результативность каждого конкретного работника;

➡️ установление норм выработки. Внедрение стандартизации позволяет внедрять КРI, контролировать нагрузку, устанавливать показатели объёма выработки.

Кому и когда это не нужно?

Хотя стандартизация имеет множество преимуществ, однако в некоторых бизнесах она может быть ненужной или даже вредной.

Например, в креативных индустриях, где важны нестандартные подходы, творчество и поиск инновационных решений, чрезмерная стандартизация может ограничивать свободу действий и креативность сотрудников.

В проектах, требующих гибкости процессов, частой или быстрой адаптации к изменяющимся условиям, стандартизация скорее будет препятствием.

Микро компании с небольшим количеством работников могут обнаружить, что чрезмерная стандартизация неэффективна из-за сложности внедрения и поддержания стандартов.

Таким образом, необходимость стандартизации зависит от специфики деятельности бизнеса.

Каков алгоритм стандартизации?

Разработка стандартизации рабочих процессов включает несколько ключевых этапов:

➡️ назначение ответственного лица. Лучше всего на эту позицию подходит работник, проявляющий системный подход к решению задач и настойчивость в реализации рабочего функционала;

➡️ анализ текущих процессов. Выявление и тезисное описание существующих в бизнесе рабочих процессов;

➡️ определение этапности стандартизации. Выделение этапов и задач, требующих стандартизации, составление план-графиков разработки стандартов с учётом приоритетов;

➡️ разработка стандартов. Создание чётких и понятных инструкций и правил для каждого рабочего процесса, начиная с составления организационной и функциональной структуры и заканчивая описанием правил выполнения той или иной функции;

➡️ согласование стандартов. Каждый документ стандартизации должен регулировать только определённый вопрос и не должен дублировать другие правила. Также его положения должны быть синхронизированы с положениями других документов. И не менее важна кодификация правил, чтобы пользование ими было удобным и простым;

➡️ внедрение. Адаптация работников к стандартам, обучение их соблюдению и контроль за результатом;

➡️ мониторинг и коррекция. Регулярный пересмотр и модернизация стандартов для их совершенствования и адаптации к изменяющимся условиям.

Важно, чтобы стандарты были понятны и постоянно доступны всем работникам, ведь их основная задача – облегчить работу путём установки единого порядка действий.

Какие сложности возникают в процессе?

Конечно, процесс стандартизации будет сопровождаться определёнными трудностями.

Процесс разработки стандартов потребует значительных временных и финансовых ресурсов. Причём к его разработке активно вовлекается руководство компании.

Процесс внедрения усложняется необходимостью адаптации сотрудников, которые к тому же могут сопротивляться внедрению новых стандартов из-за привычки к старым методам работы. При этом если стандарты непонятны или слишком сложны, работники могут неправильно их интерпретировать и не выполнять должным образом или вообще игнорировать.

Необходимость регулярного (периодического) обновления стандартов требует постоянного мониторинга и адаптации к новым условиям.

Однако все эти сложности можно преодолеть, если подходить к процессу системно и с учётом специфики каждого предприятия.